Caracteristicas Y Cualidades De Uan Oficina

DEFINICION DE OFICINA

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la información y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos.

CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

Las características de la oficina se basan en:

• Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo.

• Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo.

• Recursos humanos: Son todas las personas que prestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina.

• Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa

Cualidades "físicas" se pueden considerar la puntualidad, presentación personal (limpieza e higiene), agradable tono de voz, eficiencia y responsabilidad en el desempeño de sus labores, comunicación interpersonal, etc. Porque eso es tenido en cuenta para las evaluaciones.

Si te refieres al aspecto físico, eso sería considerado como discriminación si se va a tener en cuenta si es bajo, delgado, color de piel, raza, etc. cuando lo que se debe considerar es la preparación profesional, grado de conocimientos, aspiraciones, afán de superación, cumplimiento en el trabajo. etc.

HABILIDADES Y CUALIDADES QUEDEBE POSEER EL PERSONAL QUE SE DESEMPEÑA EN UNA OFICINA

Un empleado de oficina debe estar capacitado para desempeñar una variada combinación de funciones para poder realizar su trabajo con efi ciencia. La ortografía, las reglas de la gramática el e mental castellana, la caligrafía, entre otras, son materias básicas de todo trabajo de ofi cina y sin ellas no se podrá conseguir, ni desempeñar un trabajo. Algunas veces el estudiante no se da cuenta de la importancia que tiene para sí una buena caligrafía, así como una buena ortografía, pues son herramientas indispensables que lo llevan a conseguir un buen empleo, para luego a conservarlo y desempeñarlo con efi ciencia. Por ejemplo un joven que aspira a ser un contador, tendrá que poner especial cuidado a su escritura, de la misma manera como otra persona que aspire a ser asistente administrativo tendrá que poseer un buen conocimiento de la ortografía y reglas básicas de la gramática castellana.

El lenguaje y la comunicación: el comercio en general requiere para su funcionamiento muchas comunicaciones escritas. La habilidad para comunicarse con los demás depende de la habilidad que se tenga para leer, escribir, hablar y escuchar. Es muy importante el hábito de la buena lectura en todas las personas, pues la persona que lee por lo general sabe escribir.

La Gramática y la Ortografía:

El conocimiento de las reglas elementales de la gramática castellana es un punto clave que ningún asistente administrativo debe descuidar, al igual que la correcta ortografía de las palabras. Los errores gramaticales o el uso incorrecto de palabras o expresiones pueden ocasionar que otras personas cometan errores y además, afectan la reputación de una empresa y pueden llegar hasta poner en peligro un negocio.

La caligrafía:

Una letra legible es indispensable para el empleado de oficina, especialmente para el que aspira a llegar a auxiliar de contabilidad y quieras asegurarte un futuro emprendedor. Además, las anotaciones y bosquejos, los números y los formularios que hay que llenar a menudo, son ejemplos de la caligrafía en el comercio.

Una palabra, una letra, o un número mal escrito pueden ser motivo de serias consecuencias si el error ocasiona que otra persona interprete mal la información. No es suficiente, pues, que solamente tú puedas entender lo que escribes; es indispensable que otra persona pueda leerlo correctamente sin tener que adivinarlo. Una letra ilegible puede ser mejorada por medio de un curso práctico y atención al escribir; es bien sabido que los rasgos de la letra, muestran claramente la educación y la personalidad de la persona.

La comparación de cifras y escritos entre dos personas es la forma más eficaz para evitar los errores y asegurarse de que un trabajo quede correcto en todos sus detalles.

Capacitación básica del personal de oficina

Ya nos hemos adentrado en las características que debe tener una ofi cina. Ahora profundizaremos en la capacitación que una persona debe tener para trabajar en ella. Esperamos que estos elementos te sirvan servir si decides montar tu propio negocio. Según Otto Maduro (2004) las necesidades intelectuales exigen trabajos intelectuales; como: investigar, crear, organizar, escribir, comunicar, como personal de una oficina deberás contar con ciertas habilidades y cualidades.

Habilidades esenciales

El personal de una oficina debe estar capacitado para realizar una variada combinación de funciones para ser exitoso en su trabajo, donde deberá utilizar habilidades en:

1. Lenguaje escrito: gramática ortografía, caligrafía como parte de la redacción

2. Lenguaje oral: forma de comunicación externas e internas.

3. Relaciones humanas.

4. Computación.

5. Archivo.

6. Nociones de Contabilidad.

7. Manejo de máquinas y equipos.

8. Aritmética comercial.

Además de las habilidades o capacitación que son de vital importancia, debe tener ciertas cualidades de carácter personal.

Cualidades básicas del equipo de ofi cinista

En un ambiente de trabajo, todos debemos cumplir con nuestros compromisos sin esperar que nadie nos lo recuerde. Ser responsable e inspirar confianza, es una de las cualidades personales mas importantes en el ambiente comercial.

Iniciativa: el personal de oficina a medida que se acostumbra a sus funciones, puede prever muchas tareas que deben ser ejecutadas o realizadas sin esperar a que se le den instrucciones específicas.

Cooperación: todos los que trabajan en la oficina deben ser capaces de ayudarse mutuamente y de intercambiar información indispensable, así como realizar rápidamente todo lo que se necesita para que el trabajo y la empresa progresen sin tropiezos.

Empatía: una actitud comprensiva y simpática es esencial para obtener un clima de armonía en nuestro lugar de trabajo.

Ingenio: debe ser capaz de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempeñar los trabajos. La persona creadora

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