Administracion Del Tiempo

Principios generales: Teóricos

• El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equitativamente a nobles y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más ni menos

• Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta cómo lo estamos administrando

• La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo)

• Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades

• Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores , toda programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos

• En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante (lo urgente es lo que exige atención inmediata). La tirania de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas como si todos fueran crisis

• El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo

• Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro de tiempo y de energía (principio del descuido calculado)

• El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no solo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género

• Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las personas y de las organizaciones (alrededor del 80%) actividades que rinden mucho consuman poco tiempo ( alrededor del 20%). Este principio es conocido como “la regla de 80/20”

Principios prácticos: aplicados

• Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo esta empleando (análisis del tiempo)

• Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación

• Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a si mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones, y de este modo favorece la eficiencia

• Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente ( por ejemplo, una vez al mes, o al menos cada seis meses) parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no malgastar el tiempo y energías en cosas secundarias

• Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos

• Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales programas y controles que, por su propio peso reduzcan dichas interrupciones

• Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en:

Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias

Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos

Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos.

• Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades

“LADRONES DEL TIEMPO DEL EJECUTIVO”

• Planeación deficiente, ya sea porque los objetivos no quedan claros o porque falla su distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.

• Jerarquización insuficiente de prioridades.

• Incapacidad para decir “NO”, fuente a su vez de múltiples interferencias extrañas.

• Poca habilidad en el manejo de las interrupciones.

• Resistencia de delegar, o el no saber cómo delegar en forma adecuada.

• Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.

• “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño en hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.

• Apoyo secretarial ineficiente.

MITOS

Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo.

• El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más… para no llegar a ninguna parte.

• El mito del centralismo: “cuando más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando

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