Gestion De Tiempo

GESTION DEL TIEMPO

Consiste en ordenar y sistematizar los períodos de dedicación de las actividades cotidianas que se realizan frecuentemente.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?). Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.

Factores importantes x el cual no alcanza el tiempo

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:

• La falta de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.

• No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

• La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

• Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.

• La insuficiente delegación de tareas.

• Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.

• Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

PRIORIZACION - COVEY

El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo basado en 2 palabras: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente esquema: “cuadro”

El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atención para poder seguir adelante

El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos.

Cuadrante II: Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misión, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del “ahora”.

Cuadrante III: Urgente pero no importante. Es urgente, es próximo, delante de nosotros, el “teléfono que suena”, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que sonimportantes para otras personas (quizás), pero que realmente no se relacionan con nuestra misión global o con la misión global de nuestra organización.

(…) Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, «urgente, pero no importante», pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros.

Cuadrante IV Es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos después de los acontecimientos. Muchísima televisión. Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un día. Estar ocupado todo un día al final del cual, sentirse como que: ¡no he logrado nada hoy!

Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables

EFICACIA – PARETO

Joseph M. Juran introdujo el nombre en honor del sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto : Pareto se dio cuenta de que en la Italia de su época el 20% de la población tenía el 80% de la riqueza del país. Hoy en día eso mismo se sigue aplicando no sólo a Italia, sino a todo el mundo con alguna variación en las cantidades. Pero la idea es la misma, unos pocos tienen mucho y el resto, que son muchos, tiene poco.

En todos los campos del quehacer humano, el80 por ciento de los resultados fluye del 20

por ciento de las actividades.”

Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados

Ejemplo:

•El 80% de un problema es causado por el 20% de las causas.

•En muchas empresas, el 80% de la facturación viene de solo 20% de los clientes.

•Y los departamentos técnicos saben que un 20% de los usuarios causan el 80% de los problemas.

Los principios Pa yer dicen:

• Si tienes que comer una rana no pierdas el tiempo mirándola

(Si tienes que hacer algo no des rodeos).

• Si tienes que comer más de una rana empieza por la más

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