Principios De La Organizacion, Aplicados Al Departamento E Compras

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN APLICADOS AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, se deben fijar objetivos claros y definidos además ,debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.

PRINCIPALES TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:

-ORGANIZACIÓN LINEAL. Es en el cual la autoridad y la responsabilidad se transmite en línea descendente como una característica de un crecimiento vertical de la organización.

-ORGANIZACIÓN FUNCIONAL. Creada por Frederick w. Taylor. Fundador de la administración científica consiste en las labores de la dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible, cada uno en su operación principal, lo cual deben especializarse para ejecutar sus planes siendo responsable en los resultados obtenidos.

ORGANIZACIÓN DE LINEA Y STAFF- se utiliza como apoyo a la organización lineal siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin restar la autoridad al jefe de la función que requiera de apoyo, algunas veces los directivos no aceptan recibir alguna instrucción del personal de apoyo. Debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas.

UBICACIÓN DE AREA DE COMPRAS DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la empresa. en algunas empresas los departamentos de compras y producción están estrechamente relacionados debido ala función que se considera primordial es la de abastecer a la producción.

IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS EN LA ORGANIZACIÓN

el esxito que estas obtienen el logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, se encarga en seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos un relación,solicitar los ateriales a tiempo elaborar contratos u compras para evitar posibles problemas.

LAS COMPRAS SON IMPORTANTES POR LAS SIGUIENTES RAZONES:

1.- departamentos de compra. es una fuente de apoyo para la elaboración de planes

2.- rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital

3.- costo final proporcional al que obtienen los competidores

4.- la operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la inversión.

5.- contactos y otras compañías y con el mercado en general, compras esta en situación de aconsejar ala empresa sobre:

-nuevos materiales para sustituir a los que se emplean en ese momento.

-nuevas líneas o surtidos posibles para añadir ala producción.

-variaciones en las tendencia, ya sean precios o en otros aspectos que afectan las ventas de las empresas

-mantener informado al solicitante de los materiales con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío.

LA RELACION DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIÓN.

ES ABASTECER de materiales y servicios en toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas.

las áreas de compra debe tener una relación con:

-DIRECCION.- existe una relación con la dirección general mediante reportes de actividades realizadas por el depto.. de compras en total sus funciones de un tiempo o periodo se hacen mecion de las compras mayores.los reportes deben información estadística de los mercados insumos lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas

PRODUCCION:.- aquí recae la función de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad.ambos son responsables de mantener los costos en un nivel optimo, producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de compras se enfoque ala obtención del máximo valor por unidad monetaria gastada.

VENTAS.-Puede ser cercana y vital , su función es la de vender el producto al final del esfuerzo de la organización., dependen las ventas de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva.

PROGRAMACION Y PLANEACION:

Muchas veces no están identificadas en forma separada dentro de la organización. Pero es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo la relación de compras con este departamento son las siguientes:

1.- cumplir con los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.

2.- seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.

3.- desarrollar información basándose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados y programar las entregas.

ALMACENES: sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas, con el propósito de que el departamento de compras haga su labor con efectividad.

INGENIERIA: procura los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores. En relación con las especificaciones necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos, que por la función que realicen sean de carácter especial.

CONTABILIDAD: compras y contabilidad deben ser muy estrechas, la contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y las leyes de hacienda vigentes. Entre compras y contabilidad se establecen los plazos de crédito que podrán ser negociados con los proveedores.

RELACIONES PUBLICAS: debe ser una alianza común el personal que labora en el departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es influencia importante en las relaciones públicas.

CONTROL DE LAS COMPRAS: permite conocer oportunamente las características de los proveedores que están capacitados ´, con tan solo consultar el control de la compra lógica, debido a que en los registros de control se tendrán guardadas las características de las compras pasadas.

PRINCIPALES CONTROLES SON LOS SIGUIENTES:

1.- TARJETA DE CONTROL DE COMPRAS

DEBE SER ELABORADA POR CADA MATERIAL Y EN ELLA DEBE CONTENERSE LA SIGUIENTE INFORMACION:

a).- numero de parte del articulo

b).-descripción y especificaciones técnicas del material.

c.-número y nombre de los proveedores que han venido o cotizado de material.

d).-cantidades

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