Amat Cap 1

PARTE I

EL CONCEPTO DE CONTROL

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La dirección de empresas y la necesidad de control

Desde finales de los años 70 se ha hablado cada vez con una mayor insistencia de la necesidad de disponer de sistemas más formalizados de gestión que faciliten la dirección y coordinación de las diferentes unidades y de las actividades que se realizan en la empresa. Esta necesidad ha venido influida por varios aspectos entre los cuales hay que destacar la mayor complejidad organizativa de las empresas actuales (por la mayor dimensión, la diversificación e internacionalización de sus actividades y su descentralización), la creciente profesionalización del personal, la influencia y difusión de los modelos de gestión de las empresas multinacionales y, especialmente, la percepción de que el entorno en el que actúan las empresas es progresivamente más dinámico y hostil que en períodos anteriores.

En este primer capítulo se pretende exponer el concepto de control que se desarrollará en el texto, señalando el contexto organizativo en el que opera un sistema de control y los elementos necesarios para la realización del control. En el último apartado se presenta una introducción al marco conceptual que se desarrolla en el texto.

1.1 Introducción

El funcionamiento organizativo está ligado tanto a factores externos como internos y está encaminado a la consecución de los fines y objetivos de la empresa. Estos objetivos aunque principalmente son de la dirección también deberían incluir los objetivos del conjunto de personas que forman parte de la empresa o de las personas e instituciones con las que interactúan directa o indirectamente (proveedores, clientes, personal, etc.).

Esto explica que una empresa pueda tener objetivos (o si prefiere restricciones) más amplios y heterogéneos que la mera supervivencia de la empresa o su rentabilidad. Así, los objetivos pueden hacer referencia a la remuneración del personal o la estabilidad en el empleo. Además, para que se puedan alcanzar sus fines, es necesario que la empresa satisfazla las expectativas del entorno con el que interactúa. Así, la satisfacción de las necesidades de los clientes (en cantidad, calidad y coste) o la contribución a una mejor vida social dentro de la comunidad en la que está inmersa la empresa (cumplimiento de la normativa legal, mecenazgo de actividades culturales, conservación de edificios históricos, conservación del medio ambiente) son igualmente fines (o restricciones) que la empresa debe tratar de satisfacer.

Para alcanzar este conjunto de fines toda empresa y, en particular, cada una de las unidades y personas que forman parte de ella, establecen una determinada política y realizan una serie de funciones y actividades (investigación y desarrollo, marketing, compras, producción, ventas, almacenamiento, distribución) que se orientan finalmente a la venta de un producto o servicio.

Para la realización de estas actividades la empresa obtiene y utiliza una serie de recursos que provienen de su entorno (materias primas, personas, tecnología, capital, información, etc.). Con el objetivo de lograr su supervivencia la dirección de una empresa trata de asegurarse de que las actividades se realicen de la manera más adecuada (adaptación al entorno, coordinación entre unidades) y de que el coste de estos recursos sea inferior a los ingresos que obtenga de su transformación y comercialización. Para ello, por consiguiente, es necesario que existan mecanismos de control que faciliten que las actividades internas sean coherentes con los fines de la empresa y las exigencias del entorno.

El entorno puede tener una gran influencia en el funcionamiento de la empresa y en el resultado que ésta obtenga. La empresa trata de adaptarse al entorno y ello implica prever las expectativas de cambio que aquel presenta y que pueden afectar a su gestión. Los factores del entorno pueden ser de diferente carácter (tecnológico, sociocultural, político, económico, demográfico y ecológico) y pueden referirse al sector específico en el que actúa una determinada empresa (proveedores, clientes, competencia, etc.)O al entorno global de la sociedad (valores, sistema educativo, evolución tecnológica, indicadores macroeconómicos, etc.).

En cada sector y empresa hay una serie de aspectos que son especialmente importantes y de los cuales depende, en última instancia, su posición competitiva. Por esta razón, a estos aspectos se les denomina variables clave (o factores críticos o áreas de resultados clave). Desde la perspectiva del control de gestión la identificación de estas variables clave es fundamental para determinar el tipo de aspectos en los que se debe centrar el proceso de control.

Las variables clave pueden referirse a aspectos diversos. Entre ellos se pueden señalar los costes de las actividades que se realizan y de los productos que se comercializan, el crecimiento de las ventas, la seguridad en el aprovisionamiento de los recursos, la eficiencia de las inversiones en inmovilizado, el nivel de endeudamiento, el tipo de interés de la financiación, la cuota de mercado, la capacidad de innovación en nuevos productos, la flexibilidad del proceso productivo, el plazo de entrega, la calidad del servicio y del producto, la asimilación de nuevas tecnologías, el acceso a información tecnológica o comercial, la imagen pública, la cotización en bolsa, la motivación del personal, la productividad, la distribución de sus productos en un contexto internacional, el plazo de entrega, etc.

Cada empresa percibe y se orienta de forma diferente a estas variables que considera clave según su entorno y sus características organizativas (cultura, personas que forman parte de ella, estrategia, recursos disponibles). Por ello no se puede generalizar una definición rígida de variables clave para todas las empresas y sectores. Para algunas el crecimiento a través de una amplia expansión en el mercado o del desarrollo de nuevos productos puede ser la mejor política, para otros el control de costes para poder suministrar a sus clientes los productos en mejores condiciones de precio que su competencia, mientras que en otras el énfasis puede otorgarse a la calidad y servicio aunque ello limite las posibilidades de crecimiento.

Es habitual el que se confundan erróneamente las variables clave con las variables organizativas que la empresa

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