THE PARADISE GIRLS

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Las notas al pie o al final permiten explicar, comentar o hacer referencia al texto de un documento. Un solo documento puede contener notas al pie y notas al final. Por ejemplo, se puede utilizar las notas al pie para instrucciones detalladas y las notas al final para citar fuentes de información. Las notas al pie aparecen al final de cada página de un documento. Las notas al final normalmente aparecen al final del documento. Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas:  la marca de referencia de nota (número, carácter o combinación de caracteres que indica la inclusión de información adicional en una nota al pie o en una nota al final)  el texto correspondiente a la nota Se pueden numerar automáticamente las marcas o crear marcas propias personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de notas. Se puede agregar un texto de nota de cualquier extensión y darle formato del mismo modo que a cualquier otro texto. Se puede personalizar los separadores de notas, que son las líneas que separan el texto del documento del texto de las notas. Para ver las notas al pie o final, se debe colocar el puntero sobre la marca de referencia de la nota en el documento. El texto de la nota aparece encima de la marca. Para obtener el resultado anterior debe estar activa la casilla de verificación Sugerencias de la ficha Ver desplegada al ejecutar el comando Opciones del menú Herramientas. Para ver el texto de una nota en el panel de notas de la parte inferior de la pantalla, se debe hacer doble clic en la marca de referencia de la nota. Para desplazarse por todas las notas al pie o notas al final en el panel de notas, se debe seleccionar la opción Notas al pie del menú Ver, y del cuadro de diálogo que se despliega (siempre y cuando existan los dos tipos de notas) seleccionar la opción que se desee. Operación de Microsoft Word Página 194 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Insertar notas al pie y al final Insertar notas al pie y al final Para insertar una nota al pie o una nota al final, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el cursor (punto de inserción) en la posición donde se desee insertar la marca de referencia de nota. 2. Seleccionar la opción Nota al pie del menú Insertar. 3. Del cuadro de diálogo que se despliega se debe escoger la Nota al pie (la que aparecerá en la misma página que el texto al que hace referencia) o Nota al final (la que aparecerá al final de la sección o del documento) según se desee. 4. Posteriormente se debe escoger la numeración que se desee para las notas: Autonumeración: opción que permite numerar automáticamente las notas y las vuelve a numerar automáticamente al mover, agregar o eliminar notas. Marca personal: opción que insertará la marca que se escriba o ingrese en el cuadro de texto correspondiente, como referencia de la nota. El botón Símbolo despliega un cuadro de diálogo que permite escoger un símbolo en particular de las diferentes tablas de juego de caracteres existentes. 5. Luego de seleccionar el botón Aceptar, Word presenta el panel de notas para que el usuario pueda escribir el texto de la nota (junto al carácter o símbolo utilizado como marca de referencia de la nota en el documento). 6. Para seguir escribiendo en el documento se debe hacer un clic fuera del panel de notas. Las notas al pie o al final tienen un formato por defecto que puede ser modificado por el usuario. Para cambiar los valores de formato de estas, se debe seleccionar el botón Opciones del cuadro de diálogo anterior, previa confirmación de la inserción, o en su defecto si ya fue insertada, seleccionando únicamente la marca de referencia en el documento y proceder como si se fuera a insertar una nueva nota. Dependiendo de si se trata de una nota al pie o una nota al final, se debe escoger la ficha que corresponda. Operación de Microsoft Word Guía del Usuario Página 195 Centro de Capacitación en Informática Dentro de las opciones que se pueden modificar se destacan para ambos casos: Colocar en: Para Notas al pie se debe seleccionar el valor Final de página para imprimir notas al pie en el margen inferior de la página en la que aparezca la marca de referencia de la nota, mientras que se debe seleccionar el valor Final de texto para imprimir las notas al pie justo debajo de la última línea de texto de una página en lugar de hacerlo en la parte inferior. Para Notas a final se debe seleccionar el valor Final del documento para imprimir todas las notas al pie al final del documento, mientras que se debe seleccionar el valor Final de la