CASO # 3: ¿PUEDE LA RESERVA DEL EJÉRCITO DE ESTADOD UNIDOS PAGAR CORRECTAMENTE A LOS SOLDADOS?

CASO # 3: ¿PUEDE LA RESERVA DEL EJÉRCITO DE ESTADOD UNIDOS PAGAR CORRECTAMENTE A LOS SOLDADOS?

PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO

1. Redacte un informe de análisis de sistemas sobre el sistema de pagos del Ejército de Estados Unidos. ¿Qué problemas se han presentado con los sistemas existentes? ¿Qué factores de administración, organización y tecnología causaron estos problemas? ¿Cuál fue el impacto de estos problemas? ¿Cuáles son los objetivos y los requerimientos de información de una nueva solución de sistemas?

Pues bien como en todo estado el Ejército tiene que pagar a sus reclutas, en el caso de EEUU no es la excepción y a su vez cada país cuenta con la tecnología que crea conveniente para poder tener un registro de los pagos a sus miembros.

En el caso de EEUU el pago de los soldados se ajustaba con frecuencia según el lugar donde estén sirviendo y el nivel de peligro que enfrenten en un momento determinado.

El ejército admitió que sus sistema de nomina eran deficientes, lo que provoco irregularidades en los pagos de 14% de los 24.000 soldados, de los cuales algunos no habían recibido su pago completo, a otros se les había pagado de más y en algunos casos sólo había una indicación de que se requería más pruebas para saber si existía algún problema.

El ejército había registrado 1.5 millones de dólares en pagos excedidos a 1.300 soldados heridos o muertos en Irak y Afganistán según la Oficina de Contabilidad del Gobierno (GAO). La GAO descubrió problemas en los sistemas de nómina y personal en todas las operaciones del Ejército.

Antes del 2004, el Servicio de Finanzas y Contabilidad (DFAS) utilizaba un sistema de pago llamado Sistema Conjunto de Pagos de la Defensa (DJMS), que operaba desde la Guerra de Vietnam. El DJMS constaba de sistemas separados para los soldados en activo y los de las reservas. Los dos sistemas no funcionaban fácilmente en conjunto.

FACTORES

Administración:

• Era complicado realizar cambios debido a la antigüedad del sistema, a la cantidad de ajustes que se le habían hecho y a la falta de documentación.

Organización:

• El personal tenía dificultades para manejar el sistema que tenía una programación antigua.
• No veían como una prioridad mejor y actualizar el sistema de pagos que sea independiente y automatizado.

Tecnología:

• Los sistemas que se utilizaba tanto para el personal activo como para las reservas no estaba integrado generaba muchas dificultades en los pagos y además generaba que se den más errores.

Como consecuencia de estos factores se generaba problemas como que para actualizar el software de nómina se necesitaba tomar diferentes opciones de las prestaciones disponibles de los soldados y aun después de las actualizaciones existían aun errores por lo que se trabaja manualmente.

Además de ello el software heredero modificado carecía incluso de la flexibilidad para dar seguimiento a los cambios de tasas impositivas estatales, que debían programarse manualmente durante alrededor de 12 a 18 meses.

En 2006 se instaló con un retraso de 3 años el Sistema de Recursos Humanos Militares de la Defensa (DIMHRS), dicho atraso de atribuía a que múltiples agencias tenían influencia en la administración del proyecto y aun apoyo inconsistente por parte de la alta dirección.

Las características del DIMHRS era que era un sistema simplificado, unificado y sencillo que redujo la posibilidad de cometer errores.

El Servicio de Finanzas y Contabilidad  (DFAS) presento una solución provisional denominada Nómina de Compatibilidad Anticipada (FCP), las mejoras que especificas de esta solución incluyeron una Declaración de Permisos e Ingresos más clara para los soldados, actualización instantánea de los registros de pagos y mejores capacidades para actualizar las tasas impositivas estatales.

El FCP proporciono más automatización para el proceso de movilización de los soldados llamados al servicio activo. Un administrador de pagos podía utilizar un navegador Web para revisar las órdenes de ceder a archivos y actualizarlos en la base de datos de personal, sin duplicar la captura de datos para los soldados movilizados.

Después poner en marcha esta nueva alternativa, es decir, de construir el sistema, el ejército alcanzó un índice de éxito de 97% en el pago sin errores a los soldados durante el primer mes de su despliegue. Los errores se ponían nuevamente de manifiesto pues salían a la luz del día cuando los soldados ya tenían un estatus de pago existente o cuando la introducción de las órdenes se retrasaba debido a un error humano.

Se supo manifestar que esta solución es a largo plazo pues el DIMHRS fue solo un segmento de un proyecto de modernización de sistemas de negocios a gran escala del Departamento de la Defensa.

1. Como parte de su informe, diagrame el proceso de negocios para el pago de los reservistas del ejército a través de la Nómina de Compatibilidad Anticipada. ¿Cómo se debería mejorar el proceso?

PROCESO DE NEGOCIOS PARA EL PAGO DE LOS RESERVISTAS DEL EJERCITO A TRAVÉS DE LA NOMINA DE COMPATIBILIDAD ANTICIPADA.

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El sistema debería ser más automático, es decir contar con una base de datos en la cual ya se pueda saber que soldados pueden pedir la movilización y evitar un proceso manual como lo es la firma de un comandante, además de ello las solicitudes pueden ser mandadas vía internet para que sea más rápida y optima además de ello la respuesta del pago sea instantánea.

1. Describa el rol de los usuarios finales y los especialistas técnicos en el análisis del problema y el desarrollo de una solución.

Debido a que los usuarios finales pueden crear aplicaciones totalmente propias o con una poca asistencia de los especialistas en sistemas, estos sistemas pueden ser creados de manera más rápida e informal que los sistemas tradicionales.

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