DESARROLLO DE LA GESTIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO.

ACTA DE INICIO DEL PROYECTO

PROYECTO:

IMPLEMENTACION SISTEMA DE INFORMACION INTRAHOSPITALARIO HOSVITAL HIS PARA LA CLINICA CENTRAL DEL QUINDIO DE ARMENIA

FECHA DEL ACTA:

1/05/2015

Descripción general del proyecto

Este proyecto tendrá como fin la implementación de los servicios de la Clínica Central del Quindío en un sistema de información que a su vez será la herramienta de uso general de la clínica, integrando los servicios administrativos como asistenciales.

Antecedentes y/o Justificación

Actualmente la Clínica no se encuentra en funcionamiento por motivos de remodelación, uno de esos objetivos es sistematizar todos sus servicios en un Software médico, con el que pueda gestionar un controlar todas las actividades de la Clínica.

Información previa de referencia (estudios, datos históricos, etc.)

El sector salud desde el 2008 tiene unos estándares de calidad asociados a la prestación del servicio, uno de estos es el uso de software para atención medica ya que sin esto no se puede contar con la acreditación que autoriza el funcionamiento de un centro de salud.

Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito

Objetivo

Criterios de éxito

Integración de la mayoría de las áreas

el 90% de las áreas integradas y funcionales

implementación coordinada

Empezar con los procesos independientes y que no tengan precedencia.

Capacitaciones completas

el 100% del personal capacitado

Satisfacer las condiciones de los entes de control para acceder a la habilitacion.

Procesos implementados conformes a la normativa en salud.

Puesta en funcionamiento en 1 año.

Entregables de avance mensualmente.

Restricciones

* Los entes de control son una limitación permanente porque ellos imponen unos criterios mínimos de funcionamiento.

* El tiempo de entrega no tiene holgura ya que la Clínica tiene una fecha de funcionamiento en un año y es donde llegan remitidos los primeros pacientes.                                              

* Infraestructura tecnológica es deficiente y no es la adecuada, el presupuesto para esto es limitado lo que hace que se busque la opción más eficiente y rentable.

Supuestos importantes

La Clínica Central del Quindío hace parte de un conjunto de clínicas integradas bajo la firma OSPEDALE y que actualmente ya tienen este sistema en funcionamiento y cuentan con mejoras totales en la prestación del servicio y de la administración de la información.

Otra información adicional que se considere pertinente

Se cuenta con apoyo de 1 consultor proporcionados por la casa desarrolladora del Software Hosvital HIS y 2 ingenieros que hacen parte de infraestructura.

Firmas

Patrocinador o cliente

Gerente del proyecto

No.

FUNCIÓN Y/O RESPONSABILIDAD

SI/NO

OBSERVACIONES

Administrativas

1

Definir la organización del proyecto

SI

2

Conformar el grupo técnico: seleccionar, contratar, inducir, dirigir y coordinar

SI

3

Conformar órganos de dirección y grupos: comités de diseño, pre operativo etc.

SI

4

Definir funciones del personal

NO

Se encarga cada líder de procesos.

5

Definir procedimientos para contratos y compras

NO

Solo se supervisa o se participa en las decisiones.

6

Representar al proyecto

SI

7

Definir políticas para seguridad y riesgos

SI

8

Supervisar la contabilidad

NO

Se me informa el avance de gastos y presupuesto a la fecha.

9

Administrar correspondencia y archivo

NO

Se responden las que sean correspondientes

10

Rendir informes

SI

Técnicas

11

Definir los objetivos del proyecto: precio, costo, tiempo y calidad

SI

12

Aprobar diseños

SI

13

Asegurar el cumplimiento de las normas

SI

14

Analizar y aprobar cotizaciones

NO

Se analizan las cotizaciones y se sugiere la mejor opción.

15

Supervisar la ejecución de los trabajos

NO

Los líderes de proceso me envían informes de avance periódicos.

16

Analizar los diversos informes

SI

17

Controlar el avance del proyecto

SI

Financieras

18

Elaborar y mantener actualizado el presupuesto

NO

Se me informa los gastos actuales del proyecto para tomar decisiones.

19

Diseñar estructura de financiación

NO

conformar el comité de toma de decisiones

20

Tramitar créditos

NO

netamente área contable

21

Administrar fondos

NO

dirección financiera.

22

Elaborar flujos de caja proyectados

NO

área de tesorería

23

Controlar presupuesto

SI

Jurídicas

24

Efectuar trámites jurídicos: registros, inscripciones, permisos, reglamentos, avalúos, etc.

NO

Uno presenta un informe a la gerencia de los procesos del Software para que la gerencia tramite los procesos correspondientes.

25

Redactar o aprobar documentos proforma

NO

Líder de cada proceso

26

Manejo de contratos

NO

Área de contratación.

27

Interponer o atender demandas

NO

Área Jurídica.

Comerciales

28

Orientar diseñadores hacia demanda

NO

Junta directiva del grupo OSPEDALE

29

Establecer especificaciones

NO

30

Definir etapas del proyecto

SI

Se hará reunión con todos los interesados y líderes de área para definir un cronograma.

31

Definir nombre comercial y logotipo

NO

32

Definir precio y condiciones de pago

NO

33

Definir el programa publicitario

NO

34

Supervisar el programa de ventas

NO

35

Coordinar entrega a usuario incluyendo manual del usuario

SI

Se realizará la documentación correspondiente y manuales de capacitación.