PRODUCCIÓN I PROBLEMÁTICAS FRECUENTES PRESENTES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

PRODUCCIÓN I

PROBLEMÁTICAS FRECUENTES PRESENTES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Frequent problems present in project management

Camilo Vegaa, Kevin Aguilarb, Camila Canoc

RESUMEN

La gestión de proyectos es un proceso expuesto a riesgos, limitaciones, irregularidades, generados por factores internos o externos, por lo anterior es importante realizar una buena planeación, identificación de cuellos de botella y buffer de los mismos para sobreponer el proyecto ante cualquier evento extraordinario. Así mismo, las subcontrataciones pueden llegar a afectar el proyecto, por lo cual se deben tener en cuenta ciertas acciónese objetivo de este artículo es presentar algunas problemáticas que se presentan en el desarrollo de proyectos.

PALABRAS CLAVES: Buffer cuello de botella, Conflicto de un proyecto, Cuello de botella, Limitaciones, Multiproyecto, Subcontratación

ABSTRACT

Project management is a process exposed to risks, limitations, irregularities, generated by internal or external factors, for this reason it is important to make a good planning, identification of bottlenecks and buffer of them to superimpose the project before any extraordinary event. Likewise, subcontracting can affect the project, so certain actions must be taken into account. The objective of this article is to present some problems that arise in the development of projects.

KEYWORDS: Bottleneck buffer, Project Conflict, Bottleneck, Limitations, Multiproject, Outsourcing

INTRODUCCIÓN

La gestión de proyectos está atada de manera inherente a la incertidumbre y al riesgo, es por esto que no es común oír hablar de proyectos que se lograsen culminar son ninguna irregularidad o inconveniente, por el contrario, siempre se presentan problemas que entorpecen el desarrollo del proyecto. Aunque no se puede predecir con exactitud estas circunstancias, si se puede, tomando como referencia proyectos similares, considerar los problemas que se han presentado en estos y que por lo general se presentan en casi todos los proyectos, por ejemplo, las limitaciones y conflictos que se presentan en los recursos, los multiproyectos y los cuellos de botellas del mismo, o el tema de los subcontratistas y su alto impacto en los tiempos del proyecto. De este modo, teniendo conocimiento sobre estos desde un principio se podrán tener en cuenta desde el proceso de planeación del proyecto y será más fácil realizar acciones correctivas sobre ellos.

1. GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS

La gestión de multiproyectos contribuye a solucionar problemas identificados en los proyectos de forma consciente, de tal manera que se tiene en cuenta el comportamiento humano, en el momento de estimar y ejecutar tareas o actividades. En los proyectos la planificación requiere un mayor esfuerzo, para esto hay que considerar: (1) Aspectos críticos de éxito en los proyectos como lo son el plazo, el costo, la calidad, comunicación, tecnología y gestión de riesgos. (2) Recursos limitados, hay que considerar tiempos, dinero, capital humano, materiales y equipos. (3) Los problemas principales en la gestión de proyectos se relacionan con el tiempo, presupuesto y eso de recursos. (4) Las causas del aspecto tres (3) son la micro gestión, el comportamiento humano para estimar y ejecutar las tareas y el cambio de prioridades. (5) Aspectos críticos en los proyectos, se debe contemplar todas las actividades, incluso si no se encuentran en la ruta crítica y cumplir las metas del proyecto, tomando como referencia el buen uso de recursos (Almeda, 2016).

1. CUELLO DE BOTELLA DE PROYECTO Y BUFFER DE CUELLO DE BOTELLA

El cuello de botella aplica en casos en que la capacidad de los recursos es menor o igual que la demanda del mercado, lo anterior hace referencia a que un cuello de botella es un recurso que restringe la producción. En la programación de proyectos se identifica la ruta crítica, en cada una de las actividades de esta, se consideran como actividades cuello de botella, debido a que cualquier retraso en las actividades, retrasara el tiempo de terminación del proyecto. En los cuellos de botella, se balancea el flujo y no la capacidad, las restricciones determinan la utilización de lo que no es un cuello de botella, el tiempo perdido en un cuello de botella es igual al tiempo perdido en todo el proyecto, deben establecerse programas observando todas las restricciones. En la programación de cuellos de botella se debe identificar y considerar el peor escenario, para así asignar buffer o un tiempo que amplíe la capacidad del cuello de botella, con el fin de evitar cualquier contratiempo (Vargas, 2014).

1. ALGUNOS PROBLEMAS PRESENTES EN LOS PROYECTOS

1. SUBCONTRATACIÓN

La globalización es una realidad, también en el project management. Hoy día, es casi imposible implementar un proyecto sin la participación activa de empresas en modalidad de outsourcing (‘subcontratación’, ‘externalización’ o ‘tercerización’) (OBS Business School, 2019). La complejidad del proyecto impondrá la cantidad de subcontrataciones a realizar, la lista es larga y puede llegar a incluir: Proveedores, Empresas de Pintura, de Instalaciones Eléctricas, de Soldadura, de Inspecciones y Control de la Calidad, de Seguridad y Vigilancia, de Fabricación de Equipos de Procesos, de Recubrimientos Especiales, de Limpieza, de Transporte, etc. (García, 2017)

Lo exigente del asunto no está en identificar los servicios a subcontratar, sino en conseguir que todos esos “terceros” logren la sinergia necesaria para que la ejecución del proyecto no sufra retrasos debido a un pobre desempeño de alguno de los eslabones. El Reto no es despreciable: Cada subcontratista tiene una manera de organizarse, una cantidad y calidad de recursos, y niveles de productividad distintos; el contratante debe gestionar una elección inteligente, tal que minimice los riesgos de paralizaciones o retrasos en su cronograma inicial estimado por cuenta de la mala ejecución de un tercero (García, 2017).

Acciones para la gestión de subcontratistas

Con el fin de realizar la selección más adecuada de los subcontratistas será se propone seguir los siguientes pasos:

* Verificar que el contratista a emplear tenga la suficiente experticia y los recursos que garanticen una efectiva ejecución de obras. Para ello se emplea una ‘Matriz de Evaluación’ que permite ponderar algunos elementos de decisión. Por lo general, ésta matriz es diseñada para evaluar 3 aspectos básicos iniciales: Técnicos, financieros y económicos:

Aspectos técnicos: se espera que el contratista cuente con

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