NORMATIVA DE USO DE LOS AMBIENTES PRÁCTICOS DE APRENDIZAJE

NORMATIVA DE USO

DE LOS

AMBIENTES PRÁCTICOS DE APRENDIZAJE

CONTENIDO

1. Objetivo

1. Alcance

1. Gestores

1. Glosario de términos

1. Responsabilidades y cumplimiento

1. Lineamientos para el uso de los APA

1. Procedimientos

1. Normativa de seguridad

1. Confidencialidad en el manejo de la información

1. Sanciones

1. Paz y salvos

1. Referencias

1. Anexos

NORMATIVA DE USO DE LOS APA

1. OBJETIVO

Dar a conocer a los auxiliares, docentes, estudiantes y en general, a los usuarios de los laboratorios, espacios de trabajo especializado^[1] (consultorios, audiovisuales, etc.) y salas de informática, los lineamientos y las condiciones mínimas de trabajo al interior de los Ambientes Prácticos de Aprendizaje (en adelante: “APA”).

1. ALCANCE

La presente normativa cubre todos los procesos y las actividades que se desarrollan en los espacios considerados como “APA” e incluye a los usuarios (estudiantes, docentes, investigadores) de los mismos con el fin de brindar mejor atención y apoyo oportuno para el desarrollo normal de prácticas relacionadas con la docencia y la investigación.

1. GESTORES

Son las personas que intervienen en las acciones y procesos de administración de los “APA”.

• Coordinador de Ambientes Prácticos de Aprendizaje: Persona encargada de organizar, verificar y controlar los procedimientos establecidos para la gestión de los APA de acuerdo con las directrices de la Dirección Nacional y la Dirección de Sede (en primer lugar) y las Facultades y Programas (en segundo lugar), en conjunto con otras unidades institucionales como Infraestructura Física “IF” o Tecnologías de la Información “TI”.
• Jefe de Programa: Persona encargada de planear, organizar, dirigir y controlar el proyecto académico de alguno de los programas de la Sede Bogotá.
• Docente de Curso: Persona encargada en cada uno de los programas académicos de realizar las actividades correspondientes a los procesos de enseñanza o formación por competencias.
• Líder de Turno o Analista: Persona encargada de dirigir a los auxiliares de “APA” y de hacer cumplir la normativa institucional por todos los usuarios, sean estudiantes o docentes. Da cuenta al Coordinador de APA o Jefe de TI sobre las estadísticas de uso de los “APA”.
• Auxiliar de Laboratorio: En cada “APA” hay una persona encargada que responde por el buen uso y administración de los equipos, insumos y materiales a su cargo. Da cuenta a los líderes y por consiguiente, a las demás directivas de la Universidad sobre el normal desarrollo de labores académicas relacionadas con la realización de prácticas.

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Ambiente Práctico de Aprendizaje “APA”: espacio definido por la Universidad como lugar para que los estudiantes lleven a cabo experiencias tendientes a adquirir competencias y habilidades indispensables para su desempeño profesional. Corresponde a laboratorios, clínicas, salas y demás espacios académicos donde sea posible el aprendizaje práctico por parte de estudiantes.
• Coordinación de Ambientes Prácticos de Aprendizaje: Como Unidad adscrita a la Subdirección Académica y Dirección de la Sede, es la encargada de hacer cumplir la misión institucional de contribuir a la formación de estudiantes por competencias.
• Salas de Informática (o de cómputo) “SI”: lugares donde se llevan a cabo actividades de formación en competencias multimedia.
• Salas u otros espacios APA: comprenden salas, consultorios y otros espacios en los cuales se realizan prácticas de formación.
• Programación de espacios: arreglo o disposición temporal de cada  espacio “APA – SI” asignados a un solicitante (programa, docente o estudiante) en un horario definido.
• Equipos: conjunto de instrumentos que usan los estudiantes y docentes con el fin de lograr un aprendizaje determinado relacionado con las ciencias o sus aplicaciones.
• Insumos: elementos consumibles que forman parte de la realización de experiencias prácticas en los APA.

