El Cambio Organizacional

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

QUE ES EL CAMBIO

El cambio es un proceso constante y natural, siempre estamos expuestos a cambios que nos obligan a adaptarnos para poder crecer y madurar. El éxito de cualquier organización depende directamente de su capacidad para adaptarse al cambio y de capitalizar el aprendizaje adquirido en el proceso de transición.

Si no fuera por el cambio, el trabajo de un gerente seria relativamente fácil. La planificación se simplificaría porque el mañana no sería muy diferente del hoy. La estrategia para el diseño organizacional no tendría por qué realizarse ya que el entorno estaría libre de incertidumbres y no habría necesidad de hacer adaptaciones. De igual manera, la toma de decisiones se reduciría porque el resultado de cada alternativa podría predecirse con exactitud casi exacta.

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Administración del Cambio es el proceso, las herramientas y las técnicas para administrar desde el lado de las personas el cambio en procesos, para alcanzar los resultados requeridos, y concretar el cambio de manera efectiva desde el agente individual del cambio, el interior del equipo y la totalidad del sistema.

El cambio es parte de todo proyecto que nosotros emprendemos. Agilidad Empresarial, utiliza un conocimiento de múltiples pasos que aseguran que se ejecutará y sostendrá el cambio. El proceso empieza con decidir qué es lo que se va a cambiar.

“La Administración del Cambio es una disciplina que facilita la transición de personas, equipos y organizaciones desde su estado actual hacia un estado deseado; incluye aspectos de cambio organizacional y modelos de administración del cambio individual y de manera conjunta se ocupan de las necesidades humanas durante el cambio.”

HCI centra el proceso de Administración del Cambio en un modelo circular, que permite la flexibilidad que se requiere y que se encuentra orientado hacia la persona y hacia los principales factores organizacionales que se ven involucrados en un proceso de cambio.

FACTORES GENERADORES DE CAMBIO

A continuación se presentan una serie de factores que debidamente armonizados permiten generar un óptimo y exitoso cambio organizacional.

• Necesidad sentida identificada: Es condición previa para la evolución de los sistemas humanos, teniendo claro la necesidad sentida es posible lograr motivación y generar acción.

• Apoyo de la alta dirección. Para que el cambio sea efectivo es fundamental que la dirección manifieste un fuerte compromiso por el cambio, tanto con palabras como con acciones.

• Clarificación gradual: los directivos deben proporcionar información anticipada acerca del cambio que se planea y deben comunicarse frecuente y plenamente. Aunque la información inicial debe ser de tipo general, la misma debe ir aclarando gradualmente las características específicas del cambio.

• Formación y apoyo: Es necesario proporcionar elementos que faciliten el aprendizaje, la adaptación y el mejoramiento en los individuos para que asimilen adecuadamente el cambio

• Retroalimentación: Es primordial establecer un mecanismo de comunicación en doble para ayudar a sustentar las decisiones.

UNA ESTRUCTURA PARA FACILITAR EL PROCESO DEL CAMBIO

De las estrategias puntuales planteadas en el punto anterior, rescatamos la estructura básica que debe tenerse en cuenta para facilitar los procesos de cambio. La misma parte de la ejecución mantiene seis acciones claves:

1. Comunicar la necesidad de cambio

2. Obtener una visión compartida

3. Generar el compromiso de los líderes

4. Facilitar la participación del personal

5. Pensar sobre la organización en forma integrada

6. Medir el Performance

ELEMENTOS QUE CONTRIBUYEN A GENERAR COMPROMISO EN LAS PERSONAS

Para lograr el cambio se deben generar el compromiso de la gente, enmarcado dicho cambio en un esquema de proyecto, se pueden identificar varios elementos por las que es necesario pasar para lograr participación de las personas:

• Construir visión: consiste en clarificar la visión, “Si hay visión… ¡la gente se integra! Cuando no hay visión el pueblo se relaja” así escribió el sabio Salomón. “No cabe duda una visión claramente definida es elemento vital para integrar el personal en pensamiento y acción, porque elimina la incertidumbre al precisa a donde se desea llegar si existe un destino compartido entre empresa e individuo”

• Comprensión: es asegurarse que las personas tengan conciencia del alcance del cambio, de los resultados esperados y en qué situación queda o puede quedar él mismo. La comprensión implica un verdadero entendimiento de lo que se quiere lograr.

