Agencias Y Sucursales

Introducción

Las agencias y sucursales son extensiones que establece la empresa, con el fin de abarcar un mercado geográfico mayor y a una clientela numerosa. Mediante ellas la empresa logra también extender las acciones de sus ventas, mucho más allá del radio de influencia de su departamento de ventas central y, por lo tanto, logra así sacarle mayor provecho a sus inversiones de capital.

En el presente seminario se presentará una definición más amplia de estos conceptos, ventajas y desventajas de los mismos así como sus funciones y beneficios que le aporta a la empresa con una serie de elementos que servirán para diferenciar uno del otro, con el fin de que los compañeros y nosotros mismos podamos aprenden lo esencial de este tema.

Objetivos

• Mostrar el concepto de agencias y las operaciones que generalmente esta realiza.

• Mostrar el concepto de sucursales y las operaciones y asientos contables que generalmente realiza.

• Mejorar el entendimiento por medio de ejemplos de agencias y sucursales.

• Tratar el tema de una forma concisa y precisa, para el fácil aprendizaje.

Agencias y Sucursales

Marco Conceptual

Las Agencias y Sucursales, son medios utilizados por la Casa Central para proyectar sus ventas en lugares apartado de la Casa Central.

Eric L. Kohler “ Es la relación entre principal y agente. Cualquier unidad de administración gubernamental de una apropiación, distribución o asignación.”

Diferencia entre las Agencias y Sucursales:

Las agencias solo son medios de exhibición y ventas que almacenan mercancías, no conceden crédito, tampoco manejan fondos, excepto el de Caja Chica, no llevan libros de contabilidad, mientras que las sucursales si almacenan mercancías, conceden crédito, realizan compras, manejan fondos, llevan libros de contabilidad. Estas operan como una empresa normal, excepto que no liquidan los impuestos.

Agencias

Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.( Art.264 C. CO)

Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

Las características más importantes de una agencia o agente de ventas son las siguientes:

1. Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay un contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañías, las cuales incluso manufacturen productos similares.

2. La característica distintiva de los agentes de ventas es que cobran una comisión por las mercancías vendidas. La facturación de las ventas la efectúa directamente la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

3. En general no mantienen inventarios. Una de las funciones que cumplen es la de colocar pedidos, además de la de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. Hay casos en los que mantienen un lote de mercancías o muestrarios de los productos que distribuyen, sin embargo normalmente no les pertenecen, sino que les son entregados en consignación por la casa matriz.

Otras Características:

• Tienen personería jurídica

• No tiene capital propio

• Lleva un registro de fondo fijo de caja

• Tienen mercancía para la exhibición

• No mantiene existencias

• Fondo es reponible

Factores que impulsan a su creación

1. Incremento del radio de acción de la Casa Central

2. Incremento en el volumen de ventas.

3. Permanencia en el mercado dada las altas competencias en el mercado.

4. Al ser más competitivos se podrán bajar los precios a los clientes.

Las operaciones normales que realizan las agencias son:

a) Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el crédito, enviada la mercancía y facturada.

b) Algunas veces efectúan la cobranza de los clientes y la envían a la empresa a la que sirven.

c) Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores.

d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

Contabilidad de la Casa Matriz

La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz.

Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.

Es decir, las agencias no llevan Contabilidad por partida doble, lo único que necesitan llevar, es un libro de caja para anotar el dinero que reciben de la casa central para su fondo fijo, y los pagos de sus gastos.

Los pagos de los gastos se llevan en un libro por duplicado sirviendo el duplicado para reponer el fondo, junto a los justificantes, como muestra de los desembolsos efectuados, quedando la

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