Herramientas Del Control De Inventario

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Dentro de las herramientas que manejan el control de inventarios y los diversos aspectos de la responsabilidad sobre estos afectan a muchos departamentos y cada uno de debe ejercer cierto grado de control sobre los productos a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles abarcan desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales dentro de estos son:

PLANEAMIENTO

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el Departamento de Ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, nivel de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

COMPRA U OBTENCIÓN

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas:

Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren.

Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

La función de compras es en sí misma una función directiva, implica la afluencia de materiales desde la creación de depósitos y conductos, pasando por los grandes almacenes desde los lugares definitivos en donde se utilizan.

RECEPCIÓN

Debe ser responsable de lo siguiente:

* La aceptación de los materiales recibidos después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

* La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

* La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

En éste departamento es en donde se realiza el primer contacto físico con las mercancías, lo cual da origen a una serie de movimientos que tienen la finalidad de: recibir los artículos, hacer la comprobación de que los recibos están correctos, realizar la clasificación para su acomodo en almacén, dejando constancia de ello y enviando a los departamentos interesados una copia del trabajo realizado.

ALMACENAJE

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas, así como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.

c. Extracción de materiales contra la presentación

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