El Cronograma

Cronograma

¿Qué es el cronograma?

Es la definición del tiempo que se utilizará en cada una de los componentes, entregables, outputs, paquetes de trabajo y actividades del proyecto, así como en su totalidad; permite constatar el grado de avance de la investigación al organizar las actividades y definir responsables y tiempos; tomando en cuenta las limitantes, supuestos y riesgos.

Un cronograma es más que la suma de los tiempos de las actividades de un proyecto ya que presenta toda la secuencia lógica y los pasos a seguir para entregar los resultados. Dado que el tiempo es una de las restricciones más importantes del proyecto, el cronograma se convierte en la herramienta que el gerente usará con más frecuencia, no solo para controlar el avance del proyecto, sino también para realizar el análisis y los ajustes donde sea necesario.

Como beneficios principales tiene:

• Permite un seguimiento detallado de los hitos del proyecto.

• Mantiene las tareas y todo el calendario del proyecto dentro del alcance.

• Permite planeación extensiva de recursos y presupuesto.

Proceso de creación del cronograma.

El cronograma debe representar la “mejor estimación” sobre como completar el trabajo restante en cualquier punto determinado del tiempo del proyecto. Entre más complejo sea el proyecto, mas cambios van a necesitarse en la estimación a través del tiempo. Es por esto que administrar el cronograma del proyecto es una de las habilidades más importantes de la administración de proyectos. El Administrador del Proyecto debe evaluar el cronograma de forma continua (semanal) y determinar el estado actual del proyecto.

Basado el ese estatus y el entendimiento del trabajo restante, puede ser necesario re-trazar el curso que permitirá que se complete el trabajo en tiempo y costo

El proceso de creación del cronograma es iterativo, no lineal. A medida que se crea el cronograma, el gerente y el equipo del proyecto comprenden mejor las relaciones, las dependencias y la duración total del proyecto; esto permite analizar la información para optimizar el uso de los recursos y cumplir con las metas dentro del plazo previsto. Durante el proceso de planificación del proyecto, el desarrollo del presupuesto detallado, de la matriz de riesgos, de los planes de adquisiciones y de comunicación provee información adicional que permiten realizar ajustes y cambios en el cronograma.

Para desarrollar el cronograma es necesario que el líder y su equipo de trabajo definan las entradas que proporcionarán la información requerida y que será procesada mediante las herramientas y técnicas pertinentes para obtener la matriz. La tabla 1 muestra este proceso de manera sencilla y concreta.

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