Ejemplo de procedimiento para laboratorio.

Elaborado por:

Revisado por:

CARMEN GUAYAMBUCO

Aprobado por:

CARMEN GUAYAMBUCO

Cargo: 

Cargo: Directora Técnica

Cargo: Directora Técnica

Fecha:

Fecha:

Fecha:

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

Proveer adecuada y oportunamente los equipos, instrumentos, materiales e insumos necesarios para el normal desarrollo de los diferentes procesos y actividades en LQF Ltda.

El proceso inicia con la solicitud de la compra y finaliza con la recepción del equipo, instrumento, material, insumo o servicio.

Aplica para todas las compras realizadas en LQF Ltda.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

3.1. COTIZACIÓN

Documento que describe la propuesta económica de un proveedor de un producto o servicio.

3.2. ORDEN DE COMPRA

Documento comercial que incluye las condiciones del acuerdo pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado por una cotización.

3.3. PRODUCTO O SERVICIO

Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por la Empresa para el desarrollo adecuado de sus actividades y proyectos.

3.4. PROVEEDOR

Persona natural o jurídica que abastece un servicio o insumo con el fin de satisfacer una necesidad.

3.5. PROVEEDOR CRÍTICO

Son los que le proporcionan a la Empresa bienes o servicios que inciden directamente en la prestación del servicio y la calidad de los ensayos realizados en LQF Ltda.

3.6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base en unos criterios de selección específicos.

3.7. SMDLV

Salario mínimo diario legal vigente.

4. RECURSOS

Computador

Internet – correo electrónico

Teléfono

Impresora

Software de oficina

Formatos para requisición de compras

Presupuesto para compras

5. GENERALIDADES

5.1. Política de compras y selección de proveedores: Nos comprometemos a evaluar y seleccionar a los proveedores de productos y servicios que afectan la calidad de los ensayos, para optimizar los indicadores de precio, calidad y servicio, garantizando la objetividad, transparencia y respeto a la legalidad en el proceso de la compra.

5.2. Los empleados involucrados directa o indirectamente en el proceso de compras, deben cumplir con las siguientes políticas:

• Considerar primero el interés general de LQF en todas las decisiones de compra, por sobre el interés particular.
• Tramitar las respectivas órdenes de compra y celebrar contratos con Proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés de la Empresa.
• El proceso de compra debe garantizar absoluta transparencia en la gestión de las compras, y objetividad en la toma de decisiones.
• Promover una sana competencia entre Proveedores para obtener el máximo valor agregado para el negocio, con el fin de desarrollar relaciones con Proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia.

5.3 El director técnico del Laboratorio tiene la responsabilidad de detectar las necesidades y autorizar la compra de suministros, insumos o servicios detectadas por el personal involucrado en los trabajos de ensayo. En casos de compras de suministros, insumos o servicios especiales, el director del laboratorio debe establecer sus especificaciones e informa al área de compras de las necesidades que se presenten para realizar dicha compra.

LQF Ltda., realiza compras de los siguientes servicios y suministros que afectan la calidad de sus ensayos:

• Servicios: Calibración, reparación y mantenimiento de equipos. Capacitaciones y auditorias sobre calidad y/o ensayos.
• Suministros: Equipos de laboratorio y sus correspondientes repuestos.
• Insumos: Elementos, materiales, reactivos, patrones y sustancias de referencia necesarios para la realización del ensayo de laboratorio.

5.4. Solamente pueden ser aceptados como proveedores críticos aquellas empresas o personas que cumplan con los requisitos de ley (Sanitarios, DIAN, Cámara de comercio, etc.).

5.5. Para el caso de los proveedores que entregan listado de precios o portafolio de servicios por un periodo determinado, éste podrá considerarse como cotización, siempre que se conserven los precios establecidos.

5.6. Cuando una compra de bienes o servicios se realice por medio de un contrato, los pagos se ejecutarán de acuerdo con lo establecido en el mismo. En estos casos no es necesario realizar orden de compra.

5.7 Si el servicio, suministro e insumo es nuevo o no se encuentra dentro del portafolio de los actuales proveedores,los requisitos son comunicados por escrito o verbalmente a los posibles proveedores con el objeto de que estos presenten sus cotizaciones.

6. PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

6.1. Realice la solicitud de la compra requerida, diligenciando el formato F-001         “Requisición de suministros, insumos o servicios”.

6.2. Entregue la solicitud al Asistente Administrativo.

NOTA: Para compras que sean de carácter urgente, registre en el formato dicha observación.

Todo el Personal de LQF

6.3. Reciba la requisición y registre los datos correspondientes a la solicitud realizada en las base de datos ubicadas en Zservidor/LQFRecepción/Órdenes de compra/Solicitud de compras, F-003 “Registro de solicitud de compras-insumos, reactivos y estándares” o F-004 “Registro de solicitud de compras-equipos mantenimiento y calificación”, según corresponda, así:

6.3.1. Para compras de reactivos o estándares:

• Fecha de solicitud
• Nombre y código del reactivo o estándar solicitado (ver listado F-XXX de estándares o F-XXX de reactivos)
• Cantidad a solicitar
• Verifique la última solicitud registrada del insumo en la base de datos y copie los datos de proveedores que lo suministran, precios, presentaciones, tiempos de entrega en días y marca.

