Informacion de control

Información de Control, Medición e Interpretación

Un sistema de control logístico efectivo requiere información precisa, relevante y oportuna sobre el desempeño de la actividad o función. Las principales fuentes de esta información son las auditorías y los distintos informes de actividades logísticas.

AUDITORIAS

La auditoría logística es una revisión periódica del estado de las actividades logísticas. Una Auditoría Logística es una radiografía de las distintas áreas y procesos involucrados en la cadena de abastecimiento (desde la adquisición de insumos hasta la entrega del producto final, incluyendo también los flujos de retorno) de una empresa en particular. Si bien en general las distintas áreas involucradas pueden tener una mirada (más o menos) crítica de su desempeño, y una (mayor o menor) claridad de sus necesidades y oportunidades de mejora, el objetivo principal de las auditorías logísticas es conocer cuál es la situación real de la empresa, detectar deficiencias, para así priorizar y definir las vías de mejora. En este sentido, es una herramienta que conlleva un proceso de mejora, ya que permite obtener indicadores concretos del nivel de desempeño de las distintas áreas (procesos) de la cadena logística, orientando así la correcta toma de decisiones hacia un mejoramiento integral de la cadena de abastecimiento.

Auditoría de función total

De cuando en cuando, la dirección de la empresa puede encontrar necesario efectuar un inventario de la forma en que se está manejando la función logística en general. La dirección requiere convencerse a sí misma que las actividades logísticas se están llevando a cabo de manera efectiva y eficiente. Una auditoría de este tipo puede incluir una evaluación de todo el personal, de la estructura organizacional y del diseño general dela red. El diseño de la red puede ser auditado en forma eficaz mediante el análisis de los determinantes generales del diseño del sistema logístico.

Los cambios sustanciales en la demanda, el servicio al cliente, las características de los productos, los costos de logística y las políticas de precios pueden señalar la necesidad de una revisión estratégica.

Demanda. La dispersión geográfica y el nivel de demanda determinan en gran medida la configuración de las redes de distribución. Las empresas pueden proyectar un crecimiento o disminución desproporcionados en una región del país en comparación con un crecimiento o disminución general. Esto último puede requerir sólo la expansión o recesión en las instalaciones actuales. Sin embargo, los patrones de demanda cambiantes pueden requerir que se ubiquen nuevos almacenes en mercados de rápido crecimiento, en tanto que las instalaciones en áreas de bajo crecimiento experimentan baja o nula expansión.

Servicio al cliente. Por lo general incluye la disponibilidad del inventario, velocidad de entrega, y velocidad y precisión en el cumplimiento de pedidos. Los costos de transportación, almacenamiento, mantenimiento de inventario y procesamiento de pedidos se elevan en forma desproporcionada a medida que los niveles de servicio se incrementan. Por esto, los costos de logística serán sensibles al nivel ofrecido de servicio al cliente, en especial si el nivel de servicio ya es alto.

Características del producto. Los costos de logística son sensibles ante el peso, el volumen, el valor y el riesgo del producto. Dentro del canal, estas características pueden alterarse mediante el diseño del empaque y el estado final del producto durante el envío y el almacenamiento. Por ejemplo, enviar un producto en forma comprimida puede afectar considerablemente la proporción peso-volumen del producto y las tarifas relacionadas con transportación y almacenamiento. Sin embargo, alterar una característica del producto puede cambiar de manera importante un elemento de costo de logística sin afectar a otros. Esto creará un nuevo punto de equilibrio de costos para el sistema de distribución. Si esto sucede, estaría indicada una re-planeación.

Costos logísticos. La cantidad de dinero que una empresa gasta en logística con frecuencia determina la frecuencia con la que debe re-planearse la estrategia. Si se mantienen todos los demás factores constantes, una empresa que produce bienes de alta ingeniería (como máquinas-herramientas y computadoras), con costos totales de distribución de 1% de las ventas o menos, pondrá baja atención a una estrategia logística. Por otro lado, las compañías que producen químicos industriales empacados o productos alimentarios pueden tener costos de distribución física tan altos como de 20 a 30% de las ventas. Cuando los costos son tan altos como éstos, incluso pequeños cambios en los costos de mantenimiento de inventario y tarifas de transportación pueden hacer viable una reformulación de la estrategia logística.

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Política de fijación de precios

Algunos proveedores transfieren la responsabilidad y el costo de la transportación a los compradores, tomando de esta manera decisiones acerca de importantes elementos de los costos logísticos fuera de sus manos. Muchas empresas realizan esto mediante políticas de fijación de precios, como instalación libre a bordo, cargos de transportación prepagados, y complementos a las facturas. Ya que estas empresas no pagan la transportación, existe muy poco incentivo para incluirla como una fuerza económica en el establecimiento de la estrategia logística. Si se cambia la política de precios a un acuerdo de entrega (costos de transportación incluidos en el precio), la empresa proveedora directamente incurrirá en los cargos de transportación. Esto puede agregar almacenes e inventario al sistema logístico.

Auditorías de inventario

Las auditorías de inventario son esenciales en los sistemas de inventario. Un sistema típico de control de inventarios realizará ajustes a los registros del inventario debido a la reducción drástica dela demanda, reabastecimientos, devoluciones a la planta y obsolescencia del producto. Sin embargo, la ocurrencia de otros eventos puede causar disparidades entre los registros de inventario y los inventarios reales mantenidos en los almacenes. Hurtos, devoluciones de los clientes, bienes dañados y errores en distintos informes de inventario pueden llevar a errores sustanciales en el nivel de inventario que se cree que está disponible. Un conteo físico de inventarios de cuando en cuando determinará el nivel real de todos los artículos. Luego se realizarán ajustes a los registros de inventario de manera que nuevamente el sistema de control proporcione un registro más preciso de los niveles de inventario. Emprender un conteo físico de cada artículo dentro de un inventario puede consumir mucho tiempo y puede ser perjudicial para las operaciones. Algunas empresas cierran sus operaciones anualmente mientras el conteo está en marcha. Como alternativa al conteo anual de todos los artículos, es posible contar sólo una fracción de éstos en un momento particular, con tiempos para un conteo escalonado en el año. La frecuencia con la que un artículo se cuenta puede establecerse de acuerdo con lo crítico de este artículo. El proceso del ciclo de conteo dispersa la carga de trabajo de la auditoría durante todo el año y ocasiona menores perjuicios en las operaciones.

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