Ensayo De Sistemas Contables Computarizado

ENSAYO SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS

INTRODUCCIÓN

Años atrás los comerciante estaban obligados a llevar su contabilidad de acuerdo con un sistema contable aprobado por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado, refiriéndose en este caso a la Superintendencia de Sociedades y Empresas Mercantiles hoy Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, la cual tenía dentro de sus atribuciones, autorizar los sistemas contables .

El desarrollo de las relaciones mercantiles incidió en la necesidad de controlar las operaciones económicas, desarrollándose técnicas y habilidades para poder contar los frutos de estas operaciones, surgiendo la contabilidad, la cual con los años ha evolucionado y ha permitido al hombre poder controlar estas transacciones económicas por muy complejas que parezcan. Desde épocas remotas el hombre se encontró con el dilema de agilizar los cálculos para enfrentar con eficacia los grandes volúmenes de operaciones matemáticas que generaban los controles contables. Además con la gran diversidad de operaciones monetarias mercantiles de hoy en día, el desarrollo del crédito y de los patrimonios multinacionales, sería casi imposible e incosteable llevar los registros contables de forma manual. Para facilitar los cálculos de estas operaciones, fue que se crearon los Sistemas Contables Computarizados a partir de la década de 1950, que aunque en sus inicios sólo podían acceder las empresas de gran tamaño, ya en la actualidad el negocio más pequeño puede permitirse el uso de la computadora para llevar sus registros contables.

En la rama de la contabilidad es notable el avance que ha provocado en las empresas el procesamiento de los datos primarios por medio del uso de las computadoras. Esta ciencia se ha beneficiado mucho de la tecnología de la computación, incluso más que cualquier otra área de negocios. La aplicación de las computadoras en la contabilidad es algo natural porque estas máquinas son ideales para realizar cálculos repetitivos.

Valiéndose de los sistemas contables es que ha sido posible acoplar las computadoras a la solución de los registros que se llevan en contabilidad ya que un programa de computación es un conjunto de instrucciones que le dice a la computadora qué tiene que hacer. Sin el programa no puede realizar ni las tareas más sencillas. Esto no significa que hay que ser programador para utilizar las computadoras en contabilidad porque precisamente al ser esta ciencia una de las aplicaciones más importantes de la computadora, además de que los procedimientos contables son básicamente los mismos si se realizan manual o de forma automatizada, es que se han escrito numerosos programas para manejar la información contable, por lo que sólo se requiere comprar e instalar el programa adecuado según los requerimientos del negocio. Muchos negocios pueden llevar su contabilidad con más eficiencia, un software integrado.

CUERPO

DEFINICION

El sistema contable consiste en la documentación mercantil, los registros y los informes, además del conjunto de los procedimientos que se emplean para registrar las transacciones y reportar sus efectos.

La operación del sistema contable se inicia con la preparación de una forma o documento (factura o cheque) continuando después con la captación de los datos registrados en el documento y su respectivo flujo a través de los pasos del sistema que son: el registro, la clasificación, el proceso resumen y la información resultante.

I.REQUISITOS PARA AUTORIZAR SISTEMAS CONTABLES

La base legal para esta función está regulada en el Art. 435 del Código de Comercio vigente y Art. 17 literales a) de la Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduría.

DOCUMENTACION REQUERIDA

a) El interesado deberá presentar su solicitud por escrito dirigida al contador público. La solicitud deberá estar firmada por el Representante legal o apoderado en caso de sociedades y por el propietario en caso de personas naturales. En esta solicitud deberá expresarse si lo solicitado es que se le elabore y autorice el sistema contable, se autorice el que presenta o se le autorice modificaciones.

b) La firma del solicitante deberá estar autenticada por el notario.

c) El solicitante deberá comprobar la personería con la cual actúa, anexando a la solicitud la siguiente documentación:

Persona Jurídica: Copia autenticada por notario de la escritura de constitución o modificación de la sociedad, copia autenticada de credencial del representante legal, copia autenticada del poder en caso de tratarse de apoderados.

d) Original y copia de la descripción del Sistema Contable, Catálogo de cuentas y su manual de instrucción, los cuales deberán ser firmados por el representante legal o apoderado en caso de Personas Jurídicas y del contador. En caso de Persona Natural, firmado directamente por el propietario y contador.

e) Para efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Titulo I y II del Libro Segundo del Código de Comercio, deberá requerirse copia de los recibos de pagos de matrículas y balances inscritos en el Registro de Comercio o en su caso constancia de recepción de que están en trámite. Cuando se trate de modificaciones deberá solicitarse copia de la autorización del sistema a modificar.

f) En caso de modificación por cambios de métodos (de valuación de Inventarios, Depreciación, etc.), deberá agregarse resolución de la Dirección General de Impuestos Internos autorizando el cambio.

II. PROCEDIMIENTO Y CONTROL PARA AUTORIZAR SISTEMAS CONTABLES

a) El Contador Público después de asegurarse que la documentación recibida está completa y presentada en legal forma, iniciará el trámite.

b) Analizará la actividad del comerciante y sus operaciones, documentando su trabajo mediante: narrativas, entrevistas, flujo gramas, políticas contables, modelos de libros contables principales y auxiliares, programas de computo, memos internos del despacho con observaciones.

c) Evaluará si el sistema contable propuesto es adecuado al negocio, está de acuerdo con los generalmente aceptados, sus políticas contables están acordes con la normativa contable vigente. Asimismo se asegurará si cumple con los requerimientos fiscales (métodos de valuación, métodos de depreciación, ejercicios contables, etc.).

d) Cumplido los puntos anteriores procederá a autorizar el sistema contable, emitiendo una resolución (modelo 1/B) la cual firmará y sellará. Asimismo firmará y sellará la descripción del sistema contable, el catálogo de cuentas y su manual de instrucciones. Debiendo sellar y numerar correlativamente todas las

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