Redaccion Comercial Definición y usos

Redaccion Comercial

Definición y usos

La carta comercial es una comunicación formal entre dos o más personas o empresas. Su propósito puede ser solicitar información, hacer una petición, confirmar, dar información o facilitar. Es un documento que se envía dentro de una misma ciudad, de una ciudad a otra o de un país a otro. La comunicación puede ocurrir entre particulares o empresas u organizaciones.

Estilos de carta

La presentación tipográfica de las partes de la carta en el papel se conoce como estilos. Los cuatro estilos o formatos para la presentación de la carta comercial más utilizados son el bloque extremo, el bloque modificado (conocido como estándar), el semibloque y el estilo simplificado  o AMS.

     El estilo bloque extremos ha tomado gran auge desde la década pasada por su fácil preparación, y es el que más se utiliza en las empresas. Todas las partes de la carta comienzan en el margen izquierdo de la página, excepto citas directas de más de tres líneas, tablas o cualquier material que se desee destacar en el texto.  

     En el estilo bloque  modificado o estándar, la fecha, la despedida y la firma mecanografiada se comienzan a escribir en el centro del papel. Todas las demás partes comienzan en el margen izquierdo, inclusive los párrafo, los cuales no se sangran.

     El semibloque (conocido como bloque modificado con párrafo sangrado) está cayendo en desuso en la carta comercial (pero es el preferido en la carta personal). La fecha, la despedida y la firma mecanografiadas comienzan en el centro  del papel. La primera línea de cada párrafo se sangra cinco espacios desde el margen izquierdo.

     En el estilo simplificado o AMS se omiten el saludo y la despedida y se incluyen una línea de asunto. En este estilo, todas las partes comienzan en el margen izquierdo y  no se sangra los párrafo.

     En las paginas 5, 6,7 y 8 se muestran los estilos de la cartas comerciales y sus partes. Además, se especifican los espacio en blanco que se dejan entre cada una de las partes.

Partes de la carta comercial

La preparación tipográfica de la carta comercial requiere conocer las partes básicas que toda carta debe tener (excepto las carta estilo simplificado o AMS), otras partes especiales y algunas que están determinada por situaciones especiales. Tanto las partes básica como las especiales deben presentarse en el orden y en la forma que se indican a continuación.

     Las partes básicas de la carta comercial son el membrete, la fecha, la dirección interna o del destinario, el saludo, el texto, La despedidas, la firma mecanografiada, el cargo o puesto del  que escribe, las iniciales de referencias y /o anotación electrónica de archivo (codificación).

     Las partes especiales de la carta comercial son la anotación de medio de distribución, anotaciones personales, la línea de  “por conducto”, la línea de asunto, la línea de referencia, la antefirma, la anotación de copia y la posdata.

Partes básica de la carta comercial

Membrete

     El membrete consta del nombre o la razón social de la empresa, la dirección física y/o postal, los números telefónicos y el número de fax o facsímil. (Para la escritura de los números telefónicos y de fax, consulte el 24, página 210.)  También lleva la dirección electrónica y puede  incluir los nombres de los ejecutivos o de los oficiales en casos como asociaciones profesionales. Algunas empresas colocan el nombre de la empresa en la parte inferior de la hoja.

     El espacio que ocupa el membrete puede variar de 1 a 2 pulgadas verticales (de 2.54 a 5.08 cm), según el número de línea de que conste el membrete. (Véase ilustraciones en la página 10.) Preferiblemente, no debe ocupar más de  una pulgada vertical. Hay empresas que utilizan el margen izquierdo para añadir información. [Cuando este es el caso, se fija el margen izquierdo a por lo menos media pulgada (0.127 cm) de distancias de la información que aparece en el margen izquierdo.] (Véase modelo en la pagina 10.)

     En el membrete, el nombre de la ciudad y del estado se escribe completos, y no abreviados ni en siglas. En el nombre de la empresa pueden usarse abreviaturas si así aparecen en el nombre oficial. Es importante incluir la dirección física y la dirección postal.

     La información del membrete se utiliza al contestar una carta; sirve para verificar la escritura correcta del nombre de la empresa y facilitar localizar la dirección física cuando se quiere  enviar paquetes o valerse de servicios de entrega.