1. RESPONSABILIDADES Y CUMPLIMIENTO

Es responsabilidad de la Coordinación de APA de la Sede difundir y hacer conocer la presente normativa.

Es responsabilidad de los Jefes de Programa y Auxiliares de cada laboratorio velar por su cumplimiento.

Es responsabilidad de los usuarios (estudiantes, docentes o investigadores) usar apropiadamente los APA y lograr las metas de enseñanza – aprendizaje.

Con base en los lineamientos y documentos institucionales se tienen las siguientes:

1. Del Coordinador APA

• Realizar difusión de la presente normativa.

• Solicitar y revisar cotizaciones (cuando aplique).

• Dar autorización, conjuntamente con los Jefes de Programa, a estudiantes para el acceso a los “APA” en horarios diferentes a los programados, a través del formato que autoriza el acceso extra-clase a los laboratorios, salas o consultorios e informar a los auxiliares sobre las personas autorizadas y las actividades que realizarán. Se diligenciará el formato PROGRAMACIÓN SEMANAL DE LABORATORIOS FAM2-57.

• Revisar documentos, seguimiento de presupuesto, solicitudes de cobro y entrega de paz y salvos (en los casos que aplique) relacionados con cada “APA”.

• Atender solicitudes de usuarios y direccionarlos según corresponda.

• Informar por escrito a seguridad y vigilancia la autorización de salida e ingreso de equipos a las instalaciones de la Universidad.

• Concertar la programación de uso de los “APA” a cargo y sus ajustes, con los programas académicos o dependencias que así lo requieran, asegurando los alcances de los mismos y los recursos necesarios para el desarrollo de dichas actividades.

• Presentar al equipo de trabajo los cronogramas de uso y planeación de acompañamiento a prácticas y actividades a desarrollar en los “APA” de la Sede.
• Realizar la inducción, entrenamiento y re-entrenamiento al personal a cargo.

• Gestionar las clínicas de la sede.

• Participar en procesos de certificación y acreditación de los “APA” que así lo requieran, asumiendo los compromisos del cargo.

• Responder por el uso y actualización de los formatos oficiales del Sistema de Gestión Integral, correspondientes a equipos, insumos, procesos y otros que aplican al manejo de los recursos y medios educativos de los “APA” a cargo y su socialización con los analistas.

• Cumplir con el inventario semestral de equipos, muebles y recursos de los “APAI” a cargo.

• Garantizar la ejecución de los planes de metrología de los “APA” a cargo.

• Reportar la necesidad de compra de equipos, muebles y recursos educativos para los “APA” y clínicas a cargo.

• Registrar las actividades de uso de diario de los “APA” a cargo.

• Construir los reportes estadísticos de uso de los “APA” a cargo.

• Garantizar la protección, calidad y cantidad de insumos necesarios para atender los requerimientos académicos.

• Elaborar anualmente “Plan de mejoramiento” de los “APA” a cargo.

• Orientar y supervisar el desempeño del personal a cargo

• Desarrollar otras actividades propias del cargo.

1. De los líderes de turno o analistas

• Programar las actividades de los auxiliares de laboratorio y comunicar al Coordinador de APA y usuarios la programación asignada de servicio.

• Programar el uso de equipos y otros recursos para usuarios autorizados.

• Presentar al Coordinador y/o Jefe de Programa los informes y estadísticas que se requieran.

• Informar o reportar las novedades que se presenten durante el turno respectivo.

1. De los auxiliares de laboratorios

• Recibir del Coordinador de APA o Líderes de turno, el cronograma semestral de: uso de laboratorios – salas y los requerimientos de insumos, equipos y demás con el fin de preparar el apoyo a las prácticas.

• Preparar y entregar a los profesores los insumos (materiales o software) y equipos para  las prácticas programadas.

• Hacer limpieza de los equipos y enseres de uso en las prácticas de laboratorio, de acuerdo con las instrucciones de los manuales.

