Gestión del tiempo en la organización

ACTIVIDAD SEMANA 4

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema

Las funciones archivísticas comprende los siguientes momentos: de gestión, intermedio y permanente:

MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos: PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido; ELABORACION: Es la edición del documento; TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a la vigencia.

Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas: LA EDICION: es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización (normalización archivística jurídica regula la gestión y todo el ciclo de los archivos) y la normalización (abarca la normatividad administrativa: regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica: regula el que, el cómo, él cuando y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas) que requiera según el tipo documental; EL ACOPIO: o reunión de documentos, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo; LA ORGANIZACIÓN: proceso archivístico orientado a la clasificación (se realiza mediante la utilización de secciones documentales luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental), la ordenación ( Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripción (identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos tales como “listas de remisión”, “inventarios”, “guías” e “índices” de los documentos de una institución; LA PRESERVACION: prevenir el deterioro mediante las normas técnicas, generando además la cultura del cuidado en la manipulación de los empleados.

MOMENTO INTERMEDIO: Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado, puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precausional.

LA VIGENCIA es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento, por disposición legal, porque se produce un nuevo documento que modifica o anula el primero, porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento, por enterarse del documento como en el caso de los documentos de carácter informativo.

EL PLAZO PRECAUCIONAL, una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final, Persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia, servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando hay prescripción legal o de derecho, cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

Dentro de este momento intermedio encontramos las siguientes funciones archivísticas: CONSERVACION: conjunto de medidas preventivas (estrategias de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservación tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas. Se deben realizar labores pertinentes como: velar porque el aire acondicionado mantenga los niveles de temperatura y humedad relativa de acuerdo a las recomendaciones, vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentren dentro del archivo estén en perfecto estado, aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación; CONTROL Y PRESTAMO: cuando algún usuario requiere de la consulta de un documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta de préstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre de la dependencia, el nombre del usuario y la firma del usuario al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de la devolución. Se revisa puede ser semanalmente la tarjeta de préstamo con el fin de llevar el control sobre los documentos prestados; DIFUSION: todo centro de documentación recoge y procesa información con el propósito de difundirla y darla a conocer, por tanto, la difusión de información se puede definir como el proceso por el cual se transmite al usuario la información que necesita o en darle la posibilidad de obtenerla, se trata de una operación documental de salida. Dentro de las vías de difusión tenemos: papel impreso, soporte magnético, medio audiovisuales, etc.; SELECCIÓN: disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos para su conservación permanente.

MOMENTO PERMANENTE: es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político,

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