sección para imprimir notas al final después de la última línea de la sección en las que aparezcan. Formato: Escoger el formato de número que se desee aplicar a las notas al pie o al final numeradas automáticamente. Iniciar en: Escribir el número de inicio o el carácter que se desee que Word utilice para la primera nota al pie numerada automáticamente. Numeración: Indicar a Word cómo numerar automáticamente las notas al pie del documento. Mover, copiar o eliminar notas al pie y notas al final Para mover, copiar o eliminar una nota, se debe utilizar la marca de referencia de la nota de la ventana del documento y no el texto que aparece en el panel de notas. Si se mueve, copia o borra una marca de referencia de una nota numerada automáticamente, Word volverá a numerar las notas en el orden correcto. Para mover o copiar una nota al pie o una nota al final, se debe seleccionar en el documento la marca de referencia de la nota que desee mover o copiar. Para mover la marca de referencia de la nota, se debe arrastrar a su nueva posición, mientras que para copiar la marca de referencia, se debe mantener presionada la tecla F mientras se arrastra la marca a su nueva posición. ☞ Word vuelve a numerar las notas con el nuevo orden establecido. Para eliminar una nota al pie o una nota al final, se debe seleccionar en el documento la marca de referencia de la nota que desee eliminar y, a continuación, presione la tecla =. Para eliminar todas las notas al pie o notas al final numeradas automáticamente, se debe seleccionar la opción Reemplazar del menú Edición. En la ficha Reemplazar, se debe seleccionar el botón Más y posteriormente el botón Especial y, a continuación, escoger del menú de opciones que se presenta Marca de Operación de Microsoft Word Página 196 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática nota al final o Marca de nota al pie. Antes de realizar la búsqueda y reemplazo se debe comprobar que el cuadro Reemplazar con se encuentra vacío y después seleccionar el botón Todo para ejecutar la operación. ☞ No se pueden eliminar de una vez todas las marcas de referencia de notas al pie personalizadas. Cambiar los separadores de notas Cambiar los separadores de notas Word separa el texto del documento de las notas al pie y las notas al final con una línea horizontal corta denominada separador de notas. Si una nota continúa en la página siguiente, Word imprime una línea más larga denominada separador de continuación, donde puede agregar texto. Los separadores pueden personalizarse agregándoles bordes, texto o gráficos. Para cambiar o quitar un separador de notas, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Antes que nada se debe activar la vista Normal desde el menú Ver, dado que no se podrá realizar esta tarea desde la vista Diseño de Página. 2. Posteriormente se debe seleccionar la opción Notas al pie del menú Ver. Word divide la pantalla en dos partes, mostrando en la parte inferior el panel de notas al pie. 3. Para cambiar el separador que aparece entre el texto del documento y las notas, se debe seleccionar del cuadro de lista Notas en el panel de notas, el valor Separador de notas al pie o Separador de notas al final . 4. Luego de que el separador se muestra visible, se lo deberá seleccionar y efectuar los cambios que se desee. Se pueden incluir cualquier símbolo o carácter como separador. El texto de la nota no aparece con el separador. Para ver los textos de las notas, en el panel de notas se debe seleccionar del cuadro de lista Notas el valor que se desee mostrar (Todas las notas al pie o Todas las notas al final). Operación de Microsoft Word Guía del Usuario Página 197 Centro de Capacitación en Informática Crear Índices y tablas de contenido Para que los lectores de un documento extenso no tengan dificultades en localizar determinada información o en uno que tenga numerosas referencias, Word provee de ciertas herramientas que permiten generar índices y tablas de contenido para texto e ilustraciones. Creación de índices Creación de índices Los índices muestran en una lista las palabras y frases mencionadas en un documento impreso, junto con los números de las páginas en las que aparecen. Para generar un índice, Word se basa en marcas especiales denominadas entradas de índice, introducidas por el usuario en el documento, como por ejemplo en palabras, frases , símbolos o títulos del mismo. Para crear un índice, en primer lugar se deben marcar las entradas de índice en el documento. Una vez marcadas todas las entradas de índice, se debe elegir un diseño de índice para posteriormente generarlo. Cuando se genere el índice, Word reunirá las entradas de índice, las ordenará alfabéticamente, creará referencias a sus números de página, buscará y quitará las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento en el lugar donde se encontraba el punto de inserción en ese momento. En la generación de un índice hay dos procesos fundamentales que se deben realizar:  Marcar las entradas de índice: identificar las palabras o elementos que serán incluidas en el índice.  