ORIENTACIONES PARA ELABORAR EL INFORME DE PASANTÍA

ORIENTACIONES PARA ELABORAR EL INFORME DE PASANTÍA

Las pasantías académicas tienen por objeto ofrecer a los estudiantes un espacio en su proceso de formación que los vincula con tópicos del ejercicio profesional, mediante su incorporación temporal en actividades laborales propias de los recursos humanos y las relaciones industriales.

El desarrollo de las pasantías académicas tiene dos momentos fundamentales:

A) la inscripción de dicha pasantía, lo cual exige la presentación de un Plan de Trabajo; y

B) su culminación, que exige que el estudiante presente un Reporte o Informe del proceso de pasantías.

A. En relación con la inscripción del Plan de Trabajo (requisito para la inscripción de las pasantías académicas):

En el Plan de Trabajo deberá señalarse el objetivo general de la pasantía, además de aclarar los aspectos asociados a la organización a la que se incorporará el pasante. Adicional al Plan de Trabajo, el estudiante deberá entregar la planilla de inscripción que se encuentra colgada en la página web de la Escuela y una carta de aceptación emitida por la empresa la cual ha de contener Nombres, Apellidos y Cédula de Identidad del pasante y debe ser firmada y sellada por el tutor institucional.

Adicionalmente, el Plan de Trabajo del Proyecto de Pasantía deberá, al menos, hacer referencia a dos dimensiones fundamentales del proyecto a ejecutar: planificación del alcance (asociada a las actividades y productos a desarrollar) y planificación de los tiempos.

Para la planificación del alcance del proyecto se recomienda al estudiante emplear la herramienta de Estructura Desagregada de Trabajo (EDT). El Project Management Institute (2004) define la EDT como “una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto”.

Una EDT podrá estar desglosada atendiendo a las actividades y/o productos necesarios para el cumplimiento del objetivo del proyecto de pasantías.

En el caso específico de las pasantías académicas, existen tres posibilidades básicas en relación con la incorporación del estudiante a una organización: la incorporación a un proyecto, la incorporación para el desarrollo de actividades permanentes, o ambas. Atendiendo a las características de su pasantía, el estudiante deberá elaborar la EDT atendiendo a actividades, productos o ambas; se trata simplemente de desagregar el objetivo general de la pasantía en una serie de objetivos específicos, en relación con la participación del pasante. En este sentido, un estudiante podría, por ejemplo, incorporarse a la organización para apoyar un proyecto de adecuación del sistema de clasificación y remuneración, lo cual supondría señalar las actividades específicas en las que participaría en relación con cada fase del proyecto: clasificación de cargos/roles, valoración de cargos/roles, diseño de escala salarial. También podría darse el caso de un estudiante que es incorporado a una organización para apoyar en el desarrollo de actividades permanentes asociadas a todos o algunos de los subprocesos de recursos humanos, de modo que en la EDT deberían reflejarse los subprocesos específicos en los que tendrá participación y las actividades a desarrollar en relación con cada uno de ellos.

A continuación se muestra un ejemplo un ejemplo para guiar la elaboración de la EDT:

Figura 1. Estructura Desagregada de Trabajo (Proyecto de Pasantía)

Para la planificación de los tiempos, el estudiante diseñará un diagrama de Gantt que se refiera a las actividades específicas definidas en la EDT asignando tiempos (presentados en semanas). Si se diera el caso de actividades permanentes o repetitivas, se señalará como tiempo de duración el número de semanas durante las cuales la actividad será efectivamente desarrollada.

A continuación presentamos, un ejemplo de Diagrama de Gantt:

Figura 2. Diagrama de Gantt

El estudiante podrá incorporar otros elementos que complementen el plan de trabajo, tales como, aspectos asociados a la planificación de los equipos de trabajo donde participó o participará, pautas de calidad consideradas o por considerar, entre otros.

Se entiende que dado que esto constituye un Plan que puede contemplar variaciones en el tiempo, es probable que el desarrollo de las pasantías incorpore nuevos productos o actividades o deje de considerar algunas de las que fueron planificadas, lo cual deberá aclararse al momento de presentar el Informe de Pasantías. La EDT y el diagrama de Gantt también deberán ser incorporados en el Informe de Pasantías y serán una referencia valiosa al momento de explicar con detalles todo el proceso.

B. En relación con el Informe de Pasantías (el cual debe presentarse una vez culminado el proceso de pasantías atendiendo al Plan de Trabajo):

1. El Informe de Pasantías es el documento que recoge el proceso de aprendizaje y presenta los resultados de índole laboral y académica correspondientes a una pasantía realizada con acreditación académica. El Informe permite evaluar el cumplimiento, por parte del alumno, de los objetivos y actividades establecidos en el "Plan de Trabajo" de la pasantía.

2. El Informe de Pasantía debe ser entregado en la Secretaría de la Escuela (una copia) dentro de un lapso no mayor de 60 (sesenta) días contados a partir de la fecha de conclusión de la pasantía. Al mismo tiempo, el pasante debe entregar la "Evaluación del Pasante" debidamente llenada y firmada por el Tutor Institucional.

3. El Informe de Pasantía debe contener los siguientes capítulos:

a. Una introducción

En este aparte debe incluirse el objetivo del proyecto de pasantía, así como un resumen de los aspectos más importantes asociados al desarrollo del trabajo, la organización y las lecciones aprendidas más importantes. En dicha introducción también se podrá hacer referencia a la estructura del documento y al método seguido para la elaboración del informe.

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