Tipo de Producto

La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algunos factores que se deben considerar. Analicemos algunos:

Tipo de Producto

En esto se debe tener en cuenta si el producto es duradero o perecedero. En el caso de duraderos no habrá mayor problema para comprarlos, pero la base para hacerlo es tomar en cuenta las necesidades de producto para poder cubrir las ventas que se tienen, es decir comprar la cantidad necesaria para abastecer el mercado, ya sea produciendo la mercadería o los artículos terminados que hay que vender. Ahora bien, si el producto es perecedero y no se puede guardar mucho tiempo porque pierde calidad o se puede contaminar, tal como leche en la industria láctea, o vegetales y mariscos en los restaurantes, la cantidad siempre será lo que se necesita para producir en las 24 horas (1 día como en la industria láctea o los platos que se preparan en el día en los restaurantes, para sus clientes).

En el caso de los restaurantes, las cantidades de lo que necesitan para atender el menú que ofrecen a sus clientes, se establece en estadísticas que llevan de lo que venden, tanto en días con picos altos (Fines de semana) y en días de venta baja (lunes, martes y miércoles generalmente) y por tanto establecen con sus proveedores los volúmenes que les deben entregar cada vez.

Relacionado con las medicinas, algunos productos químicos o productos alimenticios que tienen fechas de vencimiento, se deben comprar aquellos que tienen un período bastante largo, lo cual se le debe especificar al proveedor, para evitar su pronto vencimiento y el movimiento en el almacén deberá estar con la rotación de PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas).

La cantidad a pedir deberá estar apegada a los estimados de venta y al tiempo de entrega que tengan los proveedores.

Tiempo de entrega

En primer lugar debemos tener presente que debemos adquirir, ya sea producto para la venta o materias primas o materiales para producir, y evitar desabastecimiento, tanto para la planta de producción o para la venta en la plaza (la base del consumo es la venta presupuestada).

El objetivo principal es no desabastecer el mercado y atender el presupuesto de lo que se venderá en el mercado. Debemos tener presente esto para establecer la cantidad a pedir cada vez que se coloca un pedido.

Con los proveedores nacionales probablemente no sea mayor problema el tiempo para que nos entreguen, pero el más complicado es el tiempo de entrega de los proveedores del exterior.

Si se trae producto de Estado Unidos, se tendrá por lo menos 3 o 4 semanas para tener el producto en El Salvador, vía marítima, y por tanto cada vez que colocamos una OdeC será por el total a consumir en 3 o 4 semanas, y siempre colocaremos una orden cuando llegue a nuestras bodegas el producto del período anterior, o sea que cuando se está acabando una existencia, estará entrando los pedidos colocados. Si el caso es importación de un país de Europa, digamos Inglaterra, se estima que son alrededor de 12 semanas de espera, vía marítima, desde que se coloca el pedido hasta que llega a nuestras bodegas, y por tanto cada vez que se ponga un pedido, será por el consumo estimado de esas 12 semanas de espera y al momento de que llega un pedido, colocar nuevamente otra OdeC. Y así sucesivamente.

Como ya se mencionó, la base para establecer la cantidad a pedir son las necesidades de mantener abastecido el mercado y por tanto estar produciendo y vendiendo lo que demandan los consumidores.

Necesidad del pedido

Esto sucede cuando no hay artículos terminados para la venta o falta de materiales para la producción. Muchas veces esta situación se puede presentar por algunas circunstancias, tales como:

a) el aumento de la demanda del producto, para la cual no se estaba preparado, y ese aumento se puede deber a factores exógenos, ajenos a nuestro control, como por ejemplo, que nuestra competencia tiene problemas de abastecimiento en el mercado y por lo tanto, los consumidores buscan productos sustitutos y compran el nuestro.

b) atraso en la entrega de lo solicitado y también pueden haber factores exógenos, tales como una huelga en algún punto de la ruta que trae nuestro producto o atraso en la entrega de nuestro proveedor.

Aquí es donde decimos necesitamos comprar materiales para poder producir. Y es en las empresas industriales donde se puede recurrir a comprar esos materiales donde se encuentren, ya sea en plaza o en la plaza de un país vecino. En relación a Productos terminados, muy poco se puede hacer pues son productos de marca que debemos esperar, muchas veces a que llegue el pedido.

Entonces para comprar, debemos estimar la cantidad y para eso debemos tomar en cuenta lo que se debe tener para vender. Si por ejemplo, el material que esperamos se va a tardar dos semanas después de la que lo esperábamos, entonces debemos comprar lo que se va a consumir en esas dos semanas de producción. Eso es lo que determina la cantidad a comprar.

Mantenimiento del inventario

En esto se debe tener en cuenta el costo de mantener existencias en bodegas y sobre todo no incrementar esos costos innecesariamente, pues cuando pedimos en exceso, estamos llenando innecesariamente el almacén con cantidades de productos de más a lo que se va consumir en cierto período, por lo tanto se debe pedir solamente lo necesario para utilizar en las ventas o en la producción.

Se debe tener presente que sobre las existencias se pagan intereses sobre el valor del inventario, se pagan seguros para incendios o daños del inventario, el espacio utilizado también representa gasto, el gasto ocasionado por el uso del personal encargado del cuido y manejo de esas existencias, los registros por el control, etc.

Los costos por mantener inventario son inevitables, pero hay que minimizarlos y no excederse con ellos.

Período de compra

Este factor muchas veces está ligado con las cosechas.

En El Salvador, podríamos tomar como ejemplo las compras de productos agrícolas, tales como la caña de azúcar, que utilizan los ingenios de azúcar; la cosecha de café que compras los beneficios de café; el maíz, frijoles, etc.

Las empresas que compran determinadas materias primas deben estar informadas de la cantidad que se estima se va a producir a nivel nacional en el año, para estimar lo que pueden comprar para sus intereses.

El Ministerio de Agricultura y Ganadería, en el caso de El Salvador, tiene datos de lo que se va a cosechar en el año y este dato está a la disposición de cualquiera empresa que lo solicite.

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