Aministracion De Personal

Importancia en la administración de personal y en otras funciones: Usos y limitaciones

3. Importancia en la administración de personal y en otras funciones: usos y limitaciones.

Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las fu funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:

Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal

Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal

Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo

Como base para posteriores estudios de calificación de méritos

Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos

Como parte integrante de manuales de organización

Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva

Para fines contables y presupuéstales

Para ejecutar sistemas de higiene y seguridad industrial

Para posibles sistemas de incentivos

Para determinar montes de fianzas y seguros

Para efectos de planeación de recursos humanos

Para efectos organizacionales

Para efectos de supervisión

Como valioso instrumento de auditorias administrativas

Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.

A) Técnicas y recomendaciones para recabar la información:

En la recopilación de información forma parte el trabajo de campo, propiamente dicho, debiendo buscarse que el programa establecido se cumpla a plenitud en cuanto a citas, duración , etc.

La recopilación de información puede captarse mediante diferentes formas:

OBSERVACIÓN:

a) Introspección del trabajo: Este análisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para su revisión , a su superior inmediato

b) Observación natural: El analista observa a la persona en la forma en que ésta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efectúa anotaciones, escribe después del informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y también ser subjetiva.

c) Observación controlada: (método más riguroso de apreciación utilizando incluso mediciones) El analista lleva registros cuidadosos. Es más objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir al igual que aquella, mucho tiempo.

CUESTIONARIOS:

a) De respuestas abiertas: el ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tiene la desventaja de depender de la facilidad de expresión de quien ocupa el puesto.

b) De elección forzosa: Se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su selección, cuando estas son pocas y fáciles de establecer.

ENTREVISTA

a) Libre: No existe orden establecido no directriz; se caracteriza por su espontaneidad.

b) Dirigida: Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista.

c) Estandarizada: Normalmente se efectúa con base a un cuestionario en el que se establecen con precisión las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones.

Se puede emplear combinaciones distintas de acuerdo con las características del estudio que se pretenda. Sin embargo parece que normalmente, al efectuarse los análisis de puestos, se utilizan cuestionarios para ser resueltos mediante entrevistas estandarizadas, mismos que van complementados con observación.

Algunas recomendaciones para escuchar la entrevista:

Preséntese, exponga brevemente el motivo de su visita, haciendo referencia a la información que por medio de la campaña motivacional debió recibir su entrevistado.

Préstese a contestar, o ampliar los puntos que desee el entrevistado a fin de lograr su confianza y buen estado de ánimo.

Trate de seguir el orden de su cuestionario; sin embargo si considera que él cambiarlo ayuda a su resolución, hágalo así.

Formule sus preguntas claramente; si es necesario, adecue la pregunta a su entrevistado, mientras no cambie el sentido de la misma.

No sugiera ningún tipo de respuesta, pues estaría dejando sin valor la información recibida.

Cuando exista una pregunta abierta no anote la respuesta hasta que haya verificado qué es precisamente lo que quiere decir el entrevistado.

Escuche con atención y muestre interés por lo que conteste el entrevistado; alíentelo.

No haga exclamaciones, gestos no se ría de las respuestas que pudieran darle, pues estropearía el clima adecuado para la entrevista.

Absténgase de hacer comentarios sobre los resultados del estudio, la valía del puesto, o bien hacer promesas sobre sus efectos.

Asegúrese de que el entrevistado pueda verificar la descripción antes de dar por terminada

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