Metodología para la Estructuración de Problemas Organizacionales

1. Una Metodología para la Estructuración de Problemas Organizacionales

Analicemos una situación cotidiana.

Israel, el esposo de una amiga, cada vez trabaja más horas al día. Es padre de dos niñas (Paulina y Paola), la mayor cursa la secundaria, y la menor apenas inició la primaria este año.

Israel y su esposa acostumbran comprar a crédito y casi siempre tienen deudas, pero en su casa no faltan aparatos electrónicos o juguetes caros para sus hijas. Él piensa que los sistemas de pago a meses sin intereses le permiten tener ahora lo que sólo podría comprar algunos años más tarde. Lo malo de su situación es que debido a sus gastos excesivos, con frecuencia tiene que trabajar horas extras y casi no pasa tiempo ni con sus hijas ni con su esposa.

¿Conoces a alguien que tenga los hábitos que él tiene?, ¿cuál es el problema?

La siguiente figura, muestra una posible serie de eventos que podrían explicar la situación que vive Israel.,

Figura 1. Esquema de la situación de Israel.

Esta situación que dé inicio puede parecer exagerada, forma parte de la realidad de muchas personas, pero entonces ¿por qué no se busca una solución al problema?

Una respuesta puede ser 'porque Israel y su familia están conformes con la situación en la que viven'. Otra podría ser 'Israel no se ha dado cuenta de la situación que vive', y una tercera respuesta sería 'Israel está consciente de su situación pero no sabe cómo hacerle frente'.

¿Qué le recomendarías a Israel? La aplicación del pensamiento sistémico no es exclusivo de situaciones problemáticas en grandes organizaciones, sino que también es altamente aplicable a la vida cotidiana.

Considera que el pensamiento sistémico implica ver el sistema completo en lugar de las partes que lo conforman; Israel puede hacer cálculos de cuánto gana, o de cuánto debe, pero si no observa la situación como un todo (enfoque sistémico) difícilmente encontrará una situación óptima. De hecho, muy probablemente encuentre una 'solución' que más adelante contribuya a que el problema continúe.

El primer paso para la búsqueda de una solución, es la identificación de un problema (o la sospecha de que algo no funciona del todo bien). En problemas estructurados identificar el estado actual y el estado deseado es más lógico y evidente, pero en un problema no estructurado, esto se va definiendo conforme se avanza en el estudio del problema.

Figura 2. Bosque 1 (Hernández, 2008).

Una vez que se tiene identificada la existencia de una situación problemática, el siguiente paso es visualizar la situación como un todo, es decir, identificar las propiedades emergentes del sistema. Haciendo una analogía, no se trata de concentrarse en un árbol si no de intentar observar el bosque completo.

Lo anterior permitirá identificar los elementos básicos y primordiales del sistema para comprender su funcionamiento con mayor profundidad.

Una técnica que puede ayudar a la comprensión de la situación es modelar el sistema mediante un diagrama (como en el caso de Israel), lo que hará posible distinguir las relaciones entre los diferentes elementos del sistema bajo estudio. En este punto, es pertinente que una vez construido el modelo o diagrama, se pida la opinión o validación de alguien más, preferentemente alguien que conozca la situación o esté inmerso en ella. Con esta retroalimentación, probablemente será necesario hacer ajustes al modelo.

Los pasos para realizar la intervención son:

Figura 3. Pasos de la intervención.

Una vez entendida (comprendida, identificada, formulada) la situación problemática es tiempo de definir alternativas de solución, es decir, precisar acciones que promuevan un cambio en la situación problemática actual bajo la consideración que dichas acciones tomarán en cuenta al sistema completo y no sólo a algunos de sus elementos. Luego de implementarlas, será necesario evaluar los resultados y, en  caso necesario, realizar ajustes.

Continuando con el ejemplo de Israel, y considerando que contamos ya con los tres primeros pasos del proceso de intervención (visualizar la situación como un todo, identificar los elementos primordiales del sistema, desarrollar un modelo conceptual a manera de esquema), lo que sigue es precisamente definir las acciones que promuevan un cambio en el sistema.

De acuerdo con el esquema, podemos observar que al aumentar los satisfactoresde su familia, también se incrementa la necesidad de que Israel contraiga más y más deudas. Por ello una acción para promover el cambio es establecer prioridades respecto a lo que va a comprar. Esto es, antes de adquirir algún bien o servicio es necesario que se pregunte si realmente lo necesita o si puede esperar un poco más, de tal forma que identifique lo que es indispensable para cubrir sus necesidades esenciales y no realice compras injustificadas.

Una vez que se disminuyen los gastos se puede continuar con el pago de deudas anteriormente contraídas, lo que favorecerá las condiciones para ahorrar y luego para invertir. La figura 4 muestra el cambio que sufriría el esquema de la situación de Israel después de haber implementando las acciones definidas.

Figura 4. Posible nueva situación de Israel.

Como se ha mencionado, la formulación del problema que implica la comprensión de la situación problemática como un sistema (con todas las propiedades y características que esto implica), lo que hace posible la implementación de acciones que promuevan una modificación en su dinámica, encaminadas a mejorar la situación.

Esta técnica se conoce comúnmente como el ciclo vicioso y virtuoso, pero está basada en la solución a situaciones no estructuradas.

2. La metodología de diagnóstico de Sistemas Suaves de Checkland

Figura 5. Peter Checkland and SSM7 (Flickr, 2012).

La metodología que a continuación se describirá fue desarrollada por Peter Checkland (publicada en 1981) con base en investigaciones de campo que realizó durante muchos años, es muy útil para analizar situaciones problemáticas no estructuradas o problemas suaves (como se les conoce actualmente), a partir del pensamiento formal de sistemas.

...