Estructuración de un programa de transferencias documentales primarias y secundarias en las entidades

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo Gestión Documental
• Código del Programa de Formación:  123
• Código del proyecto formativo: 2001973
• Nombre del Proyecto: Estructuración de un programa de transferencias documentales primarias y secundarias en las entidades públicas y empresas privadas.
• Fase del Proyecto:  Planeación
• Actividad de Proyecto: 
• Estructurar el programa de transferencias documentales primarias y secundarias en la organización
• Competencias:  
• Organización de archivos de gestión I y II
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
• Reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la empresa.
• Clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico aplicando las tablas de Retención Documental, el principio de procedencia y las normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Ordenar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, el principio de orden original y las normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Promover mi dignidad y la del otro a partir de los principios y valores éticos como aporte en la instauración de una cultura de paz

• Establecer relaciones de crecimiento personal y comunitario a partir del bien común como aporte para el desarrollo social.
• Orientación del talento humano
• Resultados de Aprendizaje a alcanzar
• Identificar las tareas y actividades a realizar por el personal a cargo de acuerdo con las necesidades de la unidad administrativa y las políticas organizacionales.
• Asignar tareas y actividades al personal a su cargo, de acuerdo con las políticas organizacionales y las necesidades de la unidad administrativa.
• Ejecutar las actividades relacionadas con el talento humano de acuerdo con los requerimientos y las funciones de la unidad administrativa.
• Verificar la realización de las actividades del talento humano de la unidad administrativa que cumpla con los estándares de calidad establecidos por la organización, la política institucional y la normatividad vigente.
• Proponer planes de mejoramiento de acuerdo con los resultados de la evaluación teniendo en cuenta metas e indicadores de gestión.

• Duración de la Guía:   352 horas

2. PRESENTACION

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Con el fin de evitar acumulación de documentos en las oficinas productoras y dar cumplimiento a los tiempos de retención y disposición final establecidas en las Tablas de Retención y Tablas de Valoración documental, es ineludible realizar las transferencias primarias o secundarias   para garantizar una adecuada conservación y salvaguarda del patrimonio administrativo, informativo y cultural.

De acuerdo con lo anterior y en concordancia con los resultados de aprendizaje se han propuesto diferentes actividades de aprendizaje, algunas se deben elaborar de forma individual y otras a través de trabajo colaborativo. Estimado aprendiz, lo invitamos a fortalecer sus competencias relacionadas con el trabajo autónomo, sistemático y organizado, la responsabilidad y el cumplimiento, en pro de un excelente proceso formativo y crecimiento integral del grupo, que redunde en su crecimiento profesional y personal.

3.  FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de reflexión

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Las transferencias documentales, se relacionan   con  las diferentes  fases  de  archivo  (gestión,  central  e  histórico)  destacando  la  responsabilidad del  archivo  central  para  liderar  la  administración  de  documentos  en  cada  entidad. Asimismo   se  señalan  los procedimientos  a  seguir  con  miras  a  realizar  la  transferencia  y tratamiento físico de la documentación para garantizar su conservación.

Se invita al reconocimiento, entendimiento y comprensión de las actividades que a continuación de plantean:

3.1.1.  De acuerdo con los procesos para la organización de archivos de gestión,  la prestación del servicio de consulta y de información archivística  y  el uso racional de los recursos naturales,  considere la información recolectada para el respectivo   análisis y tenga en cuenta  la utilización de las TIC’S   para el diseño  del plan de trasferencias documentales.

Participe activamente respondiendo los interrogantes planteados por el instructor a cerca de:

¿Conoce usted la evolución histórica de la archivística en Colombia y en el mundo?

¿Ha escuchado acerca del Sistema Nacional de Archivos, qué es, cómo está conformado y cuáles son sus funciones?

¿Conoce el concepto de estructura orgánico-funcional en una empresa?

¿Comprende cuál es la función de los manuales de funciones, procesos y procedimientos?

¿Identifica los principios rectores de la archivística?

¿Por qué es importante la organización de los archivos de gestión?

¿Conoce los procesos archivísticos para organizar un archivo de gestión?

¿Sabe que instrumentos archivísticos se deben tener en cuenta en este archivo?

¿Conoce la metodología para el diseño del plan de transferencias documentales primarias y secundarias?

Sólo existen dos días en el año en que no se puede hacer nada. Uno se llama ayer y otro mañana. Por lo tanto, hoy es el día ideal para amar, crecer, hacer y principalmente vivir. 

Dalai Lama

  3.1.2. Después de observar el vídeo “CRECER CON DIGNIDAD“, disponible en el siguiente enlace https://www.youtube.com/watch?v=iYXt9Akk4HY, las /los invitamos a reflexionar en torno a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son las formas más comunes de irrespeto a la dignidad que se practican en Colombia?

Relata de manera breve, ¿cómo han afectado tu dignidad y que has hecho para que sea respetada?

Descripción

Organizar archivos de Gestión I y II

Conforme equipos de 4 aprendices, escojan una de sus empresas patrocinadoras, consulten la estructura orgánica funcional y realicen una lista de las unidades administrativas identificadas en la misma.  

3.2. Actividades de contextualización e identificación de los conocimientos necesarios para el aprendizaje

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