• Reportar al Coordinador de APA el daño, uso inadecuado de equipos y conductas al margen del reglamento, al interior de los laboratorios o salas.

• Contribuir con el mejoramiento continuo de los procesos desarrollados en los APA, proponiendo acciones de mejora.

• Asistir a las reuniones que programe la Coordinación APA.

• Ordenar equipos, reactivos y materiales resultantes al final de cada práctica en los estantes para este fin.

• Velar por el cumplimiento  de las normas de Seguridad y Bioseguridad (cuando aplique) descritas en los documentos respectivos.

• Rotular el material, reactivos e insumos, acorde a normas de fichas de seguridad de gabinetes y carpetas por laboratorio.

• Guardar la presentación personal acorde a las actividades que desarrolla según las indicaciones del manual del laboratorio.

• Garantizar el seguimiento de información de acuerdo con las guías y sistemas de calidad establecidos.

• Realizar al inicio y final de cada semestre, inventario de equipos, insumos y software, presentando el respectivo reporte a su superior.

• Conocer, acatar y hacer cumplir el reglamento interno de los laboratorios.

• Participar de todas las capacitaciones en: Bioseguridad – ARP- y otras demandadas por la institución.

• Apoyar las prácticas de carácter libre de los estudiantes, con los insumos, equipos y software bajo las normas establecidas para ello.

• Permanecer atento durante el desarrollo de las prácticas, a cualquier novedad relacionada con el uso de equipos e insumos o de los APA en general, por parte de estudiantes o docentes.

• Efectuar otras funciones derivadas de su cargo que le sean solicitadas.

1. De los docentes – monitores  (encargados de cursos)

• Concertar con el Coordinador APA, los Líderes de Turno y/o Auxiliares, al inicio de cada semestre, las prácticas de laboratorio a realizar, equipos e insumos requeridos, número de grupos, estudiantes por grupo, horarios y fechas, de acuerdo con la disponibilidad de espacios y equipos.

• Diligenciar el formato de aceptación del reglamento o normativa: (ANEXO 1) APA-BOG-01 y el de solicitud de equipos: SOLICITUD GESTIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO DOCENCIA - PROYECCIÓN SOCIAL, disponible en el Sistema de Gestión Integral (código: FAM2-55).

• Dar a conocer a los estudiantes el reglamento y hacer firmar el formato APA-BOG-01 “Aceptación Normativa de Uso de los Ambientes Prácticos de Aprendizaje - SI”. Igualmente, asegurar que los estudiantes asistan a la charla o microcurso de protocolos de seguridad y uso de laboratorios al inicio del semestre lectivo.

• Entregar a los estudiantes vía correo electrónico institucional, las guías de práctica por lo menos una semana antes de cada sesión.

1. De los estudiantes

• Asistir a la charla o microcurso de uso de laboratorios al inicio del semestre.

• Asistir al laboratorio o sala en los horarios programados.

• No realizar actividades sin supervisión de docentes o auxiliares.

• Presentar carné actualizado para préstamo de materiales y equipos.

• Dejar el área de trabajo limpia antes de retirarse del APA correspondiente.

• Seguir las indicaciones del responsable de la práctica (docente o delegado).

• Devolver los equipos, materiales, reactivos y formatos (cuando aplique) usados en la práctica en perfectas condiciones de uso. Cualquier pérdida, daño o avería en los equipos causado por descuido o mal uso por parte del o los estudiante(s) será reportado a la respectiva Dirección de Programa y generará anotación en su(s) respectivo(s) Paz y Salvo(s) hasta que sea repuesto el equipo o su valor correspondiente.

• Cumplir con todo lo estipulado en esta normativa.

1. Del personal vinculado a proyectos de investigación

1. Estudiantes de semilleros, estudiantes con trabajo de grado y otros estudiantes (diferentes a cursos)

• Enviar la solicitud de recursos (p. ej. equipos, insumos, software, etc.) al Coordinador APA, con la autorización del respectivo profesor orientador.

