Esquema de ordenamiento municipio de ricaurte

ANALISIS DOFA

1. Introducción

2. Conceptos fundamentales

3. Descripción detallada

3.1 Descripción del Problema y Delimitación del mismo

3.2 Conformación del Grupo de Trabajo

3.3 Preparación de la Matriz DOFA

3.4 Elaboración de la Matriz de Impactos

3.5 Matriz de Estrategias

3.6 Indicadores y otros Controles

DOFA

1. Introducción

En el actual mundo de los negocios, rápidamente cambiante, altamente competitivo y exigente, no se debe dejar al azar de la improvisación posibles situaciones, tanto presentes como futuras y tanto negativas como positivas.  Para ello es de vital importancia el análisis DOFA, ya que al ser una evaluación subjetiva de datos, los ayuda a colocar en un orden lógico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones; pudiendo ser utilizado en cualquier tipo de toma de decisiones, pues estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las generalizadas acciones reaccionarias.

El método DOFA es una herramienta conceptual de análisis sistemático y colectivo, es ágil para tratar un problema desde múltiples perspectivas, siendo aplicable no solo en la administración moderna sino también en el área técnica y operativa de las industrias; y permite por medio de su uso juicioso un buen marco de referencia que permita tomar decisiones acordes con metas y objetivos trazados.

Algunos situaciones o problemas que se pueden abordar por medio del análisis DOFA, entre muchos otros, son:

• Viabilidad comercial de una empresa o un proyecto de inversión
• Una idea de negocio
• Posición en el mercado de una empresa, producto, marca
• Estructura Organizacional de una organización
• Una opción estratégica, como entrar en un nuevo mercado o lanzar un nuevo producto
• Implementación de un nuevo modelo de producción o un cambio de tecnología
• Evaluar un cambio de proveedor
• Analizar el manejo de clientes propios
• Decidir la tercerización (outsourcing) de un servicio, actividad o recurso
• La fusión de empresas
• La implementación de sistemas de control
• Apertura de nuevos mercados

El procedimiento para hacer el análisis DOFA consiste, en pocas palabras, en que una persona o grupo de personas analizan una situación, como uno de los ejemplos anteriores, indicando sus Fortalezas y Debilidades propias (internas) y también las Oportunidades y Amenazas del medio o externas a esta.  Cada uno de estos factores encontrados se apuntan en el cuadro correspondiente de una matriz, como la que se aprecia a continuación.  Luego de este análisis se busca desarrollar estrategias o acciones a seguir para minimizar o eliminar los impactos negativos (Debilidades y Amenazas) utilizando para ello los aspectos positivos (Fortalezas y Oportunidades) y además proponer estrategias que fortalezcan y aprovechen estos factores positivos.

El término DOFA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras, Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas;  que conforman los enfoques de análisis de la situación a evaluar, y que conforman la matriz DOFA como también es conocida.

Conceptos fundamentales.

El objetivo del análisis DOFA es convertir los datos de la situación que se analiza (según lo perciben las personas que están llevando a cabo el proceso) en información, procesada y lista para la toma de decisiones (estratégicas en el caso de empresas y organizaciones). En términos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (análisis DOFA) y un producto, que es la información para la toma de decisiones (el informe final).

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El Análisis DOFA es una poderosa herramienta de análisis y está muy difundida a nivel mundial, entre otras cosas por tener un concepto muy simple de manejar, pero el desconocimiento sobre el mismo, ha hecho que la informalidad le merme poder e importancia, pues en múltiples ocasiones se presentan acciones y actividades que no corresponden al modelo en si, o partes vitales del proceso no son ejecutadas.  Por lo que para aplicarlo correctamente es necesario tener claras varias ideas fundamentales y no cometer ciertas falencias, que pueden empeorar el abordaje del problema y conducir a soluciones no ajustadas a la realidad, soluciones parciales, esfuerzos innecesarios, etc..  Luego se debe tener muy presente:

A. Todos los participantes deben identificar a cabalidad cual es el problema a analizar.  Si esta acción se ha cumplido verdaderamente, aun cuando se presenten variaciones o errores en cuanto al procedimiento del método, pueden obtenerse resultados muy buenos y válidos.  Pero si no se ha identificado bien el problema, por más que se lleve a cabo completa y concienzudamente el proceso de análisis, los resultados seguramente estarán errados.

B. Las personas que van a realizar el análisis DOFA tienen que obligatoriamente distinguir en este sistema:

1. Lo relevante de lo irrelevante: La relevancia funciona como un filtro, reduciendo el conjunto de análisis y por tanto la cantidad de procesamiento. Relevante es aquello importante, que en verdad genera un gran impacto sobre el problema o sobre las posibles soluciones.  No todo merece ser elevado a análisis, lo cual depende mucho de la situación que se analice; por ejemplo: Puede ser que el diseño y la higiene de los baños sea fundamental para un Hotel, mientras que puede no serlo para un almacén por departamentos.  Para un Café Internet el color de los monitores puede ser muy importante, mientras que para otro tipo de compañía no los sea.  Esto nos conduce a otro punto que mencionaremos luego:  La o las personas que hacen el análisis deben conocer del negocio.

1. Lo externo de lo interno: Lo que se analiza ¿Está dentro o afuera de la empresa?. La clave para responder esta pregunta está en adoptar una visión de sistemas y saber distinguir los límites del mismo. Para esto hay que tener en cuenta, no la disposición física de los factores, sino el control que yo tenga sobre ellos: lo que me afecta y controlo es interno al sistema; lo que me afecta pero está fuera de mi control, es ambiente (externo).  Por ejemplo, un proveedor exclusivo está físicamente fuera de mi empresa, sin embargo es una Fortaleza.

1. Lo que se está analizando ¿Es bueno o malo para mi empresa? En el competitivo ambiente de los negocios, lleno de maniobras, engaños, complejidades, las circunstancias pueden cambiar de un día para otro, tanto en el exterior como al interior de una organización; por tanto es necesario ser precavido con la dimensión positiva/negativa de los factores en análisis. Por ejemplo, tener un buen empleado, joven y sagaz, puede convertirse en Debilidad si se marcha, y aun peor con la competencia.

C. La o las personas que hacen el análisis deben conocer del negocio.  Si bien es cierto que se deben tener equipos multidisciplinarios para el análisis, la presencia de funcionarios que no están involucrados, que no hacen parte del entorno que enmarca el tema tratado, pueden causar que la atención se desvíe hacia temas que no tienen nada que ver ni con el diagnóstico ni con la solución.

D. Algunos autores denominan este método de análisis como “Matriz DOFA”, pero elaborar y rellenar la matriz es solo el comienzo del análisis, se deben completar todos los pasos que se enumeran en el siguiente apartado, culminando por definir formalmente el plan de trabajo con su cronograma y sus responsables para llevar a cabo la implementación de las estrategias.

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