ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TEORÍA Y PRÁCTICA

CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TEORÍA Y PRÁCTICA

Una de las actividades humanas más importante es la administración. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar metas que no podían lograr individualmente, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha confiado cada vez más en el esfuerzo de grupo y que muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez más importancia. El propósito de este libro es fomentar la excelencia entre todas las personasen las organizaciones, especialmente entre los gerentes o administradores (en España directivos), los que aspiran a serlo y otros profesionales.*

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: SU NATURALEZA Y PROPÓSITO

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica:

Como administradores, las personas realizan funciones administrativas de planeación (en España planificación), organización, integración de personal (en España, recursos humanos; en Colombia, gestión de personal), dirección y control.

La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.

La meta de todos los administradores es la misma: crear un superávit.

La administración se ocupa de la productividad: esto implica eficacia y eficiencia.

Funciones de la administración

Muchos académicos y administradores han encontrado que el análisis de la administración se facilita mediante la organización útil y clara del conocimiento. Al estudiar esta disciplina, resulta útil dividirla en cinco funciones: planeación, organización, integración de personal, dirección y control, alrededor de las cuales se puede organizar el conocimiento en que se fundamentan. Los conceptos, principios, teoría y técnicas de la administración se agrupan en consecuencia.

• En ocasiones se usa el término "no gerentes" para referirse a personas que dirigen subordinados. Por lo tanto, los gerentes incluyen profesionales que quizá tengan una alta posición en las organizaciones.

Este marco teórico se ha usado y probado durante muchos anos. Aunque existen formas diferentes de organizar el conocimiento administrativo, en la actualidad, la mayoría de los autores de libros de texto lo han adoptado, o uno similar, incluso después de experimentar en ocasiones con formas alternativas de estructurar el conocimiento.

Aunque en este libro se insiste en que las tareas de los administradores se relacionan con el diseño de un ambiente interno para el desempeño dentro de la organización, no se debe pasar por alto que los administradores tienen que operar también en el ambiente externo.2 Evidentemente, no pueden realizar sus tareas bien a menos que comprendan y sean sensibles a los muchos elementos del ambiente externo: factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos y éticos, que afectan sus áreas de operación. Más aún, muchas organizaciones ahora se han extendido a diferentes países; por consiguiente, en esta obra se ha adoptado una perspectiva global de la administración.

La administración como una parte esencial de cualquier organización

Los administradores tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo. Por lo tanto, la administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, a empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicios. El término "empresa' se refiere a los negocios, a las agencias gubernamentales, a los hospitales, alas universidades y a otras organizaciones, puesto que casi todo lo que se dice en este libro se refiere tanto a los negocios como a las organizaciones que no buscan el lucro. La administración eficaz es la preocupación del presidente de la corporación, del director del hospital, del supervisor de primera línea en el gobierno, del líder de los "boy scouts", del obispo en la iglesia, del entrenador de un equipo de béisbol y del rector de la universidad.

Funciones administrativas en diferentes niveles organizacionales y la mujer en la administración

En esta obra no se hacen distinciones básicas entre gerentes, ejecutivos, administradores y supervisores. Desde luego que una situación determinada puede diferir en forma considerable entre los diversos niveles de una organización o entre varios tipos de empresas. En forma similar, el alcance de la autoridad puede variar y los tipos de problemas que se afrontan pueden ser considerablemente diferentes. Más aún, la persona que desempeña un papel administrativo quizá dirija a personas en los departamentos de ventas, ingeniería o finanzas. Sin embargo, subsiste el hecho de que, como administradores, todos obtienen resultados al establecer un ambiente para lograr un esfuerzo eficaz de grupo.

Todos los gerentes desempeñan funciones administrativas, pero el tiempo que dedican a cada una de ellas puede ser diferente. En la figura 1-1 se muestra una aproximación del tiempo relativo que se destina a cada una, aunque es probable que los administradores de más alto nivel en las empresas modernas le asignen más a la dirección de lo que han determinado los investigadores. Además, estos administradores se dedican más a la planeación y a la organización que los de niveles inferiores. En cambio, gran parte de las labores de los supervisores de primera línea son de dirección. El tiempo que se consume en el control varía sólo ligeramente para los administradores en diversos niveles

Habilidades administrativas y la jerarquía organizacional. Robert L. Katz identificó tres clases de habilidades administrativas. 3 A éstas quizá se pueda añadir una cuarta: la habilidad para diseñar soluciones.

La habilidad técnica es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarles cómo usarlas. En forma similar, los contadores aplican técnicas específicas en sus labores.

La habilidad humana es la para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es trabajo en equipo; es la creación de un ambiente en el que las personas se sienten seguras y libres para expresar sus opiniones.

La habilidad conceptual es la capacidad de ver la "imagen de conjunto", de reconocer los elementos importantes

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