SISTEMA ERP

BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS ERP

Con las funciones de un software de ERP una empresa puede obtener los siguientes beneficios:

• Integración y consistencia de información: la información producida por los sistemas heredados antes de instaurar una solución de ERP podrá ser compatible y compartida por todos los sistemas computacionales de la empresa, de tal forma que al utilizar las mismas bases de datos, los departamentos obtendrán el mismo tipo de información para llevar a cabo sus procesos.

• Estandarización de procesos: debido a que la información es compartida desde su generación hasta su uso por las diferentes áreas de la empresa, los procesos para generarla seguirán procedimientos que hagan que la información sea estándar y, por lo tanto, fácil de compartir.

• Acceso a la información entre las unidades del negocio y unidades externas: dado que el medio que se adopta como oficial para soportar los sistemas ERP es el internet, esta facilita que todas las áreas de la empresa, así como proveedores, clientes y socios, puedan tener acceso a la información que requieran, aun cuando se encuentren físicamente distintas.

IMPLANTACIÓN DE LOS ERP

El proceso para implantar un ERP requiere de un análisis detallado, del compromiso de la organización y de inversiones considerables. La implantación de un sistema ERP en la organización se realiza para obtener mejoras radicales en su eficiencia y un mayor apoyo integrando la información que se utiliza en la toma de decisiones, sin embargo, debe considerarse que los resultados no serán apreciados en forma inmediata ya que el proceso es paulatino y, por lo tanto se obtienen, mejoras incrementales hasta conseguir una solución total. En algunos casos pueden producirse resultados en el menor tiempo si la empresa decide implantar todas las funciones del ERP en un mismo momento.

Un elemento esencial que se requiere en la estrategia de implantación de un ERP es el cambio en la cultura de trabajo del personal involucrado. Esto es difícil de lograr ya que la empresa debe llevar a cabo un proceso de capacitación que genere conocimiento y compromiso entre sus empleados, lo que resulta altamente costoso.

ASPECTOS IMPORTANTES EN LA ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN DEL ERP

La estrategia de implantación consiste en identificar la forma en que pretende llevar a cabo el cambio en los procesos de la organización así como determinar las entidades que se relacionaran con el proyecto. La estrategia seleccionada dependerá de las características de la organización y de sus funciones; así mismo existen elementos comunes como el giro y tamaño de la empresa, el volumen y complejidad de sus operaciones, la capacidad de cambio en su infraestructura y la cultura organizacional.

A continuación se describen las entidades que estarán involucradas desde el inicio del proyecto y que serán aspectos clave para el éxito de la implantación del ERP:

A. Responsables:

 El equipo del proyecto que tomara decisiones y conducirá el proyecto, dirigido por un líder comprometido con el logro de los objetivos.

 Las personas que dirigen y son responsables de las funciones que serán cambiadas y que participaran en el proceso de cambio.

 Consultores externos que proveen y facilitan la implantación de la aplicación.

B. Proceso de cambio estructurado que involucra:

 La cultura organizacional en la que se desarrolla.

 El plan para realizar la implantación.

 Los procesos de la empresa que serán diseñados para la adecuación con el nuevo sistema.

C. La tecnología involucrada:

 El sistema ERP que será seleccionado mediante un análisis acorde con las necesidades de la empresa.

 Las aplicaciones que se integraran con el ERP y que no pertenecen a este, como CRM, SACM, SCM y BI.

Existen varias estrategias para implantar un ERP. Entre esas pueden mencionarse las siguientes:

 Big bang

Es la más difícil de implantar, ya que se requiere que la empresa elimine todos los sistemas que ya utilizaba (sistemas heredados) al mismo tiempo, e instaure el ERP en todos sus procesos.

 Franquicias

Esta estrategia es apropiada para compañía de tamaño grande o tan diversas que solo tienen algunos procesos comunes entre sus funciones. Consiste en ERP independiente en cada unida, ligados por los procesos comunes que existen atreves de la empresa.

 Big bang modificado

En este método, el ERP define el proceso de implantación, ya que el enfoque es solo en algunos procesos básicos del mismo. Es un enfoque adecuado para pequeñas compañías, la meta en esta estrategia es iniciarse en forma rápida en las operaciones del ERP.

PLAN DE IMPLANTACIÓN

a) Objetivos concretos

Se orienta a los beneficios que se obtendrá con la implantación del ERP y la forma en que se medirán sus resultados. Define las funciones que deben involucrases para lograrlos.

Se consideran 2 tipos de objetivos:

• Objetivo cuantificable:

Como la reducción de costos, la mejora en la eficacia y en la eficiencia en los procesos. La eficiencia en la operación de todas las áreas para obtener un costo menor logrado con el ERP.

• Objetivos de valor agregado:

Representan beneficios tales como generar mayor información y conocimientos en la toma de decisiones. Ejemplos:

 Realizar las operaciones mediante un sistema que integre a todas las áreas de un negocio.

 Mejorar los procesos, medición, controles y seguridad del negocio.

 Mejorar la imagen del negocio.

 Ofrecer mejor servicio al cliente.

b) selección de tecnología

La aplicación de un ERP relacionado con el resto de las aplicaciones del negocio que en conjunto forman su arquitectura; es importante la decisión acerca de construir la aplicación internamente, comprarla de un vendedor especializado o rentarla de un proveedor de aplicaciones (aplication service provider, ASP). Cada alternativa tiene ventajas y desventajas, que se obtendrán con la operación del nuevo sistema y depende del tipo de la organización y de sus procesos, como se describe a continuación:

Aplicaciones complejas diseñadas a la medida: cuando la aplicación es diseñada y construida en forma especial, cumple exactamente los requerimientos de los sistemas heredados. Estos sistemas proveen el grado deseado de funcionalidad, su tamaño y complejidad requieren de un proceso largo que incluye el diseño, el desarrollo y la implantación.

Aplicaciones compradas de un vendedor especializado: diseñada con un promedio de necesidades,

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