El proceso de inversion en sistemas ERP

EL PROCESO DE INVERSION EN SISTEMAS ERP

INTRODUCCIÓN

Imaginemos que estamos creando una nueva empresa, al pensar en dicho término ¿Qué se nos viene a nuestra mente? A mí, por ejemplo antes de leer el Artículo Sistemas de Información publicado por la Asociación española de Contabilidad y Administración de Empresas Integrados se me hubiese ocurrido solo mencionar que una organización es un sistema que a su vez se divide en subsistemas para producir algún servicio, mencionaría también los inputs y los outputs, los departamentos, el gerente, los empleados, entre otras partes que la conforman, es decir que la empresa debe producir y vender, ser productiva y seguir generando ganancias. Pero lo que jamás me cuestione, ni por la cabeza me pasaba es como es que iba a manejar, a controlar toda la información de los diferentes departamentos de un ente económico.

Dicha parte es de suma importancia en la gestión empresarial, ya que aquí es donde se maneja todos y cada uno de los datos con los que la empresa cuente ¿Con que finalidad? Con la finalidad de que posteriormente pueda convertirse en valiosa Información que nos va a generar una exitosa toma de decisiones o viéndolo del lado contrario un fracaso y pérdidas para el establecimiento. Esta parte tan importante en la empresa implicara un proceso reflexivo en el que se deben analizar las ventajas y desventajas que se tienen, este es llamado Sistema de Información Integrado (ERP).

Un ERP sirve para la resolución de problemas, integrando la información de los diferentes departamentos y filiales de la empresa, construyendo una única base de datos común. De manera que si es introducido un dato al Sistema ERP este podrá ser visto por cualquier departamento de la organización.

Tener hoy en día un ERP en una empresa se ha convertido más que un lujo una necesidad ¿Por qué motivo? Por el simple y sencillo motivo que nuestro entorno está cambiando día con día, las circunstancias van originando incertidumbre y el aumento de competencias. Las empresas no solo producen, sino que están innovando y constantemente están cambiando, con ellas cambian sus necesidades y su manera de hacer las cosas, ahorrando tiempo y ganando más dinero, modificando su estructura, funciones, normas organizativas y probablemente hasta la misma cultura de la misma

En el presente ensayo, realice un estudio basándome en el artículo ya antes mencionado en el primer párrafo, acerca de la pérdida o la ganancia que ocasionaría para una empresa el invertir en un Sistema de Información Integrado. Como todo proceso se debe de llevar a cabo una serie de pasos para el cumplimiento de este.

Al considerar emplear un ERP en la organización debemos evaluarlo, que este sea el ideal para la empresa, además de que debe tener una mejora continua ya que como sabemos la evolución tecnológica avanza rápidamente y la debemos estar alcanzando y estar a su nivel, además este debe tener un correcto mantenimiento.

¿Por qué invertir en un ERP?

 La necesidad de integrar la Información en cada uno de los departamentos de la empresa

 La empresa crecerá, su estructura organizativa será más flexible.

 Serán competentes e innovadores

TIPOS DE ESTRATEGIAS DE IMPLANTACION DE LOS ERP:

a. BIG BANG. Esta estrategia es más rápida, se ejecuta simultáneamente, pero es más arriesgada.

b. PROGRESIVA. Es más lento ya que se realiza modulo a modulo, pero es más coordinable y tiene mayor posibilidad de terminar con éxito.

Deberemos siempre de elegir la ideal para nuestro tipo de empresa ya que no todas las organizaciones tienen las mismas necesidades, debemos de estudiar, analizar y comprar estas dos diferentes estrategias para la implementación de nuestro sistema.

La manera en que se va a implementar el sistema requiere como ya lo mencione de muchos estudios previos antes de elegir el adecuado, pero algo muy importante que también debemos tener en mente es la capacitación que se les dará a los empleados para que conozcan y se capacitan para saber utilizarlo mejorando sus capacidades y habilidades con todo lo referente a este proceso.

DESARROLLO

Hemos ya visto en nuestra introducción lo que es un ERP y la importancia que tiene el implementarlo en una empresa, ahora veamos qué tan costoso puede ser, así mismo observemos y analizamos cada una de las fases por las cuales tiene que pasar el proceso de inversión para después ser implementado en el establecimiento.

FASES DEL PROCESO DE INVERSION

Este grafico nos muestra como es el proceso de la implantación al invertir en un Sistema de Información Integral en una empresa.

Como ya sabemos el implementar un ERP es una necesidad en la empresa, todo surge a partir de alguna problemática existente en esta y dar soluciones a las mismas de forma eficiente y eficaz.

Veamos a continuación cada uno de estos pasos, los analizaremos y aportaremos una opinión personal acerca de los mismos.

SELECCIÓN Y ADQUISICION

Esto nace de la necesidad de las empresas por mejorar, la competitividad los impulsa a implantar un ERP, los principales promotores para que su implantación sea llevada a cabo son los principales Jefes o quien están al mando de la empresa, también los especialistas en la área de la que estamos hablando, los informáticos de la empresa. Dicho especialista debe tener amplio conocimiento en los ERP, ya que será quien tendrá la tarea de que estén adecuados para la empresa y a su vez tendrá que tenerlos en constante revisión.

Quienes mayormente la utilizan son los encargados de los departamentos de las áreas contables, los administradores, los de marketing, producción.

Para comenzar con esta tarea de selección y adquisición se deben analizar como ya lo dijimos cada una de las características de la empresa para saber cuál Sistema es el adecuado, veamos a continuación varios puntos que tenemos que tener en cuenta para la mejor selección de un ERP:

• Compatibilidad con los sistemas de Información de la empresa. Para la migración de datos y su comparación.

• Tener en cuenta la capacidad de Hardware que vamos a utilizar

• Analizar y estudiar qué tipo de estrategia vamos a utilizar, como ya lo habíamos dicho elegiremos entre el tipo big-bang o el progresivo.

• Considerar el tamaño de nuestra empresa,

• Checar que nuestro sistema este programado en el idioma que se maneja,

...