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Nota de pedido

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor

¿QUIEN LO EMITE? EL COMPRADOR

¿QUIEN LO RECIBE? EL VENDEDOR

Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada

¿QUIÉN LO EMITE? Quien lo confecciona y se queda con el DUPLICADO: COMPRADOR

¿QUIEN LO RECIBE? Quien lo recibe y se queda con el ORIGINAL: VENDEDOR

Nota de venta

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

¿QUIEN LO EMITE? EL VENDEDOR

¿QUIEN LO RECIBE? EL COMPRADOR

Remito

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.

¿QUIÉN LO EMITE? Quien lo confecciona y se queda con el DUPLICADO: VENDEDOR (con la firma del comprador como constancia de recepción)

¿QUIEN LO RECIBE? Quien lo recibe y se queda con el ORIGINAL: COMPRADOR

Factura

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

REQUISITOS

Factura: es el documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla:

a) Nombre del comprador y vendedor

b) Fecha y lugar de venta

c) Cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercaderías.

d) Descuentos y bonificaciones.

e) Condiciones de pago.

¿QUIÉN LO EMITE? Quien lo confecciona y se queda con el DUPLICADO: VENDEDOR

¿QUIEN LO RECIBE? Quien lo recibe y se queda con el ORIGINAL: COMPRADOR

Nota de débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

¿QUIÉN LO EMITE? Quien lo confecciona y se queda con el DUPLICADO: VENDEDOR

¿QUIEN LO RECIBE? Quien lo recibe y se queda con el ORIGINAL: COMPRADOR

Nota de crédito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

¿QUIÉN LO EMITE? Quien lo confecciona y se queda con el DUPLICADO: VENDEDOR

¿QUIEN LO RECIBE? Quien lo recibe y se queda con el ORIGINAL: COMPRADOR

Resumen de cuenta

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente

REQUISITOS:

a) Saldo anterior

b) Fecha, número e importe de las facturas que le fueron remitidas.

c) Fecha e importe de los pagos realizados por el cliente

d) Fecha, número

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