Diseñar y generar el índice: recopilar las entradas antes definidas en un índice, por lo general ubicado al final del documento. Marcar las entradas de índice Marcar las entradas de índice Antes de generar un índice, en primer lugar deben marcarse las entradas en el documento. Una entrada de índice es un código de campo que marca un texto específico para incluirlo en un índice. Cuando se marca un texto como entrada de índice, Word inserta un campo {EÍ...} (Entrada de índice), con formato de texto oculto. Recordar que un campo es un conjunto de códigos que indican a Word que inserte automáticamente ciertos elementos en un documento, mientras los códigos de campo son elementos de un campo que generan un resultado de campo. Para ver los códigos de campo mientras se está trabajando en vez de ver los resultados de los campos y viceversa, se debe hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre dicho código, y del menú contextual que se despliega, escoger la Operación de Microsoft Word Página 198 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática opción Activar o desactivar códigos de campo según se trate. (por más información sobre campos, consultar el capítulo “Trabajar con campos”) Para marcar las entradas de índice de palabras o frases, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el texto que se desee utilizar como entrada de índice. Para escribir un texto como entrada de índice, colocar el cursor donde se desee insertar la entrada de índice. 2. Seleccionar la opción Índice y tablas del menú Insertar y posteriormente escoger la ficha Índice (ver figura en apartado “Diseñar y generar un índice”). En esta ficha seleccionar el botón Marcar entrada. Una forma rápida de realizar este procedimiento es presionando en combinación las teclas A + S + e. En ambos casos se accede al cuadro de diálogo Marcar entrada de índice. 3. En el cuadro de texto Entrada aparecerá el texto que previamente se había seleccionado en el documento. Si no se espera encontrar varias apariciones diferentes del mismo concepto o tema en el documento, la entrada se puede dejar tal como aparece (sin modificar), pero si apareciera reiteradas veces, se pude categorizar de forma de dividir un tema en referencias más específicas. Para crear una entrada de índice categoría principal, se debe escribir o modificar el texto del cuadro Entrada. Para crear una subcategoría de segundo nivel, se debe escribir el texto en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, se debe escribir dos puntos (:) luego de la subentrada de segundo nivel existente en el cuadro Subentrada y, a continuación, el texto de la entrada de tercer nivel. 4. Para marcar la entrada de índice, se debe escoger el botón Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, se debe escoger el botón Marcar todas. Esta acción marca la primera aparición del texto que coincida exactamente con las letras mayúsculas y minúsculas que la entrada en cada párrafo. 5. Se deben repetir los pasos del 1 al 4 para cada elemento del documento que se quiera incorporar al índice. Word insertará cada entrada de índice marcada como campo {EÍ...} (Entrada de Índice) con formato de texto oculto. Si no aparece el campo {EÍ...}, seleccionar el botón Mostrar u ocultar de la barra de herramientas Estándar para verlo. Operación de Microsoft Word Guía del Usuario Página 199 Centro de Capacitación en Informática Diseñar y generar un índice Diseñar y generar un índice Luego de marcadas todas las entradas de índice en el documento, se debe diseñar y generar el mismo. Para diseñar y generar un índice, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el cursor en la posición en la que se desee insertar el índice terminado. 2. Seleccionar la opción Índice y tablas del menú Insertar, y posteriormente, del cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Índice. 3. Para utilizar uno de los diseños de índice disponibles, seleccionar uno de los diseños de la lista Formatos. También pueden crearse diseños de índice personalizados (ver en el próximo apartado de esta sección). 4. Para dar por terminado el procedimiento se debe escoger el botón Aceptar.

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