Concepto de departamento de compra

CAPITULO I:

COMPRAS

Toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo.

1.1. CONCEPTO DE COMPRAS

En el área de economía es definida como el acto mediante el cual un sujeto económico entra en posesión de un bien o servicio mediante el pago del precio.

En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido. El acto de comprar es una de las actividades humanas más antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer la que correspondiese

En el área de administración es definida como el acto de obtener el (los) producto(s) o servicio(s) de la calidad adecuada, con el precio justo, en el tiempo indicado y en el lugar preciso. Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas, componentes o artículos terminados”. También podemos decir que compras es comerciar, es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto;

Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios.

1.2. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.2.1. CONCEPTO DE DEPARTAMENTO DE COMPRA

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización

1.2.2. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRA

1.2.2.1. ADQUISICIONES

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

1.2.2.2. GUARDA Y ALMACENAJE

Es una parte de la Logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El almacenaje permite acercar las mercaderías a los puntos de consumo. Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

1.2.2.3. PROVISIÓN

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

1.3.1. OBJETIVOS GENERALES

 Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

 Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

 Desarrollar y administrar las compras.

 Establecer proveedores bien evaluados.

 Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

 Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

 Localizar nuevos materiales y productos.

 Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

 Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

 Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

 Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

 Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

 Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

 Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

 Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

 Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

 Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.

 Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

 Puntualizar normas de conducta moral.

 Obtener utilidades para la empresa.

1.4. PROCESO DE COMPRAS

Las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusión de lo anterior, podemos observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado.

1.4.1. IMPORTANCIA DE PROCESO DE COMPRAS

Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración

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