Proceso De La Contabilidad Por Area De Responsabilidad

Unidad 2 de Sistema contabilidad II.

Fuente: Catacora, Fernando. Sistemas y procedimientos contables. Pág. 178 a la 191. Capitulo 11, Sistemas de Contabilidad por área de Responsabilidad

Uno de los principales objetivos de todo sistema contable, es controlar todas las operaciones que lleva a cabo la empresa. Este control es realizado en gran parte, por los sistemas de contabilidad que procesan la información financiera de las empresas. El objetivo de control se cumple a través de la separación de la organización en centros o áreas de responsabilidad. La separación en centros de costos se cumple a través de la aplicación de costos y gastos de los departamentos que muestra un organigrama. De esta forma, se tiene que la información de sueldos y salarios se encontrara separada, o segregada en diferentes departamentos o áreas de responsabilidad. La aplicación de los sistemas de contabilidad por área de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centro de costos, de utilidad o centros de inversión. El objetivo principal de un sistema de contabilidad por área de responsabilidad, es el evaluar el desempeño de los empleados de la organización. La evaluación del desempeño, es un proceso que requiere la definición inicial de lo que constituyen las metas u objetivos de la organización. Una vez definidas las metas y objetivos, tenemos que controlar y evaluar el cumplimiento de las mismas. El proceso de control nos llevara al establecimiento de comparaciones, que servirán de base para el proceso de toma de decisiones.

Las áreas de responsabilidad se definen como un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. Dentro del área contable, el departamento de costos, por ejemplo, puede verse como un área de responsabilidad. Para aplicar el concepto de área de responsabilidad, los gerentes recurren normalmente al diseño de la organización el cual es plasmado en los organigramas o gráficos de organización. Esencialmente, los organigramas muestran la forma en la cual se divide la empresa, en la que se observa ciertas áreas que son comunes.

Para establecer un sistema de contabilidad por área de responsabilidad, en la organización deben existir metas y objetivo para medir su desempeño. Las empresas tienen objetivos y propósitos relacionados con su finalidad, es decir, las empresas existen porque persiguen un fin. Una empresa de alimentos tendrá como propósito fabricar productos alimenticios de optima calidad para sus clientes; un banco tendrá como objetivo principal la prestación de servicios financieros a sus clientes, a los que sirve como intermediario del dinero; una línea aérea tendrá como propósito principal cubrir sus rutas transportando a los pasajeros en las mejores condiciones de seguridad y el mejor ambiente.

Los objetivos y propósitos incluyen el obtener el máximo beneficio para sus accionistas; de esta manera el trabajo de los administradores consiste en lograr un equilibrio entre los diferentes objetivos de la empresa. Para poder cumplir con sus objetivos, las empresas deben realizar diversas operaciones en el curso de sus negocios, estas operaciones principalmente consisten en comprar y vender para el caso de empresas comerciales, incluyen la fabricación para el caso de empresas industriales, y la prestación de servicios para las empresas de servicios. Estas operaciones son clasificadas en áreas de competencia y se asignan responsabilidades a diferentes gerentes de la empresa, en la cual cada uno será responsable de la eficiencia del área asignada. Las principales áreas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son las siguientes:

• Producción

• Finanzas y control

• Comercial

Cuando separamos las actividades de la empresa en áreas o departamentos, además de perseguir el objetivo de asignar responsabilidades al cumplimiento de las diferentes actividades, también nos interesa poder determinar los costos y gastos por cada departamento para determinar la contribución de cada de cada uno de la utilidad total. Estas áreas de las empresas tienen actividades propias, sin embargos, no se encuentran separadas unas de otras debido a que sus actividades son complementarias, así tenemos que producción depende de finanzas para operar, y que finanzas depende del área comercial para obtener recursos; así mismo, esta ultima depende de producción para obtener los productos o servicios a ser vendidos.

El termino producir significa fabricar, transformar materia prima en productos terminados, prestar servicios con base en el trabajo del personal especializado; aquí está la esencia de la empresa, porque fabrica productos tiene especial significado. Para una empresa de servicios, su proceso productivo consiste en la generación y prestación de un servicio. Los conceptos de áreas de responsabilidad serán aplicables tanto para una empresa que presente servicios, como para una que produzca bienes. Cada empresa posee un proceso de producción particular que la diferencia de otra en la forma como son producidos los bienes, o se prestan los servicios. El área de producción para una empresa manufacturera, se especializa en función de la naturaleza del proceso y se distinguen por ello, diferentes áreas de responsabilidad.

Las áreas de responsabilidad se encuentran en función del proceso de fabricación de los productos, por lo cual existe un área que se responsabiliza del control de las existencias o materiales. Este diseño organizacional de áreas de responsabilidad para producción, varía sustancialmente en una empresa publicitaria, debido a que en esta su objetivo principal es el prestar un servicio, por eso, la organización de los departamentos relacionados con el área de producción, es diferente para cada empresa.

Un ejemplo de la organización en el área de producción para una empresa publicitaria. Para esta empresa, el departamento de creación se encarga de dar las ideas que posteriormente se transformaran en algún tipo de publicidad, luego el departamento de arte se encarga de darle cuerpo a la idea, es decir, la forma en la cual será presentado el producto al público. Una vez que la idea ha sido moldeada y generada su forma de presentación, se pasa al departamento de medios, el cual se encarga de contactar a los proveedores de medios y su difusión, que pueden ser: prensa, radio, televisión, cine, vallas u otras. El otro departamento o área de responsabilidad que puede identificarse en este tipo de empresa, es el de coordinación grafica el cual se encarga de la generación de la difusión impresa de la idea publicitaria con estos dos ejemplos, se puede observar que el área de producción puede tomar diferentes formas de acuerdo con la naturaleza del proceso para generar

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