Presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCION

El presupuesto es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad, os distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo, el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos. A continuación se da a conocer la clasificación, las características, los objetivos generales, los objetivos y funciones como herramienta de control interno, requisitos para su elaboración y mecánica de elaboración.

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

I. ANTECEDENTES

1.- administración por áreas de responsabilidad

En la evolución dela administración tradicional, con el objetivo de llevarla a efecto “por excepciones”, primero y segundo conocer y responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para que tuvieran mayor conciencia de lo que desarrollaban y ejercicio, dio lugar a la administración por áreas de responsabilidad, con un adelanto y éxito enormes, además delo enunciado, en el control, abatimiento de gastos y superación de las actividades en forma racional.

2. administración por objetivos

La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

3. contabilidad por áreas de responsabilidad

Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta a la administración.

La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.

II. CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Es una herramienta de motivación, al a hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la administración y la contabilidad financiera, importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

3. CLASIFICACIÓN

Desde luego que se encuadra en la gran gama presupuestal, aunque por las finalidades que pretende, es una verdadera nueva aportación, ya que es promotor de eficiencia y rendimiento, sin descuidar la demás bondades del presupuesto tradicional.

4.- FINALIDAD

La clasificación anterior, se debe a que tiene un objetivo especifico, que es el de ejercer control sobre los costos, las operaciones y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

5. CARACTERISTICAS

El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad:

a) Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.

b) Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

c) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

d) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.

e) Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.

f) Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

g) Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

h) Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no organiza.

i) Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

j) Mide y controla:

1. La efectividad de las utilidades.

2. La eficiencia de las ventas

3. La productividad

4. La eficiencia de cada departamento y su personal

5. El tiempo perdido y los descuidos

6. El material o los productos desperdiciados.

7. La rotación y el ausentismo del personal

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