ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS:

Unidad de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de Gestión de compras. Ésta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones.

Estructura

La forma de aprovisionamiento se define mediante la asignación de las organizaciones de compras a las sociedades y centros.

Existen los siguientes formularios de adquisición:

• Para todo el grupo de empresas

Una organización de compras aprovisiona todas las sociedades pertenecientes a un mandante.

• Específico de la empresa

Evaluación de Compras

Es importante poder medir la eficiencia de las distintas áreas o gerencias que tienen las organizaciones de una empresa determinada. Una de éstas es compras, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el funcionamiento de la entidad.

La evaluación es importante porque permite a los directivos ver:

a) comprobar la manera eficaz como realizar la labor.

b) constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.

c) medir el trabajo del jefe de compras y su personal y los resultados que se obtienen.

Con esto, permite al jefe de compras y a su gente constatar los resultados y determina la eficiencia de su dependencia a la cual dirige.

El proceso de compras

• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

• Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

• Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

• Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

• Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

...