     Todo usuario de computadora puede diseñar un membrete en el cual dé información personal, utilizarlo en su correspondencia privada.

     Algunas empresas presentan en el membrete el nombre y el cargo o puesto del que firma. En este caso, no es necesario mecanografiar los dos; sólo se deja el espacio para la firma.

     Con los programas modernos para computadoras, el remitente puede diseñar un membrete directamente en la computadora cuando no tiene hoja con el membrete impreso. Para ello puede utilizar estilos y tamaños de letras variados, diseños gráficos y colores. (Véase el capítulo 12.)

     La información del membrete puede escribirse a espacio doble sencillo, comenzando a una pulgada del borde superior del papel. Cada línea puede centrarse horizontalmente, o escribirse comenzando desde el margen izquierdo o terminando en el margen derecho. La información puede escribirse todas con mayúsculas sólidas o con letra inicial mayúsculas. Pueden añadirse línea verticales para realzar la apariencia, el logo de la empresa o algún diseño gráfico. Todo debe hacerse con buen gusto, para diseñar un membrete que satisfaga la necesidad de la empresa. Véase modelo en la página 10.

 Fecha

     Para escribir la fecha de la carta se dejan de 2 a 2.5 pulgadas del borde superior del papel sin membrete, o por  lo menos tres espacio verticales después de la última línea del membrete. La fecha se escribe comenzando en el margen izquierdo en los estilos de bloque extremo y simplificado o en el centro del papel en el estilo bloque modificado o estándar y semibloque o bloque modificado con párrafo sangrado. (Véanse de los modelos de la carta comercial, paginas 5, 6,7 y 8).

     En una carta, la fecha siempre debe escribirse completa, tanto en la línea para la fecha como en el texto.

      En español, el orden para escribir la fecha es: día, mes, año (ejemplo: 27 de mayo de 200_). En ingles, por el contrario, se escribe primero el mes, luego el día y el año (ejemplo: Mayo 27, 200_). Por cortesía para el lector, en la carta comercial no debe escribirse la fecha con cifras; esta forma se usa en facturas, órdenes de compra y otros documentos impresos. Note que, en español, los meses del año se escriben en letras minúsculas; en inglés, con letra inicial mayúsculas.

     Para centrar verticalmente una carta utilizando la función automática del programa de la computadora, se selecciona esa función del menú correspondiente y se escribe la fecha en la primera línea disponible después del membrete. Esta función puede aplicarse después de terminarse la carta.

     En la computadora, la fecha puede insertarse automáticamente utilizando la opción que ofrece el programa. Hay programa con la opción de insertar la fecha por medio de un código que actualiza la fecha en cada apertura del documento; esta opción es útil en plantillas de cartas para funcionar documentos.

     Para insertar la fecha automáticamente, debe asegurarse de que la computadora tiene la fecha actualizada y esta activada en el idioma que va a emplear. También debe seleccionar el estilo correcto para la fecha entre las opciones que ofrece el programa.

Dirección del destinatario

     La dirección del destinario se escribe a cuatro espacios verticales debajo de la fecha y a espacio sencillo entre líneas. Comienza en el margen izquierdo, en todos los estilos de la carta. Debe constar de por lo menos tres líneas. En la primera línea se escriben el nombre y los apellidos del destinario o el nombre de la empresa; en la segunda, la dirección física o postal, y en la tercera, la ciudad, el país y el código postal.

     La ortografía del nombre de las empresas no debe alterarse; se debe escribir según aparece en el membrete. No se abrevia el nombre ni se elimina parte de él; esto también se aplica a los nombres propios de persona. Hay que ser fiel a la forma como la persona escribes su nombre o firma. Ejemplos:

Myriam o Miriam

Lydia o lidia

Empresa Metalúrgica, Incorporada o

Empresa Metalúrgica, Inc.

     Recuerde que el membrete de la correspondencia recibida es una fuente de referencia para escribir correctamente el nombre de la empresa o del individuo.

     El nombre del destinario debe estar precedido por el título de cortesía (Sr., Sra., Srta., Sa.), el título académico (Dr., Ing., Prof., etc.) o el título religioso (Rvdo., Mons., etc.). Tales títulos pueden abreviarse en la dirección interna, o del destinario, pues van seguidos del nombre y los apellidos de la persona.

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