La Circular

1) Circular: es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente, para darles a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos que deberán ser cumplidos a cabalidad. El tema o mensaje es de interés a todos los integrantes de una dependencia. Por los temas o asuntos mencionados es fácil darse cuenta, que este documento cumple su función dentro de una institución, con un trato vertical descendente y horizontal, es decir, de una autoridad a un subordinado y también entre las personas del mismo rango o nivel jerarquico.

Es característica de la circular que su contenido sea igual para varios o muchos destinatarios. De ahí que su multicopia se realiza según la cantidad de destinatarios que haya.

Las partes de la circular son: numeración, fecha, destinatario(s), cuerpo o texto, despedida y firma o cargo de quien suscribe.

2) Oficio: Un oficio es una comunicacion escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones. El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdo, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios , embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras

Un oficio suele iniciarse con un membrete, datos sobre el lugar y fecha, la numeración del documento, su destinatario, el asunto y la referencia. A continuación aparece el texto o cuerpo del oficio, que será la parte central del documento e incluirá el mensaje que motiva la comunicación. Finalmente se incluye la despedida, la firma y nombre (con el nombre y apellido de la persona que firma, su cargo y su sello).

Características:

• El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

• El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

• Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

• Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

• El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

• Trata un solo asunto.

• Se escribe siempre a máquina.

• Se extiende en original y duplicado

3) Acta: un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

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