PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Definición

• Es una técnica de planeación, dirección y control, respecto a la predeterminación de cifras financieras, condiciones de operación y de resultados, encaminada a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide la entidad.

• Expresa el costo pronosticado de las funciones del empleado o funcionario, así como expresa los méritos o la desviación en la contribución para aumentar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos institucionales, departamentales y específicos.

Antecedentes

• Administración por áreas de responsabilidad

Se derivó de la necesidad de conocer y responsabilizar al personal respecto a sus niveles y áreas, y de que tenga mayor conciencia de lo que debe desarrollar

• Administración por objetivos

Se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona. Esta participación motiva al personal

• Contabilidad por áreas de responsabilidad

Se deriva de la Administración por áreas de responsabilidad. A diferencia de la contabilidad tradicional cambia el sentido de la información, buscando identificar los ingresos y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad, para medir la actuación de los funcionarios responsables de dichas divisiones. Para estar en posibilidad de implantar este tipo de contabilidades es necesario que la empresa cuente con objetivos institucionales, organizacionales, departamentales, a corto y largo plazos, asímismo con estudios de las necesidades funcionales de la entidad y contar con la definición de jerarquías y responsabilidades.

Características

• Motiva, al permitir que los empleados participen en la fijación de los objetivos del presupuesto y de su área e involucra al personal a participar activamente en la reducción de costos y el incremento de la productividad con la finalidad de lograr mayores ingresos para la organización menos anomalías funcionales y organizacionales y alcanzar los objetivos del propio presupuesto.

• Ejerce control positivo y permite la comunicación con y entre los empleados.

• Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal.

• Se elaboran los presupuestos con ayuda de las personas que los ejecutan.

• Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las toman

• Retroalimenta e informa acerca de la actuación de los encargados del área

• Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilida

• Los objetivos son susceptibles de cuantificación, en términos de: Moneda,tiempo, unidades de producción, márgenes de contribución, estadística e índices de crecimiento.

Administración por areas de responsabilidad

Enfoque de administración en el cual se analiza y cuantifica la responsabilidad (obligación de una persona de desempeñar lo mejor posible las funciones que se le asignen), identificando la actuación con los resultados obtenidos. Permite que las operaciones se registren y se informe por niveles de responsabilidad dentro de la organización.

Administración por Objetivos (APO)

Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:

La especificidad de las metas

Lograr el objetivo de una manera tangible.

La participación en la toma de decisiones

El gerente y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.

Un plazo explicito

Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo es de tres meses, seis meses o un año.

Retroalimentación acerca del desempeño

En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que pueda ponderar y corregir sus propias acciones.

Características de la Administración por Objetivos

La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar.

La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.

El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las mismas.

En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas.

La APO presenta las siguientes características principales:

Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior

La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos. La participación del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración del trabajo, con relativa autonomía en el desarrollo del plan.

Establecimiento de objetivos para cada departamento ó posición

Básicamente la APO está fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar.

Interrelación de los objetivos de los departamentos

Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios básicos.

Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la medición y el control

A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos

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