Organizacion Del Departamento De Crédito Y Cobranza

Organización del Departamento de Crédito y Cobranza

En términos generales las posibilidades de cobro de un crédito se pueden conocer desde el momento mismo de su otorgamiento; en la gran mayoría de las ocasiones se observa, que un crédito que se concede sin un estudio adecuado de la solvencia del deudor, se convierte tarde que temprano en una cuenta incobrable para la empresa, razón por la que se consideran fundamentales las actividades a desarrollar para hacer mas eficiente el otorgamiento y recuperación de los créditos a clientes.

En virtud de la importancia que reviste para toda la entidad el poder ejercer en su debida oportunidad los derechos de cobro a cargo de sus clientes, es conveniente que formando parte de la estructura organizativa de la misma, se incluya un área especializada en la función del crédito y cobranzas, la que podría depender jerárquicamente de la gerencia de administración.

Dentro de las actividades que tendría a su cargo podrían estar las siguientes.

-Estudio y aprobación de los pedidos por ventas a crédito

-Custodia de la documentación que ampare los saldos a cargo de clientes.

-Gestión de la cobranza de adeudos de clientes.

-Establecimiento de las políticas de crédito.

-Determinación especifica de líneas de crédito.

Con el propósito de que las actividades de esta área se realicen con la debida eficiencia, seria recomendable que, tomado en cuenta el tamaño de la empresa y sus necesidades, la estructura interna para esta área adoptase en lo posible este modelo:

Jefe de Área. El jefe de área seria el responsable ante la gerencia administrativa, de determinar las políticas y procedimiento de trabajo necesarios para el otorgamiento de los créditos a clientes, así como de la recuperación oportuna de los mismos.

Investigaciones Crediticias. Los investigadores de crédito serán los encargados de determinar la solvencia económica del solicitante.

Auxiliares Administrativos. Los auxiliares administrativos tendrán a su cargo la custodia de la documentación que ampara los derechos de cobro y el control de los movimientos que presenten estos adeudos.

Agentes de Cobranza. Los agentes de cobranza serian los responsables de gestionar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a los clientes.

FUNCIONES

Ø Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.

Ø Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

Ø Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables..

Ø Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.

Ø Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.

Ø Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

Ø Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

Ø Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.

Ø Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al

Departamento.

Ø Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.

Ø Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente

Administrativo.

Organigrama del departamento de crédito y cobranzas

DESCRIPCION DE LOS PUESTOS

Gerente general de crédito y cobranza

Identificación del puesto

Nombre del puesto: gerente general de crédito y cobranza

Departamento: gerencia general

• Designa las posiciones gerenciales

• Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

• Planea y desarrolla metas a corto y largo plazo junto con los objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

• Coordina con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.

• Crea y mantiene buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

• Analizar el mercado para lograr una colocación adecuada de las ventas a crédito.

• Participar en la formulación de las políticas de crédito cobranza, implanta, interpreta, comunica y vigila que se lleven a cabo conforme a lo planeado.

• Supervisa la administración de todas las funciones, actividades y fases del departamento a su cargo.

• Ofrecer un servicio adecuado al cliente.

• Evita la fuga de utilidades por cuentas incobrables.

• Investiga constantemente los nuevos métodos para el control de las operaciones.

• Elabora manuales de organización y procedimiento de crédito.

DESCRIPCION ESPECÍFICA

Actividades y periodo en el que se realizan:

ACTIVIDADES PERIODO

Fija objetivos Mensualmente o dependiendo del plazo en que los quiera realizar.

Organiza tareas, actividades y personas semanalmente

Coordina, motiva, comunica y evalua a sus subordinados. Diario

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