AREAS DE RESPONSABILIDAD

Contabilidad por Áreas de Responsabilidad

Tradicionalmente, la contabilidad administrativa, clasifica los gastos de acuerdo con su naturaleza (sueldos, depreciación, alquiler, etc.), y la contabilidad de costos de producción utiliza centros o departamentos que le sirven como puntos convenientes para acumular gastos, consumos y provisiones, como paso previo para aplicarlos al costo de los productos obtenidos.

Pues bien, para poder lograr esto, es indispensable que la empresa tenga claramente definidas las funciones y responsabilidades de cada uno de sus departamentos y de su personal.

La Contabilidad por Áreas de Responsabilidad cambia este enfoque, para identificar las operaciones: gastos, consumos y provisiones, con los ejecutivos responsables de dichas operaciones,así mismo no se conforma con identificar las operaciones con el ejecutivo responsable, sino que utiliza medidas de comparación, generalmente presupuestos y costos estándar, para medir resultados, y así transformarse en un plan de administración.

Normalmente, en la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, se debe establecer el control operativo y financiero en cuatro niveles:

1. El gerente general, en el primer nivel, quien es responsable ante el directorio de la empresa, de la utilidad obtenida en un período económico.

2. Los gerentes de divisiones tradicionales: compra, producción, ventas y finanzas; en el segundo nivel, responsable de las operaciones de sus propias áreas, ante el gerente general.

3. Los jefes de departamentos en el tercer nivel, responsables ante el gerente de una división.

4. Y el cuarto nivel, constituido por los supervisores de las diferentes secciones que conforman un departamento, responsables ante el jefe de un departamento.

En general, no se considera práctico bajar más allá del cuarto nivel que se ha precisado.

Es importante preparar un nuevo Plan de Cuentas, que facilite la clasificación de los gastos, costos e ingresos en la misma forma que se tienen clasificadas las responsabilidades en el nuevo organigrama de la empresa. El objetivo del Plan de Cuentas es precisamente establecer las cuentas y subcuentas necesarias para agrupar las operaciones, de tal manera que al finalizar cada mes, se pueda informar a cada responsable, sobre los gastos, costos e ingresos de su área, de dicho período operativo.

Pero al hablar de una Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, no se le puede limitar solamente a la simple aplicación de datos históricos hacia las áreas involucradas; si no es indispensable que se comparen estos datos, con lo que realmente ha ocurrido, con las medidas de eficiencia que previamente se hayan establecido y que llevan el propósito de conocer lo que debió haber sucedido, en condiciones normales de eficiencia. Es en esta forma, cómo se puede conocer la eficiencia o la ineficiencia con la que trabajan los ejecutivos de la empresa, los departamentos y secciones que la forman y la organización general.

Es por eso que se recomienda el control presupuestal y la aplicación de los costos estándar, elementos técnicos que son ampliamente conocidos y que han probado su confiabilidad.

Para que la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, sea verdaderamente un instrumento contable que controle adecuadamente, debe auxiliarse de una técnica presupuesta], debidamente depurada y que incluya por lo menos lo siguiente:

1. Los presupuestos deben plasmar las políticas más importantes de la empresa, debidamente estudiadas por la gerencia general y la plana ejecutiva, contando asimismo con la aprobación del directorio.

2. En la elaboración de los presupuestos, deben intervenir todos los departamentos involucrados, en los niveles que pretenda controlar la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, recomendando que estos niveles

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