6.3.1. Para compras de insumos:

• Fecha de solicitud
• Nombre y especificación del insumo (ver listado F-XXX de especificaciones de consumibles)
• Cantidad a solicitar
• Verifique la última solicitud registrada del insumo en la base de datos y copie los datos de proveedores que lo suministran, precios, presentaciones, tiempos de entrega en días y marca.

6.3.2. Para solicitud de servicios:

• Fecha de solicitud
• Nombre del equipo
• Cantidad
• Tipo de servicio
• Verifique la última solicitud de dicho servicio registrada (si la hay) en la base de datos y copie los datos de proveedores que lo suministran, y último precio.

6.4. Si se trata de una solicitud de reactivos o insumos del laboratorio, verifique si hay existencias en la bodega. En caso de que haya existencias en la bodega, entregue al solicitante lo requerido.

6.5. Haga la solicitud de mínimo dos cotizaciones a proveedores que suministren los productos o servicios requeridos, sí solo existe un solo proveedor posible se reducirá el número de cotizaciones a una. En caso de ser un producto o servicio nuevo que no se encuentre dentro del portafolio de los proveedores actuales, realice la solicitud de cotización a empresas legalmente constituidas que tengan la capacidad de atender la solicitud.

6.6. Entregue las cotizaciones al Director Técnico para su revisión y selección.

Asistente administrativa

Asistente administrativa

6.7 Verifique las cotizaciones, observe que la descripción de la misma corresponda a las necesidades del laboratorio y que el tiempo de entrega y forma de pago sean viables.

6.8 Entregue la cotización con una firma de aprobación  a la auxiliar administrativa para que llene la orden de compra al proveedor seleccionado.

Dirección técnica

6.8 Diligencie la orden de compra  y remítala al proveedor seleccionado.

6.9.Para compra de reactivos, estándares e insumos: Verifique los materiales recibidos para confirmar que se encuentran en perfecto estado y compare los certificados y otros documentos recibidos contra la orden de compra  , para verificar que lo que se recibió cumpla con las especificaciones, características, condiciones y cantidades solicitadas, apóyese en la lista de verificación ANEXO 1.

6.10 Si se cumple con todos los requisitos, ponga el sello de recibido tanto en la factura como en el certificado.

6.11. Si encuentra cualquier anomalía o inconsistencia, comuníquese inmediatamente con el proveedor y haga la devolución. Programe una nueva entrega si el proveedor puede entregar a conformidad el estándar, reactivo o insumo; de no ser posible informe a dirección técnica y regrese al numeral 6.6.

Asistente Administrativa

6.12 .Para compra de equipos  y su correspondiente calibración, reparación y  mantenimiento: Verifique que el servicio o producto comprado se halla recibido o efectuado  de la forma correcta, corroborando que el equipo quede en funcionamiento, para ello siga el protocolo de cada equipo. Apóyese en la lista de verificación ANEXO 1.

6.13 Si se cumple con los requisitos de la orden de compra, Informe a la Asistente administrativa para que ponga el sello de recibido en la factura, firme con fecha.

6.14. Si encuentra cualquier anomalía o inconsistencia, comuníquese inmediatamente con dirección técnica y regrese al numeral 6.6.

Jefe de laboratorio

6.14 .Para compra de servicios de Capacitaciones y auditorias sobre calidad y/o ensayos: Verifique que el servicio comprado se halla efectuado de la forma correcta, corroborando que se haya conseguido el objetivo planeado.

6.13 Si se cumple con los requisitos consignados en la orden de compra, Informe a la Asistente administrativa para que ponga el sello de recibido en la factura y firme con fecha.

6.14. Si encuentra cualquier anomalía o inconsistencia, comuníquese inmediatamente con dirección técnica y regrese al numeral 6.6.

Garantía de Calidad

6.20. Entregue la factura al Asistente Contable para su respectivo trámite.

6.21. Actualice la base de datos F-xxx o F-xxx con la fecha de llegada del producto o de prestación del servicio y número de factura del proveedor y del producto o servicio.

6.22. Si todo fue conforme a lo pactado o si existió alguna anomalía o incumplimiento en la recepción del producto o servicio, regístrelo en la columna de “Observaciones” en la base de datos F-xxx o F-xxx según corresponda (para evaluación semestral del proveedor)

Asistente administrativa

7. REFERENCIAS

Resolución 3619 de 2013. Ministerio de Protección Social. Buenas Prácticas de Laboratorio. Numeral 9.1.

NTC-ISO 17025:2005. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. Numeral 4.6.

9. CONTROL DE CAMBIOS

CAMBIO REALIZADO

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

Versión inicial

01