Contabilidad Por Areas De Responsabilidad

1. CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

Que es:

La que clasifica y registra los ingresos, costos y gastos incurridos, atendiendo al departamento o Funcionario que tiene a su cargo la responsabilidad y el control de los mismos y los consolida sobre la misma base, presentando la información resultante en forma comparativa con la norma preestablecida en cada uno de los niveles de responsabilidad, en forma que facilita la toma inmediata de decisiones. Técnica que sirve para registrar y controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada Funcionario o supervisor de área o departamento. Se entiende por centro de responsabilidad, una unidad de organización dentro de la estructura de la empresa, a cargo de una persona en quien se ha delegado autoridad para tomar las decisiones relativas a su operación. Forma parte de la "Contabilidad Administrativa".

Importancia de su implementación:

Su importancia destaca fundamentalmente por todas las ventajas Que ofrece para la administración de empresas, por ser un instrumento sumamente útil para la planeaci6n y control, proporcionando los elementos de juicio suficientes a través la informaoi6n, indispensable para la toma de decisiones.

Se aprecian mejor a través de las siguientes consideraciones:

Hace una mezcla valiosa de técnicas contables, presupuestos, Costos reportes e informes, etc., normalmente aislados que adecuados a las necesidades administrativas son muy útiles y efectivos a la administración. Permite un control eficiente de las operaciones, ingresos, costos y gastos, asignándole desde su origen la responsabilidad correspondiente sobre Dada persona por la aplicación de los ingresos, costo O gasto incurridos en lograr diferentes niveles de una organización.

Debe implementarse este control porque siempre se pueden mejorar determinadas áreas de la compañía para el logro de objetivos, encontrando fallas y corregirlas, pero también los aciertos para capitalizarlos lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es completamente falso que el sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas.

2. TIPOS DE CONTROL

La empresa, con el fin de controlar su actuación con relación a sus objetivos, establece diferentes tipos de control, entre los que cabe mencionar: 1) Control de las Políticas; 2) Control sobre los Procedimientos; 3) Control sobre el Personal; 4) Control de la Producción; 5) Control sobre las Ventas; 6) Control de Existencias.

Desarrollaremos brevemente cada uno de estos controles como ejemplos concretos de las aplicaciones del Proceso de Control.

1. Control sobre las Políticas. Como habíamos indicado anteriormente, las políticas son guías de acción para los miembros de la organización. Su objetivo es, en cierta forma, uniformar criterios en las decisiones. Una política no especifica cómo debe hacerse algo (el cómo lo dan los procedimientos).

Es necesario no sólo controlar que las políticas se cumplan, es decir, que las diferentes decisiones que se toman dentro do la organización se ajusten a las políticas correspondientes, sino también controlar que todo el conjunto de políticas o directrices se encaminen a servir los intereses de la organización.

Mediante este control es posible ir eliminando políticas ya obsoletas o cambiarlas por otras que sean más reales.

2. Control sobre los Procedimientos: Los procedimientos son guías de acción que detallan de una manera exacta cómo se debe realizar una cierta actividad. Generalmente estos procedimientos se presentan en un Manual, el cual constituye un excelente instrumento de control.

En este sentido, el procedimiento puede equivaler a la norma o al standard, al indicar cómo debe hacerse una tarea. Por lo tanto, si lo comparamos con la forma en que realmente se hizo, estamos estableciendo un control para ella. Por otra parte, el control de estos procedimientos sirve para determinar si realmente están cumpliendo con el objetivo que persiguen, o si es necesario cambiarlos, quizá porque las condiciones han variado.

3. Control sobre el Personal: Observábamos, cuando discutíamos la estructura de la organización, la necesidad constante de lograr que los individuos que la forman participen realmente en ella. Al decir esto, queremos significar no sólo la asistencia física, sino la asistencia psicológica, es decir, que esté dispuesto a cumplir con su tarea, a comprometerse y responsabilizarse de ella.

Desde este punto de vista, es necesario mantener un control constante sobre la calidad de los individuos que operan dentro de la empresa (a todo nivel) y la motivación del personal.

Existen diferentes formas de obtener informaciones sobre la "moral" de trabajo dentro de la organización. Tenemos los sistemas de "sugerencias y críticas" que, bien llevados, entregan buena información sobre el grado de participación e integración de los trabajadores en general

4. Control de la Producción. El control de la producción se deriva de la necesidad de dirigir la producción y combinar los equipos y recursos existentes con el fin de obtener de ellos una alta productividad. Este control es muy importante en aquellas empresas que poseen varias "líneas o series de productos" (es decir, los artículos que la empresa ofrece en venta) y quizá no tan importante en aquellas empresas de proceso interno (es decir, aquellas que fabrican constantemente un producto determinado).

Aparte del control sobre los equipos productivos existen otros controles en producción. Uno de ellos es el Control de Calidad, cuyo objetivo es verificar si el producto que elabora la empresa sale al mercado en buenas condiciones, de acuerdo con las especificaciones, etc. Sin duda alguna, este control es vital, por cuanto es el responsable en último término de la calidad del producto. Existen diferentes técnicas para llevar a cabo este control, estando ellas determinadas fundamentalmente por el tipo de producto, el número producido y el proceso mismo de fabricación

5. Control sobre las Ventas. Generalmente, el Departamento de Ventas elabora un plan o programa de ventas en el cual se fija la cantidad de productos que se venderán en el año, en los semestres, trimestres y /o en el mes. También se determina el volumen de venta de cada unidad (tiendas, vendedores, etc.). Es decir, a través del presupuesto de ventas que determina la planificación, sé establecen las normas o standard de control.

Sobre la base de estas normas, se van comparando las ventas reales y determinando las desviaciones. Generalmente estas desviaciones son los puntos de partida para iniciar investigaciones y descubrir sus causas.

6. Control

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