• Para la ejecución de proyectos se debe informar a la Coordinación APA todo el personal que estará vinculado a los proyectos presentando el formato GESTIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO PARA INVESTIGACIÓN FAM2-56 con el proyecto aprobado antes de iniciar trabajos.
• Solicitar al Líder de Turno el apoyo de personal (si se requiere) para el uso de equipos según los horarios establecidos.

• El profesor que autoriza el trabajo será responsable de aprobar e implementar los montajes y ensayos especiales garantizando la seguridad para el usuario, equipos y bienes de la Universidad.

• Identificar clara y adecuadamente con el nombre del responsable y las indicaciones del caso, los equipos o montajes que se dejen en funcionamiento en horarios fuera de la jornada de trabajo.

• Etiquetar adecuadamente los frascos y recipientes de muestras. Identificar su contenido, fecha y a quién pertenece. En caso que las muestras requieran almacenamiento durante su permanencia en el laboratorio, consultar los sitios de almacenamiento con el Auxiliar de Laboratorio o encargado de recepción de muestras.

Solicitar equipos, materiales y software de acuerdo a los horarios establecidos por el laboratorio o sala. Registrar la información respectiva en el formato GESTIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO PARA INVESTIGACIÓN FAM2-56.

• Al terminar su trabajo de grado, devolver todo el material, recursos y equipos prestados y disponer adecuadamente del material sobrante según el protocolo establecido para ello.

• Diligenciar la encuesta electrónica de satisfacción. ANEXO 2. APA-BOG-07.

1. Lineamientos para el uso de los APA

1. Lineamientos para docentes

• Portar siempre el carné institucional y entregarlo al auxiliar al momento de solicitar y recibir equipos y usar bata o ropa de laboratorio OBLIGATORIAMENTE.

• Cumplir estrictamente con el horario programado, no se abrirán los laboratorios sin la presencia del docente. Se dará una espera máxima de 15 min, después de este lapso se habilitará la sala o laboratorio para otro docente o práctica.

• Realizar al inicio de cada semestre lectivo el microcurso de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) cuando aplique, como requisito para dar inicio a las actividades del semestre.

Antes de la Práctica

• Entregar al Auxiliar de Laboratorios la requisición de equipos, insumos y/o software y el número de estudiantes que asistirán, por lo menos una semana antes de la práctica, diligenciando el formato PROGRAMACIÓN SEMANAL DE LABORATORIOS FAM2-57.

• Los docentes deben traer la guía de práctica correspondiente al tema a trabajar.

• Supervisar que la organización de los equipos, materiales o software estén debidamente dispuestos para dar inicio a la práctica y verificar el estado en que los recibe. En caso de no conocer el manejo de los equipos con que realizará la práctica, programar una capacitación con el Líder de Turno o Auxiliares de Laboratorio, Sala o Consultorio. Informar al Coordinador APA cualquier anomalía.

Durante la práctica.

• Supervisar el uso adecuado de los materiales, equipos, insumos, software e instalaciones asignados a los alumnos durante las prácticas en los laboratorios o salas e informar cualquier eventualidad a los auxiliares.
• Solicitar por escrito autorización al Coordinador APA o a quien éste delegue en caso de: requerir las instalaciones en horarios fuera de los autorizados o requerir desplazar equipos o materiales fuera de los laboratorios o salas; en cualquiera de los dos anteriores, asumirá responsabilidad total por el uso de espacios, equipos y materiales a su cargo.

Después de la práctica

• Al final de cada práctica, coordinar y velar por el aseo y orden del laboratorio o sala; verificar el estado de entrega y devolución de los equipos y materiales por parte de los estudiantes y a su vez, entregarlos al auxiliar de turno diligenciando el formato de uso de equipos. El docente no debe retirarse antes de terminar la práctica dejando los equipos a merced de los estudiantes; en caso de abandono de la sesión, se informará por escrito a la respectiva decanatura. Se recomienda empezar a hacer entrega de laboratorios a los auxiliares 15 minutos antes de finalizar la práctica con el fin de facilitar el montaje para la siguiente práctica.

