Documentos Mercantiles Negociables Y No Negociables

INTRODUCCIÓN

Desde tiempos remotos, el comercio era una de las actividades más importantes del ser humano, siendo el trueque una de las formas elementales de realización mercantil. Conforme fue evolucionando el ser humano en su relación con el sistema productivo mercantil, también fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas: entonces se creó la moneda. El hombre de esta forma cambia objetos por su representación de valor.

Esto a su vez al hacerse notorios los adelantos y descubrimientos científicos, también se tenía que avanzar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles que avalaran una determinada relación comercial.

Por tanto bajo este orden de ideas se puede decir que la documentación mercantil es una disciplina especializada que nos da a conocer las características fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentación a emplearse en cada actividad mercantil. Los documentos mercantiles a utilizarse darán fe de la actividad comercial, y servirán a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad.

Además el llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto técnico legal, es decir fundamentadas en el arte de su confección y en las leyes que la rigen puesto que en el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se de en el campo mercantil se hace constar en algún documentos y en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún calificado.

 DOCUMENTOS MERCANTILES.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

 DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES

Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en consecuencia son negociables.

Estos son: Letras de Cambio, Pagarés y Cheque.

 LETRA DE CAMBIO

Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario).Las personas que intervienen son:

La letra de cambio es un título de crédito representativo de dinero. En ella se consigna una cantidad determinada o determinable de dinero que debe pagarse a su tenedor o beneficiario. Por consiguiente, éste tiene un derecho personal o crédito, que debe satisfacer el o los obligados al pago.

La letra tiene un carácter abstracto. Por tanto, es independiente del negocio que le dio origen. Es el caso cuando se acepta una letra en pago del precio de una compraventa. En este caso el comprador tendrá dos obligaciones: una emanada de la compraventa y otra, de la aceptación de la letra. Para evitar esto se debe expresar que se acepta la letra en pago del precio o para garantizar o facilitar el cobro del mismo.

• En la emisión y circulación de una letra de cambio intervienen las siguientes personas:

* Librador o girador: Es aquel que pone en circulación una letra de cambio, dando la orden para que se efectúe el pago.

* Librado: Es aquel a quien se da la orden de pago, la cual puede o no aceptar. En caso de que acepte, quedará obligado a efectuarlo, pasando a denominarse aceptante.

* Portador o beneficiario: Es el titular del crédito representado por la letra, quien deberá presentarla para su aceptación y cobro en los plazos que correspondan. Deberá, además, protestarla si no es aceptada o pagada.

• Eventualmente también pueden intervenir en la circulación de la letra las siguientes personas:

* Endosante: Aquel que endosa una letra, con alguna de las finalidades que más adelante se señalarán.

* Endosatario: Aquel en cuyo favor se endosa la letra. El tenedor se considera portador legítimo si justifica derecho por una serie no interrumpida de endosos, aunque el último esté en blanco.

* Avalista: Persona que garantiza el pago de la letra.

Es importante considerar que la ley dispone que “todos los que firman una letra de cambio, sea como libradores, aceptantes o endosantes, quedan solidariamente obligados a pagar al portador el valor de la letra, más los reajustes e intereses,

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