Los aspectos clave que deben tenerse en cuenta en la preparación de la presentación

PONENCIA

Una ponencia es una propuesta o comunicación sobre un tema específico, que es analizada y examinada en una asamblea. La ponencia puede generar una resolución por parte de la asamblea en cuestión.

En el lenguaje cotidiano, se suele utilizar el concepto de ponencia para hacer referencia acualquier discurso o presentación que unapersona realiza frente a un auditorio. Ellanzamiento de productos en el marco de un evento, las exposiciones científicas y la argumentación académica son, en este sentido, distintos tipos de ponencias.

Por lo general, una ponencia consiste en la presentación de un proyecto o una propuesta de trabajo. Como su intención es didáctica o persuasiva, resulta indispensable que el ponente conozca en profundidad los temas tratados. La ponencia debe tener una introducción (para llamar la atención de la audiencia), un cuerpo central (donde se desarrolle el mensaje que se quiere transmitir) y una conclusión (que suele resumir lo expresado en el cuerpo central).

Es importante que la ponencia cuente con un adecuado soporte audiovisual que refuerce los conceptos o que ayude a la comprensión de los términos. Por ejemplo: el ponente puede apoyarse en diapositivas mientras habla, hacer pausas para mostrar pequeños vídeos, etc.

Sobre el final de la ponencia, resulta necesario dejar espacio para las preguntas o el diálogo. El ponente debe invitar al auditorio a realizar consultas, procurando responder con la mayor claridad posible. Es siempre importante no entablar diálogos personales con los participantes, en pos de una comunicacióndirigida a todos los presentes, con el objetivo de aclarar o ampliar los temas expuestos.

Uno de los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de preparar una ponencia es el entorno en el cual tendrá lugar. De acuerdo a los temas a tratar durante la presentación, los organizadores deberán sopesar las ventajas y desventajas de una mesa redonda, de un aula magna, de un teatro o de una videoconferencia, entre otras opciones. No todas las exposiciones acarrean las mismas necesidades.

En algunos casos es indispensable tener una cercanía física con el público, lo cual posibilita la discusión de gráficos y documentos impresos en papel que no se desee distribuir por medios digitales; otras veces se desea reproducir vídeos de alta resolución en grandes pantallas, para la presentación de productos cuyos puntos fuertes giran en torno al diseño, tales como un nuevo modelo de ordenador o un programa de modelado en 3D.

Una vez escogido el sitio idóneo para la ponencia, es indispensable que lapromoción de la misma apunte al público adecuado. Esto impacta directamente en el enfoque de la presentación, que puede ser meramente técnico si se desea hablar con profesionales expertos en el área a tratar, o bien basarse en contenido amenizado para ser comprendido por personas que no cuenten con conocimientos específicos. En algunos casos, tales como la revelación de un producto que satisface a un amplio rango de consumidores, se busca un punto intermedio, que intercale información detallada con atractivos e impactantes vídeos.

Por último, es siempre beneficioso para una presentación contar con un ponente que no sólo conozca el tema a tratar en profundidad, sino que sienta una genuina pasión por el mismo y que sea capaz de transmitirla a su público. Además, si bien es necesario que se cumpla con todos los objetivos establecidos durante la organización, o sea, que no queden puntos sin cubrir, la audiencia siempre prefiere un tono espontáneo y con toques humorísticos por encima de un robot que repita sin emoción línea tras línea hasta finalizar su discurso. Un ponente carismáticopuede causar un impacto imborrable en la gente, generar un profundo interés en el tema expuesto.

¿Qué es una conferencia?

©Miguel Ángel Ruiz Orbegoso

Dicho sencillamente, una conferencia es una conversación. Pero primero entendamos lo que es un discurso, para ver la diferenccia.

El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia nos ayuda a entender que un discurso es la facultad de usar la mente (el razonamiento) para reflexionar o analizar los antecedentes, principios, indicios o señales de cualquier asunto con el fin de entenderlo. Cuando reflexionas, estás discursando, es decir, aplicando tu inteligencia, para entender un asunto y hasta para ser capaz de explicarlo inteligentemente a otras personas. Es una tarea que realizas en el interior de tu mente, una línea de razonamiento.

Conferencia es...

Es un "discurso" cuando expones los resultados de tus reflexiones ante una o más personas, porque se limitan a escucharte y a usar su inteligencia para discernir lo que dices. Pero cuando implicadialogar con tus oyentes se convierte en una "conferencia", porque "conferencia" sigifica básicamente conversar y ese es el sentido principal que le damos en Oratorianet.com, para diferenciarla claramente del "discurso".

Si anuncias tu presentación como un "discurso", pero al final del mismo permites tiempo para una sesión de preguntas y respuestas, el "discurso" se convierte en una "conferencia", porque hay un diálogo.

Pero ten cuidado, si anuncias tu presentación como una "conferencia", los instruidos estarían justificados para suponer que toda la reunión estará matizada por una conversación fluida entre el orador y el auditorio y pudieran sentirse libres para interrumpirte a cada rato con preguntas o comentarios.

Por eso, si anuncias tu presentación como un "discurso" pero al final del mismo permite una sesión de preguntas y respuestas, tú o el presidente de la reunión deberán indicar claramente el protocolo que seguirán a fin de que no producir desorden o confusión en la sala. Estas son algunas diferentes opciones de conferencia:

1) Se permitirá que el auditorio interrumpa en cualquier momento, ya sea para hacer preguntas y ofrecer comentarios cuando lo deseen, porque al final no habrá sesión de preguntas y respuestas.

2) Sírvanse anotar sus preguntas en una libreta, porque el orador invitará al auditorio a hacer preguntas y ofrecer comentarios al final de cada punro principal.

3) Sírvanse acercarnos sus preguntas y comentarios en una hoja de papel, porque el oradot seleccionará las más relevantes y se concentrará en estas por 5 (10 ó 15 minutos) al final de su discurso.

a) Esto es para que recuerden sus preguntas y, llegado el momento, las expresen a viva voz desde sus asientos.

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