Cartas Empresariales

Lic. G.Bernasconi

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La carta empresarial

Concepto

La carta empleada en el género empresarial tiene semejanzas con la carta

particular diferenciándose de ella en la temática, el estilo y los modos de

enunciación propios del género.

Ante todo, una carta empresarial o de negocios es una comunicación escrita

que se cursa de persona a persona, que se remite hacia el ámbito externo de

la empresa y que sirve para dar solución a un problema o necesidad

comunicativa relacionada a la misma.

La carta empresarial además de transmitir el mensaje por el cual se origina,

da cuenta también del manejo de las relaciones públicas de la empresa.

Estructura de la carta

Toda carta tiene tres partes esenciales que la componen: un inicio, un cuerpo

de carta y un saludo.

La carta empresarial incluye además los datos del destinatario y del remitente.

Estos se disponen en forma convencional y varían según los estilos.

Las cartas comerciales pueden incluir también un código interno de la empresa

que identifique el número del documento, una referencia o asunto que anticipe

al lector la temática, una indicación de intermediación de otra persona, la

referencia a la inclusión de documentación adjunta o la indicación de remito

de copia a otro destinatario.

Veamos las principales características de cada aspecto.

Datos del remitente

Generalmente se emplea el papel membretado de la empresa incluyendo su

logo característico y demás datos de la empresa. De lo contrario deben

incluirse los datos del remitente: empresa, dirección, teléfono.

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Según el estilo adoptado, podrán ubicarse en el margen superior izquierdo de

la hoja o en el superior derecho, pero siempre por sobre los datos del

destinatario.

Lugar y fecha

Toda carta debe incluir el lugar de procedencia y la fecha de escritura. Esta

información se ubica debajo del membrete, después del código de

identificación de documento.

La alineación de estos datos, o bien sobre el margen izquierdo o sobre el

superior derecho de la carta, depende del estilo de alineación adoptado. En el

taller empleamos el estilo de alineación de bloque extremo, que veremos más

adelante.

Datos del destinatario

Se ubican a cuatro líneas de interlineado libres del lugar y fecha.

Los datos del destinatario incluirán por su orden, el nombre y apellido del

destinatario, su cargo en la organización, el nombre de la empresa, su

dirección, ciudad.

Si no conocemos los datos de la persona, solo incluiremos el cargo que ocupa

el destinatario. La palabra “presente” ha quedado en desuso y se incluye

únicamente en caso de que la misma sea entregada en propia mano.

Saludo o encabezamiento

Es usual comenzar la carta con un encabezamiento que personalice el

mensaje. El encabezamiento suele ubicarse a la izquierda de la carta debajo

de los datos del destinatario y del remitente.

Se emplean fórmulas sencillas que resulten adecuadas al tipo de relación con

el destinatario y el estilo de la carta. Ejemplos: Estimado Pedro, Estimado Sr.

López, De mi consideración, Estimado cliente, etc.

En las cartas netamente comerciales se puede omitir el encabezamiento y

comenzar la carta directamente por el cuerpo de la misma.

Cuerpo de la carta

Está constituido por el mensaje que se transmite.

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Para redactar el cuerpo de la carta se debe atender al ordenamiento de las

ideas y al lenguaje empleado.

Las ideas se ordenarán en párrafos. Se incluirá una sola idea por párrafo.

Un ejemplo de organización de cuerpo de carta podría incluir:

1. Presentación o motivo de la carta. Si responde a una carta se deberá

indicar a qué se hace referencia.

2. Idea principal. Incluye lo que se espera del destinatario.

3. Ideas secundarias, ampliatorias o argumentaciones subsidiarias de la

idea principal. Para cada argumentación o idea secundaria se destinará

un párrafo.

4. Recapitulación. En donde se resume o reitera la idea principal

anticipando el cierre. Es opcional.

El mensaje debe estar redactado en forma clara y precisa. Es aconsejable

recurrir a un estilo llano, directo y sencillo, manteniendo un marco de

formalidad y un tono amigable.

Al redactar conviene optar por el empleo construcciones sintácticas simples:

sujeto, verbo y complementos.

Se debe recordar evitar el uso de gerundios al comienzo de las frases.

Cierre

La despedida o saludo debe guardar relación de estilo con el encabezamiento

de la carta. Las formas protocolares rígidas y las expresiones anticuadas

propias del lenguaje administrativo han sido sustituidas por expresiones más

directas.

Expresiones como “Un saludo,” “Reciba un cordial saludo,” “Atentamente”

“Esperamos que” sustituyen a expresiones como “sin otro particular”, “quedo a

su disposición”, “a la espera de”, “Atte.” o “Esperando vuestra respuesta

favorable”.

Finalmente, las cartas comerciales impresas deben incluir la firma, el nombre

y apellido así como el cargo del firmante. En este orden:

Firma:

Nombre: Sonia Jaume

Cargo: Gerenta de Recursos Humanos

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Aclaraciones:

El nombre de la empresa no es necesario incluirlo en la firma debajo del cargo

pues figura en el membrete.

Asimismo, preferimos no usar abreviaturas en las expresiones: atentamente,

usted, señor, señora, etc.

Recuerda también que las expresiones independientes del texto - como el lugar

y fecha, los datos del destinatario – se escriben sin punto.

Disposición de las partes de la carta

Por su orden:

Membrete

Código de identificación del documento

Lugar y fecha

Datos del destinatario

Intermediario * (At.:) Significa atención. Indica el nombre de quien realizó

gestión de intermediación

Referencia *(Ref.:) Indica la referencia a un documento anterior o asunto del

tema

Cuerpo de texto

Adjuntos * (Adj.) Indica el número de documentos que se adjuntan

Firma, aclaración y cargo

Copias * (C/C ó C.C.): Indica a quién se envía copia del documento

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