Documento No Negociables

Concepto de orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios encargados.

Parte de una orden de compra.

Debe contener:

• Lugar y fecha de emisión.

• Nombre y número de orden del comprobante.

• Nombre y domicilio.

• Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

• Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X"

Formas de emisión

Original: Para el Vendedor.

Duplicado: Para el Comprador.

¿Por qué se utiliza la Órdenes?

Importancia

• Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto

• Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

2-La cotización.

Es un documento que cumple con el fin de dar una cotización de los materiales que se deben comprar y el costo de los servicios que prestan.

Partes de la cotización

Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.

Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.

Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.

Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas.

Forma de pago: a crédito o de contado.

Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.

Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.

Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación.

Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.

Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.

Concepto de Factura.

• La factura comercial Definición: Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente

Partes de la factura comercial

Membrete de la empresa

Nombre del documento Número consecutivo

Datos del cliente

Nombre del vendedor

Fecha de facturación: Lugar de despacho

Forma de pago

Numero de cedula nit o Rit del comprador

Descripción de la mercancía

Imputación contable

Firma de los responsables

Importancia de la factura

Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra,

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