Normas Tecnicas Colombianas Icontec

MI PRIMER BLOG

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS ICONTEC 3393 SOBRE DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

LA CARTA

Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

CLASIFICACIÓN:

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre).

ESTILOS

1. BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

2. BLOQUE : Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

3. SEMIBLOQUE: Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho, pero con la diferencia que el párrafo del texto se inicia a cinco o diez espacios.

REQUISITOS

MARGENES

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

PARTES DE LA CARTA

CODIGO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De 0 a 1 interlínea del margen superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 1 a 2 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (San José de Cúcuta, 07 de septiembre de 2010)

DATOS DEL DESTINATARIO

 Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.

 De 2 a 3 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial. Ejemplo: Señor, Señora, Doctor, Ingeniero

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Ejemplo: LUIS ALBERTO MALDONADO

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. Ejemplo: I.C.B.F., SENA, ICONTEC

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890). Va a 2 interlineas libres.

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto.

Ejemplos: Apreciado señor Gómez

Estimada doctora Zoraida

Como parte inicial del texto se escribe de 1 a 2 interlíneas libres del asunto.

Ejemplo: Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

TEXTO: Se escribe a 2 interlíneas del saludo y a 1 interlinea entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por carta

 Omitir temas personales en cartas comerciales

 Hablar de usted

 Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación

 Sin borrones ni repisados

 Comienza a tres interlíneas del asunto

PÁGINAS SUBSIGUIENTES:

 Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.

 La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos.

 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho.

Ejemplo: Doctor Mario Gutierrez Mora 2

 El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia a 1 ó 2 interlineasde del encabezado.

 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la nueva página.

 La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro o cinco interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

• LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas).

COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa.

Ejemplo: Señor Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.

Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante

...