Gi¡uia Tecnica Colombiana 185 Preguntas Y Respuestas

Competencia: 210601001 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Resultados de aprendizaje:

21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.

Modalidad: Presencial y virtual

Facilitadora: Gloria Socorro Ángel

Actividad a Evaluar: Pasos previos a la elaboración de documentos.

Actividad de Enseñanza, Aprendizaje, Evaluación.

Para desarrollar esta actividad es necesario recurrir a la GTC 185 DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL, a los apuntes y consultas trabajados en el desarrollo del módulo de formación con el fin de tener claros los distintos conceptos.

Se trata de definir con propiedad los interrogantes usando la iniciativa y la creatividad ajustándose a la norma.

1. ¿Qué documentos comerciales se elaboran en una empresa?

Cartas, memorandos, actas, informe, constancias, circulares internos y externos, factura, cheque, nota debito, nota crédito, nota de pedido o de compra, nota de ventas, remito o remisión, recibos, pagaré, contrato de arrendamiento de local comercial, resumen de cuenta, comprobante de egreso, comprobante de ingreso, letra de cambio, la libranza, tarjeta kardex, cotización, factura cambiaria, resumen de cuenta, ticket, hoja de vida, comprobante de diario, nota de contabilidad, orden de compra, control de existencias, cuenta cobro, sobre de pago, nomina para pago de sueldos, recibo de consignación, entada de almacén, reembolso de caja menor, hoja de inventario.

2. ¿Qué características generales se tienen en cuenta para elaborar documentos comerciales?

Las características que deben tener los documentos comerciales son: claridad, brevedad, concisas, concretas, cordialidad, coherentes, veracidad, integridad.

3. Defina seis documentos comerciales sin incluir la carta.

Factura: Es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

Nota de ventas: Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Memorando: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

Informe: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

4. ¿Qué papel cumple la correcta ortografía en la documentación comercial?

Cuerpo o texto: en las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

Cumple un papel importante ya que con una correcta escritura, nos sirve esencialmente para escribir y hablar mejor.

5. ¿Qué asuntos de cartas ha consultado, enúncielos y define tres de ellos?

Cuenta de cobro: es el documento en el cual se le informa a la persona lo que se le adeuda por concepto de su servicio prestado

Estado de cuenta: El estado de cuenta es la verificación y resumen, de los distintos créditos que tienes, y los distintos deudores.

Entrega de documentos: se informa la entrega de documentos.

6. Cuáles son los tipos de despedidas en las cartas y defínalos.

Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Cordialmente,

Atentamente,

Respetuosamente,

7. Escriba tres ejemplos de saludos como parte inicial del texto de la carta:

Respetado señor, Hernández:

Reciba un especial saludo señora, Natalia:

Respetado licenciado Duque:

8. Escriba tres ejemplos de despedidas largas.

Agradecemos su gentil colaboración.

Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

Hasta una nueva comunicación.

9. Defina la carta comercial.

Carta Comercial. Medio de comunicación entre empresas comerciales o bien entre éstas y un particular, cuyo fin es iniciar, mantener o concluir negocios. También se puede definir como, instrumentos escritos para realizar toda clase de transacciones y de operaciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, así como para solicitud de informes, pedidos, ventas, quejas, cobros.

10. ¿Cuáles son los elementos de la carta comercial? Defina cada uno.

1.- Membrete: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.

2.- Lugar y Fecha: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.

3.- Referencia: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.

4.- Dirección interior: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.

5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos :.

TEXTO O CUERPO

Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo.

6.- El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la

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