• Aceptación: En esta etapa es un trabajo netamente técnico, basado en sesiones conjuntas y en discusión práctica de los procesos que han de intervenirse e implementarse.

• Interiorización: Luego de la aceptación debe pasar un tiempo de práctica de las nuevas formas, hasta que el sujeto del cambio se apropie de ellas

La experiencia ha demostrado que los cambios no se producen por decreto ni por intenciones, este se logrará solo cuando agrega valor y cuando lo percibe. La gente solo se compromete con aquello en lo que cree.

ETAPAS EN UN PROCESO DE CAMBIO

Las etapas a continuación descritas permiten implementar un proceso de cambio:

1. Exploración: etapa en la cual gerentes y agentes de cambio exploran la situación a mejorar o resolver

2. Concertación de expectativas: las directivas expresan los resultados que se esperan del proceso y/o los agentes de cambio manifiestan el apoyo que deben recibir de la organización.

3. Diagnóstico: identificación de metas específicas de mejoramiento

4. Planeación y acción conjunta: caracterización de pasos para la acción, medios para lograr los objetivos y posible resistencia al cambio

5. Acción: implantación de los pasos para la acción

6. Estabilización y evaluación: determinar el éxito del cambio y la necesidad de la acción posterior

7. Terminación: cierre del proceso e inicio del siguiente

CAMBIO DEL COMPORTAMIENTO

Los programas de cambio centrados en el comportamiento tienden a apoyarse en la inclusión y participación activa de muchos empleados.

Un cambio de conducta exitoso mejora los procesos de toma de decisión individual y de grupo, la identificación de problemas, la solución de los mismos la comunicación, las relaciones de trabajo y otros similares.

Existen cuatro enfoques del cambio organizacional, que se presentan a continuación:

1. Retroalimentación de encuestas:

Consiste de recopilar información de integrantes de una organización o grupo de trabajo y en organizar información de forma comprensible y útil retroalimentación a los empleados que la brindaron.

Debido a su valor en el diagnóstico organizacional, la retroalimentación de encuesta suele utilizarse como parte de programas de cambio en gran escala, a largo plazo, en combinación con otros enfoques y técnicas.

2. Formación de equipos:

Es un proceso mediante el cual los integrantes de un grupo de trabajo o equipo diagnostican la horma en que trabajan juntos y planean cambios para mejorar su efectividad.

3. Asesoría de proceso:

Es la asesoría brindada por un consejero (capacitado) para ayudar a los integrantes de una organización a percibir, comprender y actuar en acontecimientos de los procesos que suceden en el ambiente laboral. Los acontecimientos de proceso son las formas en que los empleados realizan su trabajo, incluido la conducta de las personas en las reuniones; encuentros formales e informales entre empleados en el trabajo y; en general cualquiera de los comportamientos incluidos al desempeñar una tarea.

4. Programas de calidad de vida en el trabajo:

Son actividades que una organización lleva a cabo para mejorar las condiciones que afectan la experiencia de un empleado con una organización. Muchos programas de calidad de vida se ocupan de la higiene y seguridad, participación en decisiones, oportunidades para utilizar y desarrollar talentos y habilidades, control sobre el tiempo o lugar de trabajo, entre otros temas.

Los programas se volvieron populares como respuesta a las demandas de los empleados mediante el uso de programas de trabajo alternativos que incluyen (dar a los empleados ciertos control sobre sus propios horarios de trabajo), el empleo de medio tiempo, empleos compartidos o el trabajo, en el hogar.

FUERZAS DEL CAMBIO

FUERZAS DE CAMBIO EXTERNAS Son ajenas a la Organización y tienen un fuerte impacto en el desarrollo y cambio organizacional, la Gerencia de la Organización, tiene poco control sobre estas variables externas

FUERZAS DE CAMBIO INTERNAS Ejercen presión de cambio en una organización, entre los que se encuentran la cultura organizacional y loa objetivos

FUNCIONES DEL GERENTE COMO AGENTE DE CAMBIO

Como Responsable. Cuando le corresponde dirigir la toma de decisiones relacionada con el proceso de cambio y responde por los resultados obtenidos.

Como Ejecutor. Cuando desarrolla una o varias tareas específicas dentro de alguna etapa del proceso de cambio.

Como Asesor. Cuando su función es aconsejar a los responsables y/o ejecutores, con base en sus conocimientos y experiencia.

Como Iniciador.

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