Project Charter - Organizar Fiesta de Fin de Año

Proyecto:

Organizar Fiesta de Fin de Año

Sponsors:

Juan García (Gerente General)

Diana Acosta (Gerente de Administración de Personal)

Fecha:

07/12/2023

Project Manager:

Cliente:

Todos los empleados

Objetivo del proyecto:

1. Planificar una fiesta de fin de año temática para los empleados de la empresa antes del 31 de diciembre, con el fin de recompensarlos por los esfuerzos realizados durante el año. Verificando que todos los elementos necesarios para la fiesta, incluyendo la decoración, la musicalización, la bebida, la comida y las actividades, sean ofrecidos por los mejores proveedores del mercado, ajustándose al presupuesto destinado.
2. Armar un equipo de trabajo para mediados de mayo, contratando a los especialistas en los distintos rubros, que se ocuparán de conseguir a los mejores proveedores del mercado.
3. Asegurar la participación del mayor porcentaje de los empleados en la fiesta de fin de año, mediante el registro y seguimiento de aquellos empleados que confirman su asistencia a la fiesta. Ofrecer una fecha, hora y ubicación conveniente para la mayoría de los empleados y garantizar que se brinden opciones de alimentación para diferentes restricciones dietéticas. Fomentar la camaradería y la cultura empresarial al tener a todos los empleados participando en la celebración de fin de año. Obtener la confirmación de asistencia de todos los empleados dos semanas antes de la fiesta.
4. Proporcionar una experiencia de entretenimiento única en la fiesta de fin de año garantizando la selección del proveedor de entretenimiento adecuado que ofrezca una experiencia única y atractiva para los empleados, garantizando la disponibilidad del proveedor antes de la fecha pactada para el evento.
5. Minimizar el impacto ambiental de la fiesta implementando prácticas sostenibles en la planificación de la fiesta, como el uso de decoraciones reciclables, la reducción de residuos y la promoción del uso de medios de transporte sostenibles para llegar al evento. Para ello se investigará y seleccionará opciones sostenibles para la decoración, la comida y las actividades que sean asequibles dentro del presupuesto establecido. Con el fin de demostrar el compromiso de la empresa con la sostenibilidad y el cuidado del medio ambiente en la celebración de la fiesta de fin de año. Dichas prácticas sostenibles serán implementadas en todas las áreas del evento y medir los resultados finales.

El Gerente General de la compañía nos habilitó para que organicemos la Fiesta de Fin de Año con el contenido necesario para que los empleados disfruten del momento.

Requerimientos del Proyecto y del Producto

• Disponer del presupuesto adecuado para cumplir con el objetivo.
• Incluir contenido para que los empleados disfruten del momento.
• Hacer partícipes a los empleados para conocer sus deseos respecto a la fiesta.
• Contar con el apoyo del Sponsor.

• Que la fiesta se haga en lugar de fácil acceso para todos los empleados.
• Que se hayan respetado las sugerencias de los empleados.
• Que la fiesta tenga en cuenta la cultura y filosofía de la compañía.
• Que la fiesta tenga en cuenta lo planteado en la RSE (Responsabilidad Social Empresaria).

• No conseguir una sede acorde a lo planteado en el proyecto.
• Cambios económicos del país.
• Inflación descontrolada que no permita afrontar los gastos previstos.
• Poca de motivación de los empleados debido a malas experiencias anteriores.

Objetivos del Proyecto

Criterio de Exito

Aprobador

Alcance:

El alcance del proyecto incluye la planificación, organización y ejecución de la fiesta de fin de año para todos los empleados de la empresa. Esto incluirá:

• Seleccionar un lugar adecuado para la fiesta.
• Contratar proveedores para los distintos rubros de la fiesta.
• Planificar actividades de entretenimiento para la fiesta.
• Realizar campañas de comunicación teaser, para despertar interés en los empleados.
• Coordinar los recursos materiales necesarios para la fiesta.

Cumplir con los puntos definidos, en tiempo y forma.

Sponsors (Juan García y Diana Acosta).

Tiempo:

8.5 meses

Costo:

$5M

Sponsors (Juan García y Diana Acosta)

Calidad:

Alta

Contratación de lo mejor de cada rubro.

Sponsors (Juan García y Diana Acosta)

Otros

Selección y contratación de colaboradores para llevar adelante el proyecto.

Abr-23

Búsqueda de proveedores y presupuestos

May-23

Búsqueda y selección de la sede.

May-23

Firma del contrato de arrendamiento.

May-23

Selección y contratación de los servicios de comida y bebida.

Jun-23

Selección y contratación de proveedores de entretenimiento.

Jul/Ago-23

Selección y contratación del proveedor de ambientación.

Jul-23

Diagramación de la decoración y temática de la fiesta.

Sep-23

Planificación de actividades y entretenimiento para la fiesta.

Sep/Oct-23

Realizar campañas teaser.

Sep/Oct/Nov-23

Selección y contratación de equipo de colaboradores que estarán el día de la fiesta (seguridad, acreditación, asesoramiento).

Sep-23

Capacitación del equipo de colaboradores que estarán el día de la fiesta.

Nov-23

Celebración exitosa de la fiesta.

Dic-23

Presupuesto Estimado

$10M