ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Este departamento es el encargado de abastecer las necesidades de cada área, en el tiempo requerido, con la cantidad y calidad solicitados a un precio considerable.

AREA DESCRIPCIÓN

ADQUISICIONES Se encarga de obtener el equipo y materiales necesarios para conseguir las metas de la compañía.

Deberán considerar los siguientes criterios para su función:

• precio

• calidad

• cantidad

• condiciones de entrega

• condiciones de pago

A la llegada de los materiales, esta área deberá constatar que cumpla los requerimientos.

El Gerente de Compras tiene la enorme responsabilidad de garantizar el material adecuado, al precio adecuado, en el momento y el lugar preciso, de forma que la empresa no se vea en problemas económicos por comprar muy caro el material. Así podrá estar dispuesta a laborar constantemente, sin retraso porque falten insumos. Debe controlar el inventario para cuidar las existencias y los faltantes mediante una planificación adecuada, con el fin de aprovechar las oportunidades de ahorro y la diversificación, escala y ampliación de proveedores.

ALMACEN En esta área, tendremos un sistema de recepción, clasificación, inventario y control de artículos, de acuerdo a las dimensiones, peso y medidas de los mismos.

Una vez comprados los materiales, se llevarán a los almacenes. El encargado de almacén, deberá conocer el volumen de cada tipo de mercancía. Y a su vez tener un control de almacén, para que los encargados de cada área estén enterados del material que hay disponible.

Ejemplo:

1. El contador deberá conocer el inventario antes de realizar un balance.

2. El gerente general, debe conocer el inventario para saber si puede disponer de artículos suficientes para llevar a cabo programas estratégicos o promociones.

Por ello toda la empresa deberá tener un inventario e implementar un sistema para mantenerlo actualizado, como requisiciones.

DISTRIBUCIÓN INTERNA Su responsabilidad es proveer a todas las áreas de acuerdo a su clase, cantidad y dimensiones.

Esta área se encargará de la entrega de materiales a los distintos departamentos, estableciendo algún sistema para tener al día el control de salidas de material, así como tener bien identificado en qué lugar se requiere cada material, para que no haya tiempos muertos a causa de la falta de estos.

El departamento de compras participará directamente en la planeación estratégica de la empresa y su rendimiento se medirá en función al cumplimiento de las necesidades derivadas de esta planeación. Deberá ajustar sus planes constantemente.

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