Vida De Undocumneto

TEMA 10: EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

10.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:

1.- El valor de los documentos; y

2.- La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:

1.- Archivo de oficina.

2.- Archivo central.

3.- Archivo intermedio.

4.- Archivo histórico.

10.2. ESTADOS UNIDOS Y LA "GESTIÓN DE DOCUMENTOS"

El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "récord management": la gestión de documentos es una aplicación de la Administración con fines de eficacia y consulta en la producción documental, pero sin beneficio para la futura investigación.

Los objetivos de este tratamiento están dirigidos a:

1.- Documentación adecuada.

2.- Evitar lo no esencial.

3.- Simplificar los sistemas de creación y uso de la documentación.

4.- Mejorar la forma de organización y recuperación de los documentos.

5.- Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentación.

6.- Garantizar la distribución de los documentos.

Los factores que determinan la aparición de esta teoría son 3:

1º.- La gran complejidad de la administración en EE.UU., pues existen muchos documentos.

2º.- Adelantos técnicos.

3º.- La no existencia de archivos, puesto que no tenían tradición anterior, ni tampoco tienen tradición histórica porque no les importa el documento histórico.

El archivo de documentos se desarrolla en la primera mitad del s. XX con antecedentes a finales del s. XIX. Hay muchas leyes emanadas por el primer congreso, existe preocupación sobre la conservación de los documentos, ya que fundamentan la existencia del estado. El gran volumen de los mismos ya en ese momento obligó a plantearse el expurgo de documentos históricos o no útiles, pero una comisión determina que en principio no se eliminara.

Poco después, el volumen era tan grande que se autoriza la destrucción de algunos de ellos. Pero, inmediatamente, piensan que, para eliminar menos, hay que producir documentos útiles, por lo que introducen el concepto de eficiencia en la creación y uso de los documentos,

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