• Solicitar a los estudiantes el diligenciamiento de encuesta electrónica  al final del semestre para efectos de evaluación del servicio prestado, APA-BOG-07. Anexo 7.

1. Lineamientos para estudiantes

Los usuarios cumplirán con todo lo siguiente:

Deberes

• Portar siempre el carné institucional  vigente (personal e intransferible) y entregarlo al auxiliar al momento de solicitar y recibir equipos.

• Estar afiliado al sistema de seguridad social.

• No consumir bebidas y/o alimentos dentro de los laboratorios o salas.

• Cumplir las buenas normas de higiene y limpieza en los laboratorios o salas.

• Familiarizarse con los equipos de seguridad y primeros auxilios, asegurándose que sabe usarlos.
• Permanecer por lo menos dos personas para realizar cualquier práctica al interior del laboratorio o sala, si es inevitable trabajar solo, debe notificar al Auxiliar sobre el particular.

• Todo trabajo o montaje “en proceso” debe rotularse como tal, indicando claramente la fecha y nombre del usuario.

• Se debe usar obligatoriamente bata, overol o ropa de protección, gafas protectoras y llevar el cabello recogido, no usar pulseras, colgantes, mangas anchas, bufandas, prendas sueltas ni calzado que deje el pie al descubierto.

• Mantener limpia la zona de trabajo, hacer uso de los elementos de protección personal, comportarse adecuadamente dentro del laboratorio o sala y hacer uso de los elementos de protección personal.

• Mantener libre de obstáculos las zonas de circulación, no se permite el ingreso de maletas o bolsos a los laboratorios y conocer la ubicación precisa de los extintores de incendios.

• Contribuir al cuidado de la planta física y utilizar los servicios como agua, gases y electricidad que ofrece la Universidad en forma adecuada.

• Usar responsablemente los equipos, materiales, insumos y herramientas, los cuales se deben devolver al laboratorio en el mismo estado entregado. En caso que se incumpla lo anterior, se iniciará un proceso disciplinario de acuerdo con el reglamento estudiantil y las demás normativas de la Institución

• En general, realizar prácticas, pruebas y ensayos con modelos, equipos y prototipos dentro del laboratorio. En caso de requerir de espacios fuera de la universidad, como áreas comunes en donde exista la posibilidad de exposición a riesgos, de personas ajenas al experimento o práctica o salidas de campo, se deberá notificar a la Oficina de Talento Humano e informar a Salud Ocupacional (ARL) con el fin de garantizar al máximo el control de condiciones de seguridad.

• Al terminar la sesión, debe asegurarse de cerrar llaves o grifos de gas, de agua, interruptores de corriente, desconectar equipos, cerrar ventanas y que el recinto quede con seguro, en caso contrario informar al auxiliar de cualquier eventualidad al respecto. El o los usuarios se harán responsables de los equipos e insumos que no queden bajo la custodia de los Auxiliares.

Derechos

• Hacer uso apropiado de los equipos.

• Ser atendido con respeto y con la máxima diligencia (eficacia y eficiencia) posible por parte de los auxiliares y personal de la Universidad.

• Recibir las indicaciones generales para un desarrollo óptimo de las competencias a adquirir en los respectivos Ambientes Prácticos de Aprendizaje.

1. Lineamientos para el uso de  los espacios APA (práctica libre)

• Presentar el carné para acceder a las salas.

• Informar a los auxiliares el software que va a usar.

• Guardar silencio y la compostura adecuada. No ingresar alimentos ni bebidas.

• No  se permite modificar el hardware ni copiar/alterar el software de los equipos (caso de salas de informática y otros que usen software).

• En momentos de alta demanda se reducirá el tiempo de permanencia en sala a una (1) hora por sesión.

• El uso de Internet se restringe exclusivamente para consultas académicas.

1. PROCEDIMIENTOS

1. Pasos a seguir para la asignación de APA

En la siguiente tabla se resumen los pasos generales que se deben cumplir para llevar a cabo una apropiada gestión de solicitud.

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