Normatividad

h. Analizar la información; en caso de tener dudas se elaborará una entrevista.

i. Elaborar un programa de entrevistas, asignando el día, la hora y el responsable de realizarla.

j. Realizar las entrevistas.

k. Solicitar la documentación necesaria.

l. Realizar una observación para obtener más información.

m. Elaborar un borrador de los procedimientos en una hoja de rota folio con las reglillas para diagramar.

n. Comentar con los involucrados el procedimiento diagramado para conocer sus opiniones.

o. Con las observaciones realizadas por los involucrados, utilizar un programa de computador, que permita realizarlo sistemáticamente.

p. Elaborar el diagrama por escrito.

q. Analizar los formatos que se entregaron de acuerdo con las guías para su análisis.

r. Elaborar la presentación de los formatos para que éstos sean integrados en el manual, como formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado, diagrama de circulación del formato.

s. Integrar el manual con portada, índice, introducción, visión, misión, simbología, glosario, portada de los procedimientos con el nombre del procedimiento con su objetivo, procedimiento por escrito, procedimiento diagramado, portada del catálogo de formatos, portada del formato con objetivo, formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado y diagrama de circulación del formato por diversos departamentos.

t. Mostrar a los involucrados el manual de procedimientos.

u. Corregir lo necesario.

v. Obtener las firmas de elaboración, revisión y autorización.

w. Integrarlo en una carpeta.

x. Revisarlo y mejorarlo cada seis meses, como máximo.

Instrumentación en la organización.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Ámbito de aplicación.

Una vez que se elaboró el manual, éste se distribuye a cada área interesada. Posteriormente, se reúne a los involucrados para mostrarles el manual, sobre todo el procedimiento en el que están involucrados. Se realizan las aclaraciones necesarias para conocer las necesidades de capacitación que se requieran.

Metodología de actualización

Cuando la organización realiza el manual de procedimientos o el de calidad, automáticamente entra en un proceso de revisión de sus procesos. La razón es muy simple, nada es para siempre y todo es perfectible. Esto es, si partimos del hecho de que un procedimiento es un plan que nos va a determinar la forma en que vamos a realizar nuestras actividades para lograr un objetivo determinado, éste

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