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CMI INTERNATIONAL GROUP Preparándose Para Negociar

Por Drs. Danny Ertel y Francisco J. Sánchez,

con Dr. Horacio A. Falcão

INTRODUCCIÓN

Muchas personas sobresalen en creatividad e improvisación cuando negocian. Para muchos, la preparación no es una parte importante del proceso de la negociación. Negocian por intuición, sin preparación. Sin embargo, un nuevo punto de vista más amplio del proceso de la negociación está ganando terreno. Tener una intuición aguda es importante para obtener éxito en las negociaciones. Todavía, los ejecutivos de negocios, líderes gubernamentales y otros profesionales que negocian temas complejos combinan sus instintos esenciales con la preparación sistemática. Cada día más y más gente está reconociendo que una preparación cuidadosa es un ingrediente clave para obtener éxito en las negociaciones.

Las personas no se preparan para negociar por tres razones: 1) no ven un valor importante en la preparación; 2) están demasiado ocupadas para invertir su limitado tiempo en la preparación; o 3) no saben como prepararse para la negociación de un modo que produzca resultados. Comunmente asumen que no es necesaria la preparación cuando negocian en situaciones de bajo riesgo o sienten que conocen suficiente sobre la sustancia del tema como para improvisar. Desafortunadamente, los negociadores no preparados ceden la iniciativa en las negociaciones con sus contrapartes mucho mejor preparadas y privan a todos de su creatividad. Otros negociadores, quienes sienten que la preparación lleva mucho tiempo, fallan al no reconocer que una buena preparación significa conversaciones eficientes en la mesa de negociaciones y generalmente un ahorro global de tiempo. Finalmente, muchos negociadores eligen confiar estrictamente en sus instintos simplemente porque no conocen cómo luce una preparación efectiva.

Este artículo está escrito para ese grupo emergente de negociadores modernos que reconocen el valor de la preparación y encontrarían el tiempo para prepararla si solamente supieran como hacerlo bien. Aporta a los profesionales lineamientos prácticos para prepararse para cualquier negociación. Se incluyen herramientas prácticas de preparación, necesarias para negociaciones eficases y eficientes. La aplicación de las ideas y herramientas que siguen ayudarán a toda persona a prepararse sistemática y ampliamente para cualquier negociación.

La conexión entre preparación y negociación es generalmente incomprendida y subestimada. A menudo, los problemas que surgen en muchas negociaciones son la consecuencia de la falta de preparación por parte de una o más partes. Los lineamientos de preparación que siguen son "teoría para practicantes". Han sido probados en muchas situaciones por algunos de los más expertos negociadores en el mundo. Pensamos que también le ayudarán a Usted!

APURADO?

Una buena preparación no requiere mucho tiempo. Pensamiento claro y unos pocos minutos de atención focalizada, mejorarán radicalmente su efectividad. Una aproximación sistemática lo ayudará a dominar aun más el proceso de la nagociación y a entender completamente los puntos claves que están en juego. Una premisa básica en nuestras recomendaciones es que en cualquier negociación hay siete elementos a considerar. Estos siete elementos son intereses, opciones, alternativas, legitimidad, comunicación, relación y compromiso.

Intereses

Los intereses no son las posiciones; las posiciones son las exigencias de las partes. Ocultas bajo las posiciones se encuentran las razones por las cuales se exige algo: necesidades, preocupaciones, deseos, esperanzas y miedos. Cuanto mejor un acuerdo satisface los intereses de las partes, mejor es el trato.

Opciones

Las opciones son todas las posibilidades sobre las cuales las partes podrían llegar a un acuerdo. Las opciones están o deberían ponerse "sobre la mesa". Un acuerdo es bueno si es el mejor de muchas opciones, especialmente si explota todo el potencial de mutuas ganancias en la situación.

Alternativas

Las alternativas son todas las posibilidades de retirarse de la negociación que tiene cada una de las partes si no se alcanza un acuerdo. En general, ninguna parte aceptaría algo peor que su “MAAN” (Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado).

Legitimidad

La legitimidad refiere a la percepción de justicia en un acuerdo. Un acuerdo dejará a ambas partes sintiendo que han sido tratados con justicia en la medida en que se base en criterios o en principios mas allá de la voluntad de cada parte. Estos criterios externos de justicia incluyen leyes y regulaciones, standáres industriales, prácticas corrientes o algunos principios generales como reciprocidad y precedentes.

Comunicación

La calidad de la comunicación en una negociación depende tanto del nivel de mutua comprensión como de la eficiencia en el proceso. En una comunicación de buena calidad, los mensajes son comprendidos por los receptores con el significado deseado por los emisores. Esto es, las partes se entienden una a la otra, aún cuando estén en desacuerdo. Una comunicación de alta calidad es también eficiente cuando los negociadores minimizan los recursos empleados en llegar a un acuerdo o deciden discontinuar las negociaciones.

Relaciones

Muchas negociaciones importantes se realizan con gente o instituciones con las que hemos negociado antes y, probablemente negociaremos en el futuro. En general, una sólida relación de trabajo habilita a las partes para manejar bien sus diferencias. Toda transacción debería mejorar más que dañar la habilidad de las partes para trabajar juntas nuevamente.

Compromiso

Los compromisos son las declaraciones orales o escritas sobre lo que cada parte hará o no hará. Estos pueden hacerse durante el curso de la negociación o pueden concretarse en un acuerdo alcanzado al final de la misma. En general, un acuerdo será mejor en la medida que las promesas hechas hayan sido bien planeadas, bien forjadas, de modo que los acuerdos sean prácticos, durables, fácilmente comprensibles por todos aquellos que deben cumplirlos y, verificables si es necesario.

El tiempo es siempre un recurso escaso para los ejecutivos ocupados. Con esto en mente, hemos clasificado nuestras técnicas de preparación estructurada en tres categorías:

Preparación Rápida, es una rápida mirada del mapa de la negociación; ayudaría a tener un sentido sobre lo que es la negociación y hacia donde debería ir.

Preparación Prioritaria, es útil cuando es necesario centrarse solamente en ciertos elementos de la negociación.

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