Costo De Mantenimiento

Periodo predeterminado, usualmente un mes, estas hojas de resumen se totalizan y se aplican los gastos indirectos de la planta, ya sea como una simple unidad o como los diversos elementos que forman los gastos indirectos de la planta. Las hojas de resumen se utilizan después para cualquier resumen posterior; por ejemplo, en el caso de las tareas que deben dividirse entre los centros de costo de producción y para informar de los costos de mantenimiento.

Hay muchas preferencias en las formas utilizadas para registrar la acumulación, el procesamiento y el resumen de los costos. Estas varían en los detalles, dependiendo del alcance o del aspecto del costo que interesa a la compañía en cuestión. Esto conduce a formas internas y procesos elaborados de acuerdo con las necesidades de la misma. Probablemente se pudiera hacer un gran trabajo en normalizar o estandarizar los reportes del costo de mantenimiento y en el uso de procedimientos y formas estándar, pero no es la intención recomendar alguna estructura en particular como la mejor. Sin embargo se recomienda que cada organización de mantenimiento estudie sus propias necesidades, y en conjunto con el departamento contable, establezcan un sistema que satisfaga estos requisitos con un mínimo de trabajo de administración.

Las figuras 1-1 a 1-9, inclusive, son ejemplos de formas empleadas corrientemente por diversas compañías para registrar los costos de mano de obra y suministros de mantenimiento, así como diversas hojas de resumen.

REPORTE DE COSTOS

Como se ha mencionado, el objetivo primario del sistema de costos tiene dos aspectos: distribución equitativa de los costos, y proporcionar un método para control y evaluación del funcionamiento del departamento de mantenimiento. Por consiguiente, el reporte de costos y la distribución de la información de los costos debería adaptarse de mejor manera para satisfacer estos requisitos. Algunas veces estos dos objetivos no, parecen ser compatibles. Con frecuencia es necesario un doble reporte. La información requerida para fines contables y la distribución de costos con frecuencia no se acumula ni se reporta en una forma adecuada para el control interno del departamento de mantenimiento. En forma considerable, es necesario mayor detalle en el reporte final de la información de costos que se utilizará para el control de los mismos por los departamentos de producción que el necesario para fines estrictamente contables. De modo normal los departamentos de producción necesitan un flujo más rápido de la información que los informes periódicos que proporciona el departamento de contabilidad, generalmente cada mes. Con frecuencia, la satisfacción de los dos objetivos resulta en una duplicación necesaria y requiere un estudio cuidadoso que conduzca a los resultados óptimos con la mínima duplicación de esfuerzo. La comprensión mutua de los problemas ajenos entre los departamentos de mantenimiento y de contabilidad dará un camino hacia la solución de este problema y deberá realizarse y mantenerse.

En términos generales, el mejor sistema es aquel que utiliza un proceso de resumen que haga posible obtener cualquier información actualizada que se necesite por el departamento de mantenimiento en cualquier momento, pero que se oriente a las necesidades finales del departamento de contabilidad al final de su periodo contable. La información de costos para el control de la ingeniería de mantenimiento se reporta en diferentes maneras. Los resúmenes por orden de trabajo son los que se utilizan. Algunas veces se totalizan los costos de mantenimiento por tipo de producto como un elemento en el costo total de fabricación. Se sugiere que el reporte de los costos de mantenimiento para fines de control esté en una forma que sirva a los siguientes requisitos específicos.

1. La supervisión de los técnicos necesita una medición de la efectividad de funcionamiento con respecto al empleo de fuerza de trabajo y de material.

2. La dirección o gerencia de mantenimiento necesita alguna indicación de las tendencias generales en los costos de mantenimiento y con suficiente detalle para descubrir las áreas que requieren atención especial.

3. La ingeniería de mantenimiento requiere la información que destacará el equipo las aplicaciones del equipo que causan costos anormales de mantenimiento y la necesidad subsecuente de la atención de ingenieros.

4. La supervisión de producción deberá estar en posición o posibilidad de conocer sus costos y, ocasionalmente, por tipo de equipo.

La disponibilidad de estos diferentes tipos de información depende, considerablemente del detalle en la rutina de procesamiento de costos. Los costos de órdenes individuales se pueden resumir para proporcionar esta información y, si se totalizan por tipos de equipo y departamentos, proporcionarán tanto a la ingeniería como a la producción, hechos importantes. Si se resumen y se reportan a través de toda la planta, por departamentos, proporcionarán a la administración de mantenimiento la imagen general de las tendencias del costo de mantenimiento. Por otra parte , la supervisión de los obreros necesitan resúmenes de costos de mano de obra por técnicos para juzgar la eficiencia general de sus fuerza de trabajo. Sin embargo, hay disponibles resúmenes de costos de órdenes individuales, usualmente existe un número suficiente de órdenes que se pueden aislar a una cuadrilla para proporcionar supervisión con un buen índice de funcionamiento. En los sistemas de costos de mantenimiento que no proporcionan el costo de de órdenes individuales, la separación del costo de piezas específicas de equipo, como un paso intermedio en la acumulación de costos, proporcionará gran parte de la información necesaria.

Desafortunadamente, la mayoría de los métodos de reporte de costos de mantenimiento son o tan detallados que se necesitan resúmenes subsecuentes o de tal naturaleza general que son inútiles para la evaluación de funcionamiento, y no permiten que la supervisión de mantenimiento dirija sus esfuerzos hacia las zonas con problemas o hacia aquellas en las cuales se pueda efectuar el mayor progreso.

Aunque la administración de nivel superior normalmente tiene suficiente información para evaluar la tendencia general de los costos de mantenimiento que van desde el 3 al 15% del costo de fabricación, tiende a considerar este costo como subordinado a muchos otros elementos del funcionamiento de la planta. Consecuentemente, el costo de mantenimiento con frecuencia se considera como un mal necesario con poca apreciación para los esfuerzos realizados por la administración de mantenimiento para mejorar su funcionamiento y reducir este componente del costo fuera de presupuesto. La administración de mantenimiento debería proporcionar a la administración